Houd één actuele versie van elke werkinstructie en zie wie hem las. De meeste teams beginnen met een gedeelde map in Google Drive of SharePoint, en dat werkt een tijd prima; Helpable helpt zodra mensen de nieuwste versie niet vinden of niemand weet wie hem las. Een eerlijke blik op allebei.
Een gedeelde map werkt tot er drie versies van hetzelfde bestand zijn. Helpable houdt één actuele versie en laat zien wie hem las.
Illustratie met een verzonnen voorbeeldbedrijf. De kant van Google Drive is een eenvoudige schets van een gedeelde map, door Helpable getekend.
De kolom van Google Drive is gebaseerd op de product- en helppagina's van Google. Workspace-edities verschillen; kijk op de site van Google wat in de jouwe zit.
| Google Drive en Helpable naast elkaar | Helpable | Google Drive |
|---|---|---|
| KennisbankEén plek voor antwoorden betekent minder herhaalde vragen; Helpable houdt het teamhandboek en het helpcentrum voor klanten in één tool. | Interne kennisbank en een openbaar helpcentrum | Mappen en gedeelde drives met bestanden |
| Werkinstructies (SOP's)In een Drive-map hangen eigenaar en reviewdatum af van bestandsnamen en gewoontes; Helpable geeft elke werkinstructie een eigenaar, een reviewdatum en één actuele versie. | Genummerde stappen met afbeeldingen en checklists, eigenaar, reviewdatum, versies | Documenten in mappen; geen reviewdatum of eigenaar per werkinstructie |
| Training en quizzenDrive heeft geen quizzen of trainingen; Helpable maakt van een werkinstructie een les met een quiz en een score per persoon. | Lessen, quizzen met zes vraagtypes, certificaten vanaf Business Plus (vervaldatum in Business Max) | Geen quizzen, trainingen of certificaten |
| AI-antwoorden op vragen van medewerkersEen antwoord met bron kun je vertrouwen en nakijken; Helpable antwoordt alleen uit je eigen content en zegt het eerlijk als het iets niet weet. | Ja: antwoorden uit je eigen artikelen, werkinstructies en documenten, met de bron | Gemini in Drive antwoordt uit je bestanden met de bron |
| LeesbevestigingenOp de Drive-pagina's van Google staan geen leesbevestigingen; Helpable laat per persoon zien wie elke versie van een werkinstructie bevestigde. | Per versie, met overzicht van wie bevestigde en wie nog openstaat | Niet gevonden op de Drive-pagina's van Google |
| MobielBuitendienst en ploegen zoeken dingen op hun telefoon op; Helpable werkt in de browser van je telefoon, dus er hoeft niets geïnstalleerd te worden. | Werkt in de browser van je telefoon; geen app | Apps voor telefoon en tablet |
| Waar data staatWaar data staat is vaak de eerste vraag in de beveiligingscheck van een klant; Helpable bewaart het in elk abonnement in de EU. | EU | Regio niet vermeld op de productpagina van Drive |
| Gratis proberenEen proef met je eigen content zegt meer dan een demo; Helpable geeft je 14 dagen op Business Plus, en je hebt geen betaalgegevens nodig. | 14 dagen op Business Plus, geen betaalgegevens | Tot 15 GB gratis bij elk Google-account |
Gebaseerd op openbare informatie van workspace.google.com en support.google.com, gecontroleerd op 15 oktober 2026. Functies veranderen; kijk op de site van Google voordat je kiest.
Kies Google Drive of SharePoint als je vooral bestanden wilt bewaren en delen, je team al in Google Workspace of Microsoft 365 werkt en niemand hoeft aan te tonen wie wat las.
Kies Helpable boven een gedeelde map in Google Drive of SharePoint zodra mensen de nieuwste versie niet vinden of je moet weten wie hem las: Helpable houdt één actuele versie per werkinstructie, vraagt om bevestigingen en maakt er training van.
Gebruik Google Drive en Helpable samen als Drive je contracten, sheets en klantbestanden bewaart: Helpable bevat de werkinstructies, het handboek en de training, gemaakt van de Drive-documenten die je uploadt.
Google Drive bewaart en deelt bestanden. Je bepaalt wie mag bewerken, reageren of bekijken, zoekt in je bestanden en gebruikt de apps op elk apparaat. Elk Google-account heeft tot 15 GB gratis opslag, en Gemini in Drive beantwoordt vragen uit je bestanden met de bron erbij.
SharePoint doet hetzelfde voor teams met Microsoft 365, met sites en documentbibliotheken. Copilot in SharePoint beantwoordt vragen over de sites en bibliotheken waar je toegang toe hebt, met een Microsoft Copilot-licentie. Allebei vertrouwd, flexibel en vaak al betaald.
Redenen die we vaak horen. Ze gelden misschien wel of niet voor jou.
Kopieën, "definitief_v3"-bestanden en oude exports stapelen zich op. In Drive kunnen oudere versies na 30 dagen of 100 nieuwere versies verdwijnen, tenzij je ze bewaart.
Een map laat zien wie een bestand kan openen. Niet wie de nieuwe werkinstructie gelezen heeft of de training heeft afgerond.
Een mappenstructuur is logisch voor wie hem bouwde. Nieuwe collega's hebben een duidelijk pad nodig: wat lees je eerst, wat leer je, en een quiz om te checken.
Medewerkers praten met een AI die een klant, collega of leidinggevende speelt, in een situatie die je bouwt uit je eigen werkinstructies. Na elk gesprek krijgen ze een score en concrete tips, en jij ziet wie er klaar voor is.
Neem je bestaande documenten mee en maak er artikelen, werkinstructies en training van.
Upload handboeken en beleid als pdf, Word of tekst. Helpable maakt ze doorzoekbaar en stelt conceptartikelen voor die een manager controleert en goedkeurt.
Elke werkinstructie heeft één gepubliceerde versie met een korte samenvatting van wat er veranderde, en oudere versies blijven bewaard.
Zoek in artikelen en werkinstructies tegelijk, zodat mensen het antwoord op hun telefoon vinden.
Wat een gedeelde map je niet geeft, eenvoudig gemaakt voor een klein team.
Upload handboeken en beleid en krijg conceptartikelen om te controleren en te publiceren, doorzoekbaar voor iedereen.
Genummerde stappen met afbeeldingen en checklists, een eigenaar, een reviewdatum en versiegeschiedenis met een korte samenvatting van wat er veranderde.
Vraag om een bevestiging en zie wie welke versie wanneer gelezen heeft, en wie nog openstaat.
Lessen, zes vraagtypes, toewijzen met deadlines, herinneringen en certificaten met een vervaldatum als je wilt.
Medewerkers vragen het in hun eigen woorden en krijgen een kort antwoord uit je content, met een link naar waar het staat.
De app is er in het Nederlands en Engels, en je data staat in de EU.
Probeer Helpable 14 dagen gratis, je hebt geen betaalgegevens nodig. Daarna kies je het abonnement dat bij je team past.
Je kennisbank voor team en klanten, sneller geschreven met AI.
€ 29/maand
Maandelijks betaald
Dat is € 0,95 per dag
Gratis proberenTrain je team met die kennis: cursussen, quizzen en voortgang per persoon.
€ 89/maand
Maandelijks betaald
Dat is € 2,93 per dag
Gratis proberenAlles uit Business, en daarbij:
Training die vanzelf loopt, en bewijs wie wat echt weet.
€ 179/maand
Maandelijks betaald
Dat is € 5,88 per dag
Gratis proberenAlles uit Business Plus, en daarbij:
Je voegt dit op elk moment toe aan Business of hoger. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt.
Voeg mensen één voor één toe als je team groeit, voor een vast bedrag per persoon, op elk abonnement.
€ 9/maand
Een helpcentrum en handboek voor een ander merk, een andere locatie of een klant.
€ 9/maand
Haal “Mogelijk gemaakt door Helpable” weg van je helpcentrum. Inbegrepen in Business Max.
€ 18/maand
Je hebt je meest gebruikte kennis en een eerste training op dezelfde dag in Helpable staan. Google Drive blijft gewoon werken zolang jij dat wilt.
Upload de bestanden die je hebt (Word, pdf, Markdown, tekst of CSV), importeer een openbare website of koppel Notion onder Instellingen › Integraties. Elk bestand wordt een doorzoekbaar document. Download je bestanden uit Drive of SharePoint eerst als Word of pdf.
AI maakt van elk document een conceptartikel of conceptwerkinstructie. Jij leest het na, past aan wat niet klopt, geeft het een eigenaar en een reviewdatum en publiceert. Niets gaat vanzelf live.
Kies de artikelen en werkinstructies die een nieuwe collega nodig heeft en zeg voor wie het is. AI maakt lessen en quizvragen die naar de bron verwijzen. Jij controleert en publiceert.
Nodig mensen uit per e-mail, deel ze in teams in en wijs trainingen en werkinstructies toe met een deadline. Vraag om leesbevestigingen; herinneringen gaan vanzelf per e-mail.
Probeer Helpable 14 dagen gratis op Business Plus, en je hebt geen betaalgegevens nodig. Laat Google Drive draaien tot je ziet dat het team Helpable gebruikt, en kies dan.
Wij zetten je documenten, eerste werkinstructies en trainingen voor je in Helpable. Je betaalt één keer, naast je abonnement, en we stemmen de omvang met je af voordat we beginnen.
Teams van zo'n 5 tot 50 mensen bij wie de kennis een gedeelde map is ontgroeid.
Installateurs, schoonmakers en buitendienst die de actuele werkinstructie op hun telefoon nodig hebben bij de klant.
In de praktijk: Een schoonmaker in een nieuw kantoorpand opent de actuele plattegrond en schoonmaakstappen op haar telefoon, en niemand werkt meer van een oude print uit de gedeelde map.
Zo werkt hetHoreca, retail en zorg die steeds weer nieuwe en tijdelijke krachten inwerken.
In de praktijk: Een uitzendkracht die zaterdag begint, doet donderdagavond de lessen over kassa en retouren, en de ploegleider ziet vóór het weekend wie geslaagd is.
Zo werkt hetBureaus, accountancy, makelaardij en werving die één vastgelegde werkwijze willen.
In de praktijk: Een accountantskantoor houdt één actuele checklist voor de jaarafsluiting, zodat elke assistent met dezelfde versie werkt en oude kopieën in Drive niemand meer op het verkeerde been zetten.
Meerdere vestigingen die allemaal dezelfde, actuele werkinstructies moeten gebruiken.
In de praktijk: Elke vestiging gebruikt dezelfde hygiëneprocedure, en als het hoofdkantoor een stap aanpast, krijgt elke manager diezelfde dag de vraag de nieuwe versie te bevestigen.
Support, sales en service die elke keer hetzelfde antwoord willen geven, plus een openbaar helpcentrum voor klanten.
In de praktijk: Een supportteam beantwoordt een vraag over terugbetalen elke keer hetzelfde, omdat het artikel erachter één eigenaar heeft en de nieuwe collega er in week één een quiz over haalde.
Zo werkt hetStaat je vraag er niet bij? We helpen je graag.
Ja, en veel kleine teams doen dat, omdat het gratis en vertrouwd is. Helpable wordt nuttig zodra je één actuele versie van elke werkinstructie wilt, bewijs van wie hem las en training voor nieuwe mensen.
Helpable is een goed alternatief voor de kennis die mensen moeten volgen en leren: werkinstructies, het handboek en inwerken. Houd Drive of SharePoint voor contracten, sheets en presentaties; de meeste teams gebruiken allebei.
Ja. Download ze als pdf of Word en upload ze in Helpable als document; Helpable maakt ze doorzoekbaar en stelt conceptartikelen voor die jij controleert. Een directe koppeling met Google Drive is er nog niet.
Ja. Helpable beantwoordt vragen van medewerkers uit je eigen artikelen, werkinstructies en documenten, met een link naar de bron, en zegt het eerlijk als het iets niet weet. Vragen die het niet kan beantwoorden komen op een lijst met gaten om op te schrijven.
Ja. In Helpable vraag je om een leesbevestiging bij een werkinstructie en zie je per persoon wie welke versie wanneer bevestigde. Leesbevestigingen zitten in elk abonnement.
Helpable heeft geen gratis abonnement. Je krijgt een gratis proefperiode van 14 dagen op Business Plus, en je hebt geen betaalgegevens nodig.
Helpable begint bij € 29 per maand voor Business, met 3 teamleden, een interne kennisbank, een openbaar helpcentrum, leesbevestigingen en de AI-schrijver. Business Plus (€ 89) geeft trainingen met quizzen, toewijzen en voortgang per persoon, 5 teamleden en 750 AI-credits per maand, en Business Max (€ 179) automatisch toewijzen, meer kennisbanken en herhaaltraining.
Helpable bewaart je data in de EU. Dat helpt bij de AVG, omdat je precies kunt uitleggen waar je kennis staat.
Ja. Helpable werkt in de browser op telefoon, tablet en laptop, dus mensen openen een werkinstructie of les gewoon op locatie. Een aparte app is er nog niet.
Ja. De app van Helpable is er in het Nederlands en Engels, en je schrijft je content in de taal die je wilt.
De meeste kleine teams bewaren hun kennis eerst in een gedeelde map in Google Drive of SharePoint. Dit zijn de vragen die mensen googelen zodra die map niet meer werkt als kennisbank, beantwoord met de feiten van deze pagina.
Ja, een gedeelde Google Drive werkt als kennisbank voor een klein team met een handvol documenten, en Helpable wordt nuttig zodra je één geldige versie per werkinstructie wilt, bewijs van wie hem las en training voor nieuwe mensen.
Drive is gratis om mee te beginnen, vertrouwd en vaak al betaald. Het gaat meestal mis rond de tiende medewerker. Kopieën met namen als definitief_v3 stapelen zich op, iemand zet de openingschecklist op zijn bureaublad en past hem daar aan, en een nieuwe collega vindt twee personeelshandboeken met verschillende verlofregels. Oudere versies van een bestand kunnen in Drive na 30 dagen of na 100 nieuwere versies verdwijnen, tenzij je ze bewust bewaart. Zo werkt versiebeheer in Helpable.
Voor werkinstructies die mensen moeten volgen, is Helpable een Google Drive alternatief met genummerde stappen, afbeeldingen en checklists, één eigenaar, een reviewdatum en één gepubliceerde versie met geschiedenis.
Een Word-bestand in een map heeft die structuur niet. Een leidinggevende in de schoonmaak die de stappen voor het dieptereinigen van een keuken aanpast, bewerkt het document, en niemand weet wat er veranderde of wanneer het opnieuw gecontroleerd moet worden. In Helpable krijgt elke nieuwe versie een korte samenvatting van de wijziging, en de eigenaar ziet wanneer de volgende review eraan komt. Lees meer over werkinstructie software.
Google Drive laat zien wie een bestand mag openen; Helpable laat zien wie elke versie van een werkinstructie heeft gelezen en bevestigd, en wie nog openstaat.
Bij een map deel je een wijziging meestal met een mail waarin je vraagt de nieuwe versie te lezen. Sommige mensen openen hem, anderen niet, en dat merk je pas als er iets misgaat. In Helpable publiceer je de wijziging, krijgt iedereen die eraan gekoppeld is de vraag te bevestigen, gaan herinneringen per e-mail en zie je per persoon wie welke versie wanneer bevestigde. Leesbevestigingen zitten in elk abonnement; zie leesbevestigingen.
Helpable geeft nieuwe collega's een duidelijke route met lessen, quizzen en deadlines, iets wat een mappenstructuur niet uit zichzelf biedt; in Drive en SharePoint vonden we geen quizzen, cursussen of certificaten.
Een map is logisch voor degene die hem bouwde. Een nieuwe collega opent veertien submappen en weet niet waar hij moet beginnen. In Helpable upload je het personeelshandboek en de beleidsstukken die je al hebt als pdf of Word; ze worden doorzoekbaar en je krijgt conceptartikelen voorgesteld, en AI maakt er een training van met lessen en quizvragen die naar de bron verwijzen. Jij controleert hem, wijst hem toe met een deadline en ziet scores per persoon. Meer over onboarding software.
Gemini in Drive antwoordt uit je bestanden met de bron, Copilot in SharePoint vraagt een Microsoft Copilot-licentie, en Helpable antwoordt uit je eigen artikelen, werkinstructies en documenten met een link naar de bron.
Een antwoord is zo goed als de bestanden erachter. Staan er drie versies van het reisbeleid in Drive, dan kan een AI-antwoord de oude citeren. In Helpable komen antwoorden uit gepubliceerde artikelen en werkinstructies met één geldige versie, en vragen die het niet kan beantwoorden komen op een lijst met hiaten om vast te leggen. Mensen krijgen alleen antwoorden uit content die ze mogen zien.
De overstap van Google Drive naar Helpable begint met de documenten die mensen elke week openen, gedownload als pdf of Word en geüpload als document, waarna je de conceptartikelen controleert.
Er is nog geen directe koppeling met Google Drive. Begin met de werkinstructies die nieuwe mensen in hun eerste weken nodig hebben, daarna het personeelshandboek, en de rest zodra er vragen over komen. Houd Drive of SharePoint voor contracten, spreadsheets en presentaties; de meeste teams gebruiken allebei. Drive is genoeg voor een klein team met een paar documenten dat niemand hoeft te trainen of te laten bevestigen. Lees meer over interne kennisbank software of bekijk het Notion alternatief.
Upload één handboek uit je Drive, publiceer één werkinstructie en zie wie hem bevestigt.