Werkinstructies voor bureaus
Helpable geeft je werkinstructies voor bureaus: kick-off, opleverchecks en klantafspraken op één plek, met trainingen en leesbevestiging ernaast. Elke klant krijgt dezelfde feedbackrondes en opleverchecks, en een freelancer die zes weken meedraait, werkt op jullie manier voor de eerste klantdeadline.
- Elke klant dezelfde kwaliteit
- Freelancers sneller inzetbaar
- Zie wie elke wijziging las
Waar het bij een groeiend bureau wringt
Vier momenten uit een bureauweek, van kick-off tot klantoverdracht, en hoe Helpable ze opvangt.
Van kennis van seniors tot één werkwijze, in vier stappen
De meeste bureaus zetten dit in een paar sessies neer, te beginnen met de processen die het meeste dubbele werk geven.
- 1Zet de kennis van seniors op papierVoeg offertehandleidingen, opleverchecklists en klantnotities toe en de AI-schrijver maakt er conceptartikelen van. Klantafspraken krijgen een categorie per klant.
- 2Draai elk project op dezelfde manierKick-off, feedbackrondes, oplevering en overdracht worden werkinstructies met genummerde stappen, checklists en elk één eigenaar.
- 3Freelancers sneller inzetbaarLaat AI uit die werkinstructies een inwerktraining maken en wijs hem toe met een deadline vóór de eerste klantdeadline.
- 4Elke wijziging bereikt het hele teamPubliceer een nieuwe versie met een korte samenvatting en vraag het team te bevestigen. Je ziet per persoon wie hem las.
Alles om klantwerk gelijk te houden terwijl het team wisselt
De onderdelen waar bureaus op leunen als er een klant start, een site live gaat of een freelancer begint. Klik door voor hoe elk onderdeel werkt.
Een inwerktraining uit je eigen werkinstructies, klaar voor de volgende freelancer
Kies je werkinstructies voor kick-off, feedbackrondes en oplevering, en AI maakt er een training van met lessen en quizvragen. Onder elke les staan de bronnen, dus je ziet direct of het klopt met hoe jullie werken.
- Gemaakt uit de werkinstructies die je kiest
- Quizvragen op de afspraken die ertoe doen
- Bronnen onder elke les
- Jij past aan en publiceert
Je accountmanagers oefenen het lastige klantgesprek voordat het echt gebeurt
Een klant vraagt extra werk binnen de afgesproken scope, is boos over een gemiste deadline of twijfelt over een verlenging. Je team oefent die gesprekken met een AI die de klant speelt, in een situatie die je bouwt uit je eigen afspraken. Na elk gesprek volgt een score met concrete tips.
- Situaties uit je eigen klantafspraken
- Een score en tips na elk gesprek
- Oefenen op laptop of telefoon
- Jij ziet wie er klaar voor is
Wat er nog meer bij je werkinstructies hoort
Accountmanagers, makers en freelancers werken met dezelfde klantafspraken en opleverchecks. Deze onderdelen houden die actueel.
Gemaakt voor bureaus die groeien en hun kwaliteit houden
Wat Helpable je uit handen neemt, en wat niet
Een eerlijk lijstje van wat Helpable voor een bureau regelt, en wat in je projecttool, urenregistratie en klantportaal blijft.
- Wijst inwerken automatisch toe aan elk nieuw teamlid (vanaf Business Max)
- Stuurt herinneringen voor en na een deadline
- Laat leidinggevenden weten als een training te laat is
- Vraagt om bevestiging van een gewijzigde werkinstructie en houdt bij wie dat deed
- Maakt lessen en quizvragen uit je eigen werkinstructies
- Maakt conceptartikelen uit je bestanden en links
- Weten hoe jullie bureau het best werkt: die kennis breng jij mee
- Projectplanning en urenregistratie
- Klantportalen en bestanden delen
- Koppelingen met Slack of je projecttool (nog niet beschikbaar)
Eén vaste prijs voor je hele bureau
Probeer Business Plus 14 dagen gratis. Je hebt geen betaalgegevens nodig.
Business
Je kennisbank voor team en klanten, sneller geschreven met AI.
- AI-antwoorden met de bron
- Een interne kennisbank en een openbaar helpcentrum
- AI schrijft eerste versies uit je eigen documenten
- Begin met wat je hebt: documenten, Word-bestanden en je website
- Werkinstructies die iedereen volgt, met leesbevestiging
- Je helpcentrum op je eigen webadres
- 250 AI-credits per maand
Business Plus
Train je team met die kennis: cursussen, quizzen en voortgang per persoon.
- Alles uit Business, plus:
- Trainingen met quizzen, deadlines en herinneringen
- Per persoon zien wie wat heeft afgerond
- Oefengesprekken met AI, inbegrepen
- Videolessen en eindtoetsen
- Certificaten die je aan klanten en inspecteurs laat zien
- Resultaten met één klik geëxporteerd
- 3 helpcentra en 3 interne kennisbanken
- 750 AI-credits per maand
Business Max
Training die vanzelf loopt, en bewijs wie wat echt weet.
- Alles uit Business Plus, plus:
- Nieuwe collega's krijgen vanzelf hun training
- Een vaste inwerkroute vanaf dag één
- Leerinzichten: wie de stof echt las en wie doorklikte
- Vaardighedenmatrix en trainingsoverzicht per persoon
- Praktijkopdrachten aftekenen op de werkvloer
- Vestigingen met eigen beheerders
- Opfristrainingen die vanzelf terugkomen
- Certificaten die op tijd verlopen, in je eigen ontwerp
- Je helpcentrum helemaal in je eigen huisstijl
- 10 helpcentra en 10 interne kennisbanken
- 1.500 AI-credits per maand
Vragen van bureaus
Is Helpable geschikt voor een klein bureau?
Ja, Helpable is gemaakt voor teams van ongeveer 5 tot 50 mensen, en daar vallen de meeste marketing-, ontwerp- en webbureaus onder. Een klein bureau kan in Helpable beginnen met een paar werkinstructies voor kick-off en oplevering, een interne kennisbank voor klantafspraken en één inwerktraining.
Hoe snel kunnen we met Helpable beginnen?
Je begint met Helpable op de dag dat je je aanmeldt, met een gratis proefperiode van 14 dagen op Business Plus. In Helpable begin je met een kant-en-klaar sjabloon, zoals medewerkers inwerken of SOP-training, of laat je AI een training maken uit werkinstructies die je al schreef. Het meeste werk is je kick-off- en opleverstappen één keer opschrijven.
Kan Helpable onze bestaande documenten en processen gebruiken?
Ja, Helpable neemt pdf, Word, tekst, Markdown, CSV en links over, en de AI-schrijver maakt er conceptartikelen van die jij controleert. Uit gepubliceerde artikelen en werkinstructies maakt de AI van Helpable daarna een training met lessen, leerdoelen en quizvragen die naar hun bron verwijzen. Jij past hem aan en publiceert.
Kunnen freelancers Helpable gebruiken?
Ja, in Helpable nodig je freelancers per e-mail uit als lid, wijs je ze de trainingen en werkinstructies toe die ze nodig hebben en haal je ze weg als het project klaar is. Helpable telt elke persoon als teamlid, en extra teamleden kun je bijboeken.
Kunnen we kennis per klant gescheiden houden?
Helpable laat je de interne kennisbank in categorieën ordenen, bijvoorbeeld één per klant. In Helpable kan iedereen in de werkruimte die interne kennis mag lezen die categorieën openen, dus vertrouwelijke klantbestanden bewaar je in je eigen opslag.
Werkt Helpable op een telefoon of bij een klant op kantoor?
Ja, Helpable werkt in de browser op telefoon, tablet en laptop, dus een ontwerper checkt de opleverlijst ook bij een klant op kantoor. Helpable heeft geen aparte app om te installeren: je opent een link en logt in.
Hoe zien we wie al meedraait?
Helpable laat per persoon zien welke training af is, wat de quizscores zijn, welke versie van een werkinstructie bevestigd is en wat te laat is. Helpable stuurt herinneringen voor en na een deadline en laat leidinggevenden weten als een training te laat is. Business Plus voegt een export naar CSV toe, en Business Max resultaten per team.
Kunnen onze klanten iets zien in Helpable?
Helpable houdt je interne kennisbank, werkinstructies en trainingen alleen zichtbaar voor je eigen team. Klanten zien alleen wat je publiceert in een openbaar helpcentrum in Helpable, met je eigen huisstijl, categorieën en zoekfunctie.
Koppelt Helpable met Slack, Asana of onze projecttool?
Nog niet, Helpable heeft op dit moment geen koppeling met Slack, Asana of andere projecttools. Helpable stuurt herinneringen en updates per e-mail en als melding in de app.
Is Helpable in het Nederlands, en waar staan onze gegevens?
Helpable werkt in het Nederlands en het Engels, en een openbaar helpcentrum kan in meer talen. Helpable bewaart je gegevens in de EU, en met rollen bepaal je wie wat mag: eigenaar, beheerder, trainingsmanager, cursusmaker en lid.
Wat kost Helpable, en welk plan heeft een bureau nodig?
Helpable begint bij € 29 per maand voor Business, met 3 teamleden, een kennisbank, werkinstructies, leesbevestigingen en een eigen domein voor je helpcentrum. Helpable Business Plus voor € 89 per maand geeft 5 teamleden en voegt trainingen, quizzen, toewijzen met deadlines, certificaten en oefengesprekken met AI toe. Business Max wijst inwerken automatisch toe aan nieuwe mensen en voegt herhaaltraining, certificaten met vervaldatum en tot 10 kennisbanken toe, en je probeert Business Plus 14 dagen gratis.
Wat is het verschil tussen Helpable en een wiki of gedeelde schijf?
Helpable geeft elke werkinstructie één eigenaar, een reviewdatum, versiegeschiedenis en een overzicht van wie hem bevestigde. Daarnaast heeft Helpable trainingen, quizzen en herinneringen, zodat nieuwe mensen het proces leren en jij ziet wie dat deed. Een wiki of schijf blijft handig voor notities en bestanden, en de stappen die iedereen moet volgen zet je in Helpable.
Werkinstructies voor bureaus, inwerken en overdracht: veelgestelde vragen
Bureau-eigenaren en operationeel managers zoeken hierop zodra het team de gedeelde schijf ontgroeit en de kwaliteit afhangt van wie er toevallig op een klant zit. Elk antwoord begint met wat Helpable doet en laat daarna zien hoe het in een gewone bureauweek werkt.
Werkinstructies voor bureaus: klantwerk elke keer even goed
Helpable maakt van elke dienst die een bureau verkoopt een werkinstructie die je kunt herhalen, zodat een SEO-audit, een campagnelancering of de livegang van een website bij elke klant op dezelfde manier gaat. De meeste bureaus weten precies wat hun beste werkwijze is, alleen zit die bij twee of drie seniors, en een junior die in maart begint leert het door dezelfde fouten te maken die de seniors jaren geleden maakten.
Elke werkinstructie heeft genummerde stappen met screenshots en checklists, één eigenaar en een reviewdatum, zodat de checklist voor een nieuwe campagne klopt als een advertentieplatform weer iets omgooit. Verbetert een accountmanager een stap, dan publiceert die een nieuwe versie met een korte toelichting, krijgt iedereen die de werkinstructie toegewezen kreeg de update en zie je per persoon wie hem bevestigd heeft. Op de pagina over SOP-software lees je hoe dat werkt.
Onboardingproces voor nieuwe klanten van een bureau
Met Helpable legt een bureau het onboardingproces voor nieuwe klanten één keer vast en doorloopt het bij elke klant op dezelfde manier, van getekende offerte tot eerste rapportage. De eerste weken met een nieuwe klant zetten de toon, en daar gaat het vaak in kleine dingen mis: de toegang tot het advertentieaccount komt te laat, niemand vroeg om de huisstijlbestanden, de klant verwacht elke week een update terwijl het team maandelijks had gepland.
De werkinstructie beschrijft het kick-offgesprek, toegang aanvragen tot advertentieaccounts, analytics en het CMS, huisstijlbestanden verzamelen, het rapportageritme afspreken en wie aan klantzijde akkoord geeft. Afspraken per klant staan in de interne kennisbank, met een categorie per klant: tone of voice, contactpersonen voor akkoord, wat binnen de scope valt. Vertrouwelijke bestanden bewaar je in je eigen opslag, want iedereen die interne kennis mag lezen kan die categorieën openen. Een webbureau kan daarnaast een openbaar helpcentrum voor klanten publiceren, bijvoorbeeld over het aanpassen van pagina's in de site die het bouwde, in de eigen huisstijl.
Freelancers inwerken bij een bureau
In Helpable krijgen freelancers een korte inwerktraining over je tools, bestandsnamen, feedbackrondes en wie waarover beslist, toegewezen met een deadline die voor hun eerste klantdeadline ligt. Een freelancer die zes weken meedraait, moet op dag twee productief zijn, en de senior ontwerper wil zijn ochtend aan klantwerk besteden.
Je nodigt ze per e-mail uit, wijst de training en de werkinstructies voor hun deel van het werk toe en haalt ze weg als het project klaar is. Vanaf Business Max zet je met leerpaden meerdere trainingen in een vaste volgorde, bijvoorbeeld eerst de basis van het bureau en daarna het opleverproces, en worden nieuwe mensen automatisch ingeschreven. Een korte quiz laat zien of de belangrijkste afspraken zijn aangekomen. Meer over medewerkers inwerken.
Kennisbank voor bureaus: klantkennis bewaren bij een overdracht
Met Helpable volgt de overdracht van een klant een vaste werkinstructie, en blijft de kennis over die klant in de kennisbank van het bureau als een accountmanager vertrekt. Juist bij een overdracht raken bureaus klanten kwijt: de nieuwe contactpersoon stelt vragen die de klant een jaar geleden al beantwoordde, een toegezegde korting wordt vergeten, het rapportageformat verandert per ongeluk.
De overdrachtsinstructie zet op een rij wat je doorgeeft: openstaande taken, lopende campagnes, afspraken over scope en tarieven, contactpersonen en hun voorkeuren. Omdat de klantpagina die afspraken al bevat, leest de nieuwe accountmanager die door, vraagt wat onduidelijk is aan Answers en krijgt een antwoord met de bron. Dat werkt net zo als een website van het bouwteam naar onderhoud gaat.
Software voor werkinstructies: dezelfde kwaliteit bij elke klant
Als software voor werkinstructies in een bureau combineert Helpable werkinstructies, leesbevestigingen en korte trainingen, zodat elke klant de checks krijgt die je beste mensen zouden doen. Zet de opleverchecks voor formulieren, tracking, redirects en laadsnelheid in één werkinstructie, en de reviewregels voor tekst en ontwerp in een andere.
Glipt er toch een fout door, voeg dan de stap toe die hem had gevangen, publiceer een nieuwe versie en vraag het team te bevestigen. Laat AI uit die werkinstructies een korte training met quizvragen maken, met bij elke les een link naar de bron, en zie in de rapporten wie slaagde. Vragen waar Answers nog geen antwoord op heeft, komen op een lijst met hiaten, zodat de eigenaar ziet welke bureaukennis als eerste opgeschreven moet worden. Meer over werkwijze standaardiseren.
Elke klant dezelfde kwaliteit, wie het project ook draait
Begin met je kick-off en oplevering. Voeg in dezelfde week een inwerktraining voor freelancers toe en zie wie al meedraait.
Gratis proberen- 14 dagen gratis
- Geen betaalgegevens nodig
- Altijd opzegbaar