Algemene voorwaarden

1. Begrippen

In deze voorwaarden betekenen de volgende woorden steeds het volgende. Ze gelden in enkelvoud en meervoud.

• Helpable, wij, we, ons: Sweeber Technologies, de aanbieder van de dienst Helpable.
• Dienst: de online software Helpable, met onder meer de kennisbank, werkinstructies, trainingen, quizzen, certificaten, leesbevestigingen, publieke kennisbanken, AI-functies, Roleplay Studio, koppelingen en de bijbehorende websites, apps en support.
• Klant, je, jij: de organisatie of persoon die een werkruimte aanmaakt of een abonnement afsluit. Wie namens een organisatie handelt, verklaart dat hij of zij die organisatie mag vertegenwoordigen.
• Gebruiker: iedere persoon die via de werkruimte van de klant toegang heeft tot de dienst, zoals medewerkers, beheerders en genodigden.
• Bezoeker: iemand die een publieke kennisbank of publieke pagina van de klant bekijkt, zonder account.
• Werkruimte: de omgeving binnen de dienst die bij één klant hoort, met alle gebruikers, instellingen en inhoud.
• Eigenaar: de gebruiker die de werkruimte heeft aangemaakt of die de klant als eigenaar heeft aangewezen.
• Inhoud: alles wat de klant, gebruikers of bezoekers in de dienst plaatsen, uploaden, typen of laten maken, zoals artikelen, werkinstructies, trainingen, lessen, quizvragen, antwoorden, bestanden, video's, afbeeldingen, rollenspelscenario's, gesprekken en opmerkingen.
• AI-functies: de onderdelen van de dienst die tekst, antwoorden, samenvattingen, trainingen, quizvragen, feedback of gesprekken maken met behulp van kunstmatige intelligentie, waaronder Answers, de AI-schrijver, de AI-trainingsmaker en Roleplay Studio.
• AI-credits: de rekeneenheden waarmee het gebruik van AI-functies wordt gemeten en afgerekend.
• Abonnement: het plan dat de klant afneemt (zoals Business, Business Plus of Business Max), met eventuele add-ons.
• Add-on: een uitbreiding op het abonnement tegen een eigen prijs, zoals extra plekken, een eigen domein, extra kennisbanken, white label of Roleplay Studio.
• Overeenkomst: de afspraak tussen Helpable en de klant over het gebruik van de dienst, waar deze voorwaarden en het privacybeleid deel van uitmaken.
• AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679.

2. Toepassing van deze voorwaarden

2.1 Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, bestelling, proefperiode, overeenkomst en elk gebruik van de dienst, ook als die gratis is.

2.2 Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de klant gelden niet. Dat geldt ook als de klant ernaar verwijst, tenzij we schriftelijk anders hebben afgesproken.

2.3 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als we ze schriftelijk met de klant hebben afgesproken. Een e-mail telt als schriftelijk.

2.4 Is een bepaling in deze voorwaarden ongeldig of vernietigd, dan blijven de andere bepalingen gewoon gelden. De ongeldige bepaling vervangen we door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling ligt.

2.5 Spreken een afspraak in een losse, ondertekende overeenkomst en deze voorwaarden elkaar tegen, dan geldt de losse overeenkomst.

3. Voor wie de dienst bedoeld is

3.1 Helpable is gemaakt voor bedrijven, organisaties en zelfstandigen die hun team willen inwerken, trainen en kennis willen delen. De klant gebruikt de dienst voor zijn beroep of bedrijf.

3.2 Sluit iemand toch een abonnement af als consument, dan gelden de dwingende regels van het consumentenrecht. Bepalingen in deze voorwaarden die daarmee in strijd zijn, gelden dan niet voor die consument.

3.3 Gebruikers moeten minimaal 16 jaar oud zijn. De klant zorgt ervoor dat jongere personen geen account krijgen.

4. Account, werkruimte en toegang

4.1 Om de dienst te gebruiken maak je een account aan. Je geeft daarbij juiste, volledige en actuele gegevens op en je houdt die bij.

4.2 Een account is persoonlijk. Je deelt je inloggegevens met niemand en je gebruikt een sterk wachtwoord of een veilige inlogmethode. Je bent verantwoordelijk voor alles wat er via je account gebeurt.

4.3 Denk je dat iemand anders toegang heeft tot je account of tot de werkruimte, meld dat dan direct via [email protected]. We kunnen het account dan tijdelijk blokkeren om schade te beperken.

4.4 De eigenaar beheert de werkruimte. De eigenaar en de beheerders bepalen wie toegang krijgt, welke rol iemand heeft, welke inhoud zichtbaar is en welke kennisbanken publiek zijn. De klant is verantwoordelijk voor de keuzes van de eigenaar en beheerders, en voor het gedrag van alle gebruikers die hij uitnodigt.

4.5 De klant zorgt dat gebruikers deze voorwaarden kennen en naleven. Een overtreding door een gebruiker geldt als een overtreding door de klant.

4.6 Een plek in het abonnement is bedoeld voor één persoon. Je mag een plek niet door meerdere personen laten delen. Je mag een plek wel overdragen aan een nieuwe medewerker als iemand vertrekt.

4.7 Verlaat de eigenaar de organisatie, dan kan de klant ons vragen de werkruimte aan een andere persoon binnen de organisatie over te dragen. We mogen daarbij vragen om bewijs dat die persoon de klant vertegenwoordigt.

4.8 We mogen een account of werkruimte tijdelijk blokkeren als we redelijkerwijs vermoeden dat het misbruikt wordt, dat de beveiliging in gevaar is of dat iemand zonder toestemming toegang heeft. We laten dat zo snel mogelijk weten.

5. De dienst

5.1 Met Helpable kan de klant kennis vastleggen, werkinstructies maken, medewerkers trainen en toetsen, leesbevestigingen vragen, certificaten uitgeven, kennis publiek delen en AI-functies gebruiken. Welke functies de klant kan gebruiken hangt af van het abonnement en de add-ons.

5.2 De dienst is online software die we voor alle klanten op dezelfde manier leveren. We leveren geen maatwerk, tenzij we dat schriftelijk afspreken.

5.3 We doen ons best om de dienst goed, veilig en beschikbaar te houden. Dat is een inspanningsverplichting. We garanderen niet dat de dienst altijd zonder onderbreking of fouten werkt.

5.4 We mogen onderhoud uitvoeren. Gepland onderhoud doen we zo veel mogelijk op momenten met weinig gebruik. Verwachten we dat de dienst daardoor langere tijd niet beschikbaar is, dan melden we dat vooraf.

5.5 Support geven we via e-mail op [email protected] en via de hulpmiddelen in de dienst. We reageren zo snel als redelijkerwijs mogelijk op werkdagen. Vaste reactietijden gelden alleen als we die schriftelijk hebben afgesproken.

5.6 De dienst kan koppelingen bevatten met diensten van anderen, zoals Slack. Zet de klant een koppeling aan, dan gelden voor die andere dienst ook de voorwaarden van die aanbieder. We zijn niet verantwoordelijk voor de werking, beschikbaarheid of inhoud van diensten van anderen.

6. Proefperiode

6.1 Een nieuwe werkruimte krijgt een gratis proefperiode van 14 dagen. Tijdens de proef kun je de functies van het Business Plus-plan gebruiken, met de limieten die daarbij horen. Je hebt geen betaalgegevens nodig om te starten.

6.2 De proef stopt vanzelf. Je betaalt niets en je abonnement start niet automatisch. Kies je na de proef geen abonnement, dan wordt de werkruimte alleen-lezen. Je inhoud blijft dan bewaard en je kunt op elk moment alsnog een abonnement kiezen.

6.3 Een werkruimte die na de proef twaalf maanden geen abonnement heeft gehad, mogen we verwijderen. We sturen de eigenaar minstens 30 dagen vooraf een e-mail, zodat de klant de inhoud kan exporteren of alsnog een abonnement kan kiezen.

6.4 We mogen de proef weigeren, inkorten of stoppen als we misbruik vermoeden, bijvoorbeeld bij het steeds opnieuw aanmaken van werkruimtes om de proef te verlengen.

7. Abonnementen, plekken en add-ons

7.1 De klant kiest een abonnement en eventueel add-ons in de dienst. Wat bij elk abonnement hoort, zoals het aantal plekken, de functies en het aantal AI-credits per maand, staat op de prijspagina en in de dienst op het moment van bestellen.

7.2 Een abonnement loopt per maand of per jaar, afhankelijk van de keuze van de klant. Het abonnement wordt aan het einde van elke periode automatisch verlengd met een periode van dezelfde lengte, tot de klant opzegt.

7.3 Elke interne gebruiker met toegang tot de werkruimte telt als een plek. Openstaande uitnodigingen tellen ook mee. Bezoekers van een publieke kennisbank tellen niet mee.

7.4 Heeft de klant meer gebruikers dan het abonnement toelaat, dan kan de klant extra plekken bijkopen (op de plannen waar dat kan) of overstappen naar een groter abonnement. Zolang dat niet geregeld is, kan de klant geen nieuwe gebruikers toevoegen.

7.5 Overstappen naar een groter abonnement of een add-on bijkopen gaat direct in. Je betaalt dan naar rato voor de rest van de lopende periode.

7.6 Overstappen naar een kleiner abonnement of een add-on stoppen gaat in bij het begin van de volgende periode. De klant zorgt zelf dat de werkruimte dan binnen de limieten van het kleinere abonnement past. Functies die niet bij het nieuwe abonnement horen, worden uitgeschakeld. De inhoud die met die functies is gemaakt, blijft zo veel mogelijk bewaard.

8. Prijzen en betaling

8.1 De prijzen staan op de prijspagina en in de dienst. Prijzen in euro zijn inclusief btw, tenzij er iets anders bij staat. Het bedrag dat je bij het afrekenen ziet, is het bedrag dat je betaalt.

8.2 We rekenen vooraf af per maand of per jaar. Betalingen lopen via onze betaalpartner Stripe. De klant machtigt ons om het abonnementsbedrag aan het begin van elke periode af te schrijven met de opgegeven betaalmethode.

8.3 Facturen staan in de dienst en worden per e-mail verstuurd. De klant zorgt dat de factuurgegevens, zoals bedrijfsnaam, adres en btw-nummer, kloppen.

8.4 Lukt een betaling niet, dan proberen we het opnieuw en sturen we een herinnering. Is het bedrag 14 dagen na die herinnering nog niet betaald, dan mogen we de werkruimte beperken tot alleen-lezen of de toegang opschorten tot er betaald is. Bij een zakelijke klant mogen we ook de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten rekenen.

8.5 We mogen prijzen wijzigen. Een prijsverhoging melden we minstens 30 dagen vooraf per e-mail. De nieuwe prijs geldt vanaf de eerstvolgende periode na die 30 dagen. Ben je het niet eens met de verhoging, dan kun je opzeggen tegen de ingangsdatum.

8.6 Wijzigt het btw-tarief of een andere wettelijke heffing, dan mogen we de prijs direct aanpassen aan die wijziging.

8.7 Betaalde bedragen worden niet terugbetaald, ook niet bij tussentijds opzeggen, overstappen naar een kleiner abonnement of niet gebruiken van de dienst. Dit geldt niet als de wet anders bepaalt of als we iets anders hebben afgesproken.

9. Opzeggen en einde van de overeenkomst

9.1 Je kunt je abonnement altijd opzeggen in de dienst, onder facturatie. Het abonnement loopt dan door tot het einde van de betaalde periode en wordt daarna niet verlengd.

9.2 Na het einde van het abonnement wordt de werkruimte alleen-lezen. De klant kan de inhoud dan nog exporteren. Ook kan de eigenaar de werkruimte zelf verwijderen.

9.3 Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een termijn van minstens 60 dagen, bijvoorbeeld als we stoppen met de dienst. Een vooruitbetaald bedrag voor de periode na de einddatum betalen we dan naar rato terug.

9.4 We mogen de overeenkomst direct beëindigen of de toegang opschorten, zonder dat we schadevergoeding verschuldigd zijn, als de klant deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk overtreedt, niet betaalt na een herinnering, failliet gaat of surseance van betaling aanvraagt, of als we dat moeten doen op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.

9.5 Bepalingen die naar hun aard ook na het einde van de overeenkomst blijven gelden, zoals die over aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, geheimhouding, verwijdering van gegevens en toepasselijk recht, blijven gelden.

10. AI-credits

10.1 Het gebruik van AI-functies kost AI-credits. Hoeveel credits een actie kost, zie je in de dienst. Dat aantal kan per functie verschillen en hangt af van de werkelijke rekenkracht die de actie vraagt.

10.2 Elk abonnement bevat een aantal AI-credits per kalendermaand. Dat tegoed wordt op de eerste dag van elke maand opnieuw aangevuld. Credits uit het maandtegoed die je niet gebruikt, schuiven niet door naar de volgende maand.

10.3 Waar dat in de dienst mogelijk is, kun je extra credits kopen. Die gebruik je pas als het maandtegoed op is. Gekochte credits blijven beschikbaar zolang de werkruimte bestaat. Ze zijn niet terug te betalen, niet om te zetten in geld en niet over te dragen aan een andere werkruimte.

10.4 Zijn de credits op, dan weigert de dienst nieuwe AI-acties tot het tegoed weer is aangevuld of je credits bijkoopt. We schrijven nooit kosten voor extra credits af zonder dat je daar zelf opdracht voor geeft.

10.5 Om de dienst betaalbaar en eerlijk te houden, mogen we redelijke grenzen stellen aan het AI-gebruik per actie, per gesprek, per gebruiker of per periode. Ook mogen we het aantal credits per actie aanpassen. Een wijziging die voor de klant nadelig is, melden we minstens 30 dagen vooraf.

10.6 Credits die je verkrijgt door misbruik, een fout in de dienst of een fout in de afrekening, mogen we corrigeren.

11. AI-functies

11.1 Met de AI-functies kan de klant onder meer vragen laten beantwoorden op basis van de eigen kennisbank (Answers), teksten en werkinstructies laten schrijven of verbeteren, trainingen en quizvragen laten maken van eigen documenten en gesprekken laten oefenen in Roleplay Studio.

11.2 AI-functies maken hun uitkomst automatisch, op basis van de inhoud van de klant en een taalmodel. Die uitkomst kan onjuist, onvolledig, verouderd of ongepast zijn, ook als hij overtuigend klinkt. We geven geen garantie op de juistheid, volledigheid of bruikbaarheid van wat een AI-functie maakt.

11.3 De klant controleert de uitkomst van AI-functies voordat hij die publiceert, toewijst, deelt of erop vertrouwt. Dat geldt zeker bij onderwerpen over veiligheid, gezondheid, zorg, hygiëne, financiën, recht en wettelijke verplichtingen. Een AI-uitkomst is geen professioneel advies.

11.4 Wat een AI-functie op verzoek van de klant maakt, valt onder de inhoud van de klant. De klant is daarvoor verantwoordelijk op dezelfde manier als voor andere inhoud (artikel 13). We claimen geen rechten op die uitkomst.

11.5 Om AI-functies te leveren sturen we de vraag en de relevante stukken uit de inhoud van de klant naar onze AI-leveranciers. Die staan in het privacybeleid. We gebruiken de inhoud van de klant niet om AI-modellen te trainen. We kiezen leveranciers die gegevens die via hun API binnenkomen niet gebruiken om hun modellen te trainen.

11.6 De klant gebruikt AI-functies niet om inhoud te maken die volgens artikel 15 niet is toegestaan, om de beveiliging of filters van de AI te omzeilen, of om de AI te laten doen alsof hij een echt bestaand persoon is zonder diens toestemming.

11.7 De klant voert in AI-functies niet meer persoonsgegevens in dan nodig is. Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en gegevens van klanten van de klant horen niet in vragen, prompts of rollenspelscenario's, tenzij dat echt nodig is en de klant daar een geldige grondslag voor heeft.

11.8 Answers toont bij een antwoord de bronnen waarop het antwoord gebaseerd is, zodat gebruikers het kunnen nakijken. Vindt de AI geen goed antwoord in de inhoud van de klant, dan zegt hij dat. Ook dan kan een antwoord fouten bevatten.

11.9 We mogen AI-leveranciers en taalmodellen wisselen, bijvoorbeeld als een beter of veiliger model beschikbaar komt. De functie blijft dan zo veel mogelijk hetzelfde werken.

12. Roleplay Studio

12.1 Roleplay Studio is een add-on waarmee medewerkers gesprekken oefenen met een AI-personage, bijvoorbeeld een klantgesprek, een verkoopgesprek of een lastige situatie op de werkvloer. Na het gesprek geeft de AI feedback aan de hand van de punten die de klant heeft ingesteld.

12.2 Een vrij gesprek en de feedback kosten AI-credits. Een gesprek stopt vanzelf als het afgesproken maximum aantal beurten, het creditbudget van het scenario of het tegoed van de werkruimte is bereikt.

12.3 De feedback en scores van Roleplay Studio zijn bedoeld om te oefenen en te leren. Ze geven een indicatie van iemands kunnen. De klant neemt geen besluiten over een medewerker, zoals een beoordeling, promotie, ontslag of beloning, alleen op basis van de uitkomst van Roleplay Studio. Er moet altijd een mens naar kijken.

12.4 De klant vertelt medewerkers vooraf dat hun oefengesprekken en de feedback worden opgeslagen en dat leidinggevenden de resultaten kunnen zien, als dat zo is ingesteld.

12.5 De klant maakt geen scenario's met echte klantgegevens, met echte personen die herkenbaar zijn zonder hun toestemming, of met inhoud die volgens artikel 15 niet is toegestaan.

13. Inhoud van de klant

13.1 De inhoud van de klant blijft van de klant. Helpable wordt geen eigenaar van de inhoud.

13.2 De klant geeft Helpable een niet-exclusieve, wereldwijde, kosteloze licentie om de inhoud op te slaan, te kopiëren, te verwerken, te vertalen, te indexeren, op te maken en te tonen. Die licentie geldt alleen voor zover dat nodig is om de dienst te leveren, te beveiligen, te verbeteren en support te geven. Ook geldt hij voor het tonen van publieke kennisbanken aan bezoekers als de klant die publiek heeft gemaakt. De licentie stopt als de inhoud volgens artikel 21 is verwijderd.

13.3 We gebruiken de inhoud van de klant niet voor eigen marketing, verkopen hem niet en delen hem niet met anderen, behalve met onze subverwerkers voor het leveren van de dienst of als de wet ons daartoe verplicht.

13.4 De klant is zelf verantwoordelijk voor de inhoud. De klant verklaart dat hij het recht heeft om de inhoud te plaatsen en te laten verwerken, dat de inhoud geen rechten van anderen schendt (zoals auteursrecht, merkrecht, portretrecht of privacy) en dat de inhoud niet in strijd is met de wet of met deze voorwaarden.

13.5 We controleren de inhoud van de klant niet vooraf. Wel mogen we inhoud bekijken als dat nodig is voor support op verzoek van de klant, om een melding van misbruik te onderzoeken, om de dienst te beveiligen of als de wet dat vereist.

13.6 De klant vrijwaart Helpable tegen aanspraken van anderen die gaan over de inhoud van de klant of over het gebruik van de dienst door de klant of zijn gebruikers. De klant vergoedt de redelijke kosten die we daardoor maken, waaronder de kosten van juridische bijstand.

13.7 De klant zorgt zelf voor een eigen kopie van belangrijke inhoud. We maken back-ups om de dienst te herstellen bij een storing. Die back-ups zijn er niet om inhoud terug te zetten die de klant per ongeluk zelf heeft verwijderd.

14. Lessen, trainingen en certificaten

14.1 De klant maakt en beheert zijn eigen lessen, trainingen, quizzen en certificaten. De klant bepaalt wat erin staat, aan wie ze worden toegewezen en wanneer iemand slaagt.

14.2 De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en actualiteit van de lesstof. Dat geldt ook voor trainingen die met de AI-trainingsmaker zijn gemaakt en voor sjablonen of voorbeelden die we aanbieden. Sjablonen en voorbeelden zijn een startpunt. De klant past ze aan en controleert ze voor gebruik.

14.3 Certificaten in Helpable worden uitgegeven door de klant aan zijn eigen gebruikers. Helpable is geen opleidingsinstituut, geeft zelf geen erkende diploma's of certificaten uit en keurt de inhoud van trainingen niet goed. Een certificaat uit Helpable is geen bewijs van een wettelijk erkende of geaccrediteerde opleiding, tenzij de klant dat zelf regelt bij de bevoegde instantie.

14.4 Moet de klant volgens de wet of een keurmerk aantonen dat medewerkers een bepaalde training hebben gevolgd, zoals op het gebied van veiligheid, hygiëne, BHV of zorg, dan blijft de klant zelf verantwoordelijk dat de training en de registratie aan die eisen voldoen. Helpable helpt met het vastleggen van voortgang, leesbevestigingen en resultaten.

14.5 Voortgang, quizresultaten, leesbevestigingen en certificaten worden opgeslagen in de werkruimte. De klant bepaalt hoe lang die gegevens bewaard blijven en kan ze exporteren of verwijderen.

14.6 De klant gebruikt Helpable om zijn eigen team, vrijwilligers, stagiairs, uitzendkrachten of andere mensen die voor hem werken te trainen, en om kennis te delen met klanten en bezoekers via publieke kennisbanken. Het doorverkopen van toegang tot de dienst aan anderen, of het aanbieden van Helpable als eigen dienst aan andere organisaties, is alleen toegestaan als we dat schriftelijk hebben afgesproken.

15. Wat niet is toegestaan

15.1 Helpable is bedoeld voor zakelijke kennis en trainingen. Om de dienst veilig, legaal en prettig te houden voor iedereen, mag de klant de volgende inhoud niet plaatsen, maken, delen of aanbieden in de dienst. Dat geldt voor artikelen, werkinstructies, lessen, trainingen, quizzen, rollenspelscenario's, bestanden, publieke kennisbanken en alles wat met AI-functies wordt gemaakt.

• Alcohol en drank: trainingen of inhoud die alcoholische dranken aanprijzen, verkopen of het gebruik ervan aanmoedigen, of die gericht zijn op het aanleren van drinkgewoontes. Zakelijke inhoud over verantwoord schenken, zoals de wettelijke leeftijdscontrole, valt hier niet onder.
• Drugs: inhoud over het maken, kweken, verkopen, kopen, smokkelen of gebruiken van drugs of andere verboden middelen, en inhoud die het misbruik van medicijnen aanmoedigt.
• Seks en erotiek: seksueel getinte, erotische of pornografische inhoud, seksuele diensten en inhoud die seksueel of intiem contact aanbiedt of aanprijst. Inhoud waarin minderjarigen op een seksuele manier voorkomen is altijd verboden en melden we bij de politie.
• Wapens: inhoud over het maken, aanpassen, kopen of verkopen van wapens, munitie, explosieven of onderdelen daarvan. Werkinstructies voor beroepen waarin dat wettelijk is toegestaan, zoals bewaking met een vergunning, vallen hier alleen onder als ze verder gaan dan de wet toestaat.
• Gokken: kansspelen, weddenschappen, loterijen, casino's en inhoud die gokken aanprijst of erover lesgeeft.
• Haat en discriminatie: inhoud die mensen haat, uitsluit, bedreigt, beledigt of discrimineert op grond van bijvoorbeeld afkomst, huidskleur, nationaliteit, geloof, levensovertuiging, geslacht, gender, seksuele voorkeur, leeftijd of handicap.
• Geweld en extremisme: inhoud die geweld verheerlijkt of aanmoedigt, terrorisme of extremisme steunt, of oproept tot zelfbeschadiging.
• Intimidatie: inhoud die bedoeld is om iemand te pesten, te stalken, bang te maken of openbaar te vernederen, en het delen van privégegevens van anderen zonder toestemming (doxing).
• Illegale activiteiten: inhoud die in strijd is met de wet, of die uitlegt of helpt bij fraude, oplichting, witwassen, belastingontduiking, diefstal, hacken, het omzeilen van sancties of andere strafbare feiten.
• Inbreuk op rechten van anderen: inhoud waarop iemand anders auteursrecht, merkrecht of een ander recht heeft, zonder toestemming van die rechthebbende. Denk aan gekopieerde cursussen, boeken, video's of software.
• Misleiding: valse of misleidende informatie die schade kan doen, nepnieuws, het doen alsof je een ander persoon of een andere organisatie bent, en phishing.
• Schadelijke medische of financiële claims: inhoud die gevaarlijke behandelingen aanprijst, mensen afraadt om medische hulp te zoeken of financiële producten aanprijst met beloftes die niet kloppen.
• Malware en spam: virussen, malware, ransomware, spyware, schadelijke links en scripts, en het gebruik van de dienst om ongevraagde berichten, kettingbrieven of reclame te versturen.
• Persoonsgegevens zonder grondslag: het plaatsen van persoonsgegevens, en zeker bijzondere persoonsgegevens, zonder geldige grondslag onder de AVG.

16. Hoe je de dienst niet mag gebruiken

16.1 Naast de inhoud uit artikel 15 mag de klant de dienst ook niet op de volgende manieren gebruiken, en zorgt de klant dat zijn gebruikers dat ook niet doen.

• De dienst, de beveiliging of de werkruimtes van andere klanten aanvallen, testen op zwakke plekken, verstoren of overbelasten, behalve met onze schriftelijke toestemming.
• Zonder toestemming toegang zoeken tot accounts, werkruimtes, systemen of gegevens die niet van jou zijn.
• De dienst geautomatiseerd uitlezen, kopiëren of scrapen, behalve via koppelingen of een API die we daarvoor aanbieden.
• De software van de dienst kopiëren, aanpassen, ontleden of terugvertalen naar broncode, behalve voor zover de wet dat dwingend toestaat.
• De dienst gebruiken om een concurrerende dienst te bouwen of om de werking, prijzen of AI-uitkomsten van de dienst systematisch te kopiëren.
• Limieten, credits, betaalmuren of beveiliging omzeilen, bijvoorbeeld door meerdere proefwerkruimtes aan te maken of plekken te delen.
• De dienst gebruiken op een manier die schade kan doen aan Helpable, andere klanten, gebruikers, bezoekers of anderen.

17. Handhaving

17.1 Krijgen we een melding of hebben we een redelijk vermoeden dat inhoud of gebruik in strijd is met deze voorwaarden of met de wet, dan mogen we dat onderzoeken. Iedereen kan inhoud melden via [email protected].

17.2 Is er volgens ons sprake van een overtreding, dan mogen we, afhankelijk van hoe ernstig die is, een of meer van deze maatregelen nemen:

• de klant waarschuwen en vragen de inhoud aan te passen of te verwijderen;
• de inhoud verbergen, een publieke kennisbank offline halen of de inhoud verwijderen;
• AI-functies of andere functies voor de werkruimte uitzetten;
• het account van een gebruiker of de hele werkruimte tijdelijk blokkeren;
• de overeenkomst direct beëindigen en de werkruimte verwijderen;
• aangifte doen of gegevens verstrekken aan de politie of een andere bevoegde instantie als de wet dat vereist of toestaat.

17.3 Waar dat redelijk is, waarschuwen we eerst en geven we de klant de kans om het op te lossen. Bij een ernstige overtreding, zoals illegale inhoud, gevaar voor anderen of een bedreiging van de beveiliging, mogen we direct ingrijpen zonder waarschuwing.

17.4 We laten de klant weten welke maatregel we hebben genomen en waarom, tenzij de wet of een onderzoek van de politie dat verbiedt. De klant kan bezwaar maken via [email protected]. We kijken dan opnieuw naar het besluit en laten de uitkomst weten.

17.5 Nemen we een maatregel omdat de klant deze voorwaarden overtreedt, dan blijft de klant het abonnement betalen en hebben we geen plicht tot terugbetaling of schadevergoeding.

18. Intellectueel eigendom van Helpable

18.1 Alle rechten op de dienst, de software, het ontwerp, de merknaam Helpable, het logo, de documentatie, de sjablonen en de andere materialen die wij maken, liggen bij Helpable of bij onze licentiegevers. Deze voorwaarden dragen die rechten niet over.

18.2 Zolang de overeenkomst loopt en de klant betaalt, krijgt de klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor de eigen organisatie, binnen de grenzen van het abonnement en deze voorwaarden.

18.3 De klant mag sjablonen en voorbeelden van Helpable aanpassen en binnen de eigen werkruimte gebruiken.

18.4 Geeft de klant ons ideeën, suggesties of feedback over de dienst, dan mogen we die vrij gebruiken om de dienst te verbeteren, zonder vergoeding en zonder dat we de klant daarbij hoeven te noemen.

19. Privacy en verwerking van persoonsgegevens

19.1 Voor de persoonsgegevens die we voor onszelf verwerken, zoals accountgegevens, facturatie en het gebruik van onze website, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Hoe we daarmee omgaan, staat in ons privacybeleid.

19.2 Voor de persoonsgegevens in de werkruimte, zoals gegevens over gebruikers, trainingsvoortgang, quizresultaten, leesbevestigingen, vragen aan AI-functies, rollenspelgesprekken en persoonsgegevens in de inhoud, is de klant verwerkingsverantwoordelijke. Helpable verwerkt die gegevens als verwerker in opdracht van de klant. Dit artikel geldt dan als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG. Wil de klant een aparte, ondertekende verwerkersovereenkomst, dan kan hij die opvragen via [email protected].

19.3 Onderwerp en duur. We verwerken de persoonsgegevens alleen om de dienst te leveren, zolang de overeenkomst loopt en daarna zolang nodig is om de gegevens volgens artikel 21 terug te geven of te verwijderen.

19.4 Soorten gegevens en betrokkenen. Het gaat om de gegevens die de klant en zijn gebruikers in de dienst zetten, zoals naam, e-mailadres, functie, team, profielfoto, taal, inloggegevens, voortgang, scores, antwoorden, certificaten, vragen, gesprekken en technische gegevens. Betrokkenen zijn de gebruikers, bezoekers van publieke kennisbanken en personen die in de inhoud van de klant voorkomen.

19.5 Instructies. We verwerken de gegevens alleen op de gedocumenteerde instructies van de klant. De instellingen en de manier waarop de klant de dienst gebruikt, gelden als die instructies. We verwerken de gegevens niet voor eigen doeleinden, behalve het maken van geanonimiseerde statistieken over het gebruik om de dienst te verbeteren en te beveiligen. Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laten we dat direct weten.

19.6 Geheimhouding. Iedereen die bij Helpable toegang heeft tot de gegevens, heeft een geheimhoudingsplicht en krijgt alleen toegang als dat nodig is voor zijn werk.

19.7 Beveiliging. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Denk aan versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag, scheiding van gegevens per werkruimte, toegangsbeheer op basis van rollen, beperkte toegang voor ons eigen team, logging, back-ups en het tijdig bijwerken van software. De klant zorgt zelf voor een veilig gebruik binnen de werkruimte, zoals het geven van de juiste rollen en het tijdig verwijderen van gebruikers die vertrekken.

19.8 Subverwerkers. De klant geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat in ons privacybeleid. We leggen aan subverwerkers ten minste dezelfde plichten op als in dit artikel. Voegen we een subverwerker toe of vervangen we er een, dan passen we de lijst aan en melden we dat minstens 30 dagen vooraf aan de eigenaar. De klant kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Lossen we het bezwaar niet op, dan kan de klant de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

19.9 Doorgifte buiten de EER. Sommige subverwerkers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. We doen dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

19.10 Hulp bij rechten van betrokkenen. Vraagt een betrokkene om inzage, correctie, verwijdering of een kopie van zijn gegevens, dan helpt de dienst de klant daarbij met de functies om gegevens te bekijken, aan te passen, te exporteren en te verwijderen. Krijgen we zo'n verzoek zelf binnen over gegevens in de werkruimte, dan sturen we het door naar de klant.

19.11 Hulp bij andere plichten. We helpen de klant waar redelijk bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder en het nakomen van de beveiligingsplicht. Gaat dat verder dan normale support, dan mogen we redelijke kosten rekenen.

19.12 Datalekken. Ontdekken we een inbreuk in verband met persoonsgegevens (een datalek) die de gegevens van de klant raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging aan de eigenaar, en waar mogelijk binnen 48 uur nadat we het hebben ontdekt. We geven daarbij de informatie die de klant nodig heeft om het lek zelf te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij betrokkenen, zoals de aard van het lek, de soorten gegevens en betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die we nemen. De klant beslist zelf of hij het lek meldt aan de toezichthouder en aan betrokkenen.

19.13 Controle. We stellen de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat we ons aan dit artikel houden. De klant kan maximaal één keer per jaar, op eigen kosten en met minstens 30 dagen aankondiging, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht. De audit mag de dienst en de gegevens van andere klanten niet in gevaar brengen. Waar mogelijk geven we eerst schriftelijke informatie of rapporten van onze leveranciers.

19.14 De klant staat ervoor in dat hij een geldige grondslag heeft voor de verwerking, dat hij betrokkenen goed informeert, bijvoorbeeld zijn medewerkers over het volgen van hun trainingsvoortgang, en dat hij zich aan de AVG houdt.

20. Bewaartermijnen

20.1 De inhoud en de gegevens in de werkruimte bewaren we zolang de werkruimte bestaat. De klant bepaalt zelf wanneer hij inhoud, gebruikers, resultaten of gesprekken verwijdert.

20.2 Verwijdert de klant inhoud of een gebruiker, dan halen we die direct uit de dienst. De gegevens verdwijnen daarna uit onze back-ups binnen de bewaartermijn van die back-ups, uiterlijk 35 dagen later.

20.3 Facturen en de gegevens die daarbij horen, bewaren we 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.

20.4 Technische logs van de dienst bewaren we maximaal 90 dagen, tenzij we ze langer nodig hebben om een beveiligingsincident of misbruik te onderzoeken.

20.5 De bewaartermijnen voor de gegevens die we voor onszelf verwerken, staan in ons privacybeleid.

21. Export en verwijdering

21.1 De klant kan inhoud en resultaten, zoals artikelen, trainingsrapporten en voortgang, tijdens de looptijd exporteren met de exportfuncties in de dienst. Heeft de klant hulp nodig bij een export, dan kan hij contact opnemen met support.

21.2 Na het einde van het abonnement blijft de werkruimte alleen-lezen beschikbaar, zodat de klant de inhoud kan exporteren. Dat geldt niet als we de overeenkomst hebben beëindigd vanwege een ernstige overtreding.

21.3 De eigenaar kan de werkruimte op elk moment verwijderen. Wil de klant dat wij dat doen, dan kan hij dat vragen via [email protected]. Na het verwijderen halen we de inhoud en persoonsgegevens van de werkruimte binnen 30 dagen uit onze actieve systemen en daarna binnen de bewaartermijn van onze back-ups, uiterlijk 35 dagen later, uit de back-ups. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, bewaren we zo lang als de wet vereist.

21.4 Is de werkruimte verwijderd, dan kunnen we de inhoud niet meer terugzetten.

22. Wijzigingen aan de dienst

22.1 We ontwikkelen Helpable steeds verder. We mogen functies toevoegen, aanpassen, vervangen of stoppen, de werking of het ontwerp veranderen en leveranciers wisselen.

22.2 Halen we een functie weg waarvoor de klant apart betaalt, of verandert de dienst zo dat de klant er wezenlijk minder aan heeft, dan melden we dat minstens 30 dagen vooraf. De klant kan dan opzeggen tegen de ingangsdatum en krijgt het vooruitbetaalde bedrag voor de periode daarna naar rato terug.

22.3 Functies die als bèta, preview of experiment zijn aangeduid, bieden we aan zoals ze zijn. Ze kunnen fouten bevatten, veranderen of verdwijnen zonder aankondiging, en artikel 22.2 geldt daar niet voor.

22.4 Moeten we de dienst snel aanpassen om een beveiligingsprobleem op te lossen of om aan de wet te voldoen, dan mogen we dat direct doen. We laten het dan zo snel mogelijk weten.

23. Wijzigingen aan deze voorwaarden

23.1 We mogen deze voorwaarden wijzigen, bijvoorbeeld als de dienst verandert, als er nieuwe wetgeving komt of om iets duidelijker te maken. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt.

23.2 Een wijziging die voor de klant nadelig is, melden we minstens 30 dagen voordat die ingaat per e-mail aan de eigenaar of via een melding in de dienst. Gaat de klant niet akkoord, dan kan hij opzeggen tegen de ingangsdatum. Gebruikt de klant de dienst na de ingangsdatum, dan gaat hij akkoord met de nieuwe voorwaarden.

23.3 Kleine wijzigingen die niet nadelig zijn, zoals het verbeteren van de tekst of het oplossen van een fout, en wijzigingen die de wet ons verplicht, mogen direct ingaan.

24. Aansprakelijkheid

24.1 Komen we een afspraak niet na, dan moet de klant ons eerst schriftelijk in gebreke stellen en ons een redelijke termijn geven om het op te lossen, tenzij dat niet meer kan.

24.2 Onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade. Per gebeurtenis, en voor alle gebeurtenissen in één kalenderjaar samen, is die aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de klant ons heeft betaald in de 12 maanden voor de gebeurtenis die de schade veroorzaakte. Bij een gratis proef of gratis gebruik is onze aansprakelijkheid beperkt tot €100.

24.3 Directe schade is alleen: redelijke kosten om vast te stellen wat de oorzaak en omvang van de schade is, redelijke kosten om onze tekortkoming te laten voldoen aan de overeenkomst, en redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken.

24.4 We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door verlies of beschadiging van gegevens, boetes van toezichthouders en schade door claims van anderen.

24.5 We zijn niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de klant of een gebruiker vertrouwt op de uitkomst van AI-functies, op lesstof, op sjablonen of op werkinstructies zonder die te controleren. We zijn ook niet aansprakelijk voor schade door inhoud van de klant, door diensten van anderen die de klant koppelt of door storingen van internet, netwerken of apparatuur die niet van ons zijn.

24.6 De beperkingen in dit artikel gelden niet als de schade is ontstaan door opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding, en ook niet voor zover de wet een beperking niet toestaat.

24.7 Een recht op schadevergoeding vervalt als de klant de schade niet binnen 12 maanden nadat hij ervan wist of had moeten weten schriftelijk bij ons meldt.

24.8 Deze beperkingen gelden ook voor onze medewerkers en de partijen die we inschakelen voor de dienst.

25. Overmacht

25.1 We zijn niet verplicht een afspraak na te komen als dat niet kan door overmacht. Overmacht is een omstandigheid die we redelijkerwijs niet konden voorkomen en waar we geen invloed op hebben.

25.2 Onder overmacht vallen in elk geval: storingen of uitval bij onze hosting-, cloud-, database-, betaal-, e-mail- of AI-leveranciers, storingen van internet, het elektriciteitsnet of telecommunicatie, cyberaanvallen en DDoS-aanvallen die we met redelijke maatregelen niet konden afweren, brand, overstroming, pandemie, oorlog, terrorisme, oproer, staking, en maatregelen of verboden van een overheid.

25.3 Tijdens overmacht worden onze plichten opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan kunnen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen. De klant krijgt dan het vooruitbetaalde bedrag voor de periode na de einddatum naar rato terug. Verder is geen van beide partijen schadevergoeding verschuldigd.

26. Overige bepalingen

26.1 Geheimhouding. Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, zoals de inhoud van de werkruimte en niet-openbare informatie over de dienst, en gebruiken die alleen voor de overeenkomst. Dat geldt niet voor informatie die al openbaar is of die een partij volgens de wet moet verstrekken.

26.2 Overdracht. De klant mag de overeenkomst alleen met onze schriftelijke toestemming overdragen aan een ander. Wij mogen de overeenkomst overdragen aan een ander bedrijf dat de dienst overneemt of voortzet. We laten de klant dat dan vooraf weten, en de klant kan dan opzeggen.

26.3 Taal. Deze voorwaarden zijn er in het Nederlands en het Engels. Bij verschil tussen de twee versies geldt de Nederlandse tekst.

26.4 Bewijs. Onze administratie en de logs van de dienst gelden als bewijs van het gebruik van de dienst, de afgenomen diensten en het verbruik van AI-credits, tenzij de klant het tegendeel bewijst.

26.5 Berichten. We mogen berichten over de overeenkomst per e-mail sturen naar het e-mailadres van de eigenaar of via een melding in de dienst. De klant zorgt dat dat e-mailadres klopt.

26.6 Referentie. We noemen de naam of het logo van de klant alleen als klant van Helpable op onze website of in marketing als de klant daar toestemming voor heeft gegeven.

27. Toepasselijk recht en geschillen

27.1 Op deze voorwaarden en op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet.

27.2 Heb je een klacht of een geschil, neem dan eerst contact met ons op via [email protected]. We proberen samen binnen redelijke tijd een oplossing te vinden.

27.3 Lukt dat niet, dan worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden-Nederland. Is de klant een consument, dan mag hij ook naar de rechter in zijn eigen woonplaats.

28. Contact

Heb je vragen over deze voorwaarden, wil je inhoud melden of wil je een verwerkersovereenkomst opvragen? Neem contact met ons op.

• Sweeber Technologies
• Torenlaan 5B, Bussum, Nederland
• E-mail: [email protected]
• Website: www.gethelpable.com