Kennisbank voor de kinderopvang

Protocollen kinderopvang digitaal in een kennisbank

Met Helpable zet je een kennisbank voor de kinderopvang op waarin je protocollen als werkinstructies en artikelen op één plek staan, met een eigenaar, een reviewdatum en een versiegeschiedenis, en pedagogisch medewerkers openen ze gewoon op hun telefoon.

Een ordner op de personeelskamer helpt niemand om kwart over acht, als een kind van het klimrek valt. Knip het beleid op in korte stappen die je terugvindt: wat je doet na een val, hoe je de buitenruimte controleert, hoe het vierogenprincipe op jullie locatie werkt en wie je achterwacht is als je alleen op de groep staat. Eén zoekfunctie vindt werkinstructies, artikelen en lessen tegelijk, zodat het als kennisbank en trainingssoftware voor het hele team werkt. Lees meer over werkinstructies.

Beleid veiligheid en gezondheid bij iedereen bekend

Je beleid veiligheid en gezondheid en je pedagogisch beleidsplan maak je in Helpable bekend bij het hele team: iedereen bevestigt de versie die die las, en een korte quiz laat zien of de afspraken zijn overgekomen.

Een GGD-inspecteur vraagt pedagogisch medewerkers vaak zelf naar het beleid. Wie het in een paar korte lessen met een quiz heeft doorlopen, kan dan uitleggen hoe het op de groep werkt. Na elke wijziging publiceer je een nieuwe versie met een korte samenvatting, kondig je hem aan en zie je per persoon wie bevestigde. Wie nog openstaat, stuur je zelf een verzoek, want voor leesbevestigingen gaan geen automatische herinneringen uit. Zie leesbevestiging.

Protocol allergieën en medicijnverstrekking in de kinderopvang

In Helpable staan je protocol allergieën en je protocol medicijnverstrekking als heldere stappen die elke volwassene op de groep kan openen: hoe je voor de maaltijd de allergielijst checkt, wat je doet als een kind reageert en hoe je medicijnen geeft met schriftelijke toestemming van de ouders.

Welk kind welke allergie heeft en de getekende medicijnverklaring blijven in je eigen kindplanning. De stappen staan in Helpable, het kind staat in het kinddossier. In de werkinstructie zet je waar medewerkers die lijst vinden, zodat een invalkracht voor de lunch weet waar die moet kijken. Verandert er iets, zoals een nieuwe afspraak over traktaties, dan bevestigt iedereen de nieuwe versie.

Invalkrachten en pedagogisch medewerkers inwerken met e-learning

Een invalkracht uit de flexpool die morgen op de peutergroep staat, zet je vandaag in Helpable klaar: de ophaalafspraken, het protocol zieke kinderen, het ontruimingsplan en het protocol allergieën, met een quiz en een deadline.

De invalkracht opent het de avond ervoor via een link op de telefoon, zodat de vaste kracht niet alles hoeft uit te leggen terwijl de eerste kinderen binnenkomen. Tijdens de dag zoekt die een protocol op of stelt een vraag in eigen woorden, en Answers geeft antwoord uit jullie eigen protocollen, met een link naar de bron. Weet het iets niet, dan zegt het dat en komt de vraag op een lijst met hiaten voor de beleidsmedewerker.

Nieuwe pedagogisch medewerkers volgen een langer inwerktraject: eerst jullie pedagogische visie, dan de meldcode, daarna veilig slapen en allergieën. Vanaf Business Max schrijft een regel nieuwe collega's automatisch in, en herinneringen gaan voor de deadline uit.

Laten zien wie welke protocolversie las bij de GGD

Vraagt de GGD-inspecteur wie de nieuwe versie van de meldcode kent, dan laat Helpable per persoon zien welke versie die bevestigde en wanneer, welke training die afrondde en met welke score, en vanaf Business Plus exporteer je dat overzicht naar CSV.

In de lijst met wie nog openstaat, zie je de collega die met verlof was en de invalkracht die nog niet bevestigde. Wat elk jaar terug moet komen, zoals de meldcode of het ontruimingsplan, loopt met herhaaltraining in Business Max elke 6, 12 of 24 maanden, met certificaten die verlopen. Helpable legt vast wie wat las en leerde. Of je aan de eisen voldoet, bepaalt je eigen kwaliteitssysteem.

Vragen van ouders beantwoorden met een helpcentrum

Ouders stellen elke week dezelfde vragen, en een openbaar helpcentrum in Helpable beantwoordt ze op elk moment: wanneer een ziek kind thuis moet blijven, wat je meeneemt op de eerste dag, hoe het wennen gaat en hoe je een dag ruilt.

Onder elk artikel geven lezers aan of het hielp, en bij Inzichten zie je waar ouders naar zochten en niets vonden, zodat je weet welk antwoord je als volgende schrijft. In het helpcentrum staat alleen algemene informatie, en berichten over één kind blijven in je ouderapp.