Privacybeleid

1. Wie we zijn

1.1 Sweeber Technologies biedt Helpable aan: online software waarmee organisaties hun team inwerken en trainen, en kennis vastleggen en delen. In dit beleid bedoelen we met "Helpable", "wij" en "we" steeds Sweeber Technologies.

1.2 Dit beleid geldt voor onze websites (zoals www.gethelpable.com), de app, publieke kennisbanken die via Helpable worden getoond, onze e-mails en ons contact met klanten en geïnteresseerden.

1.3 Vragen over privacy kun je altijd sturen naar [email protected]. Zet in het onderwerp 'Privacy', dan komt je bericht direct bij de juiste persoon.

2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

2.1 Voor een deel van de gegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe die gegevens worden verwerkt. Het gaat om gegevens over klanten en hun contactpersonen, accounts, facturatie, support, onze website, marketing en de beveiliging van de dienst.

2.2 Voor de gegevens die een organisatie in haar eigen werkruimte zet, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke. Denk aan gegevens over medewerkers, trainingsvoortgang, quizresultaten, leesbevestigingen, certificaten, vragen aan Answers, rollenspelgesprekken en persoonsgegevens in artikelen en bestanden. Helpable is dan verwerker: we verwerken die gegevens alleen in opdracht van die organisatie. De afspraken daarover staan in artikel 19 van onze algemene voorwaarden, die als verwerkersovereenkomst gelden.

2.3 Gebruik je Helpable via je werkgever of een andere organisatie, en heb je een vraag over de gegevens in die werkruimte? Neem dan eerst contact op met die organisatie. Zij bepaalt wat er met die gegevens gebeurt. Stuur je je vraag toch naar ons, dan sturen we die door.

3. Welke gegevens we verwerken

3.1 Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe je Helpable gebruikt. Het gaat om deze soorten gegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, profielfoto, taal, gekozen weergave en de manier waarop je inlogt (bijvoorbeeld met e-mail of een Google-account). Wachtwoorden slaan we niet zelf op; dat doet onze inlogpartner versleuteld.
• Werkruimtegegevens: de naam van de organisatie, het team of de locatie waar je bij hoort, je rol en wie je heeft uitgenodigd.
• Gebruik van de dienst: welke trainingen en artikelen aan je zijn toegewezen, je voortgang, quizantwoorden en scores, leesbevestigingen, certificaten, vragen aan Answers, oefengesprekken en feedback in Roleplay Studio, en meldingen.
• Inhoud: alles wat jij of je organisatie in Helpable zet, zoals artikelen, werkinstructies, trainingen, bestanden, afbeeldingen en video's. Daarin kunnen persoonsgegevens staan.
• Factuur- en betaalgegevens: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, contactpersoon, abonnement, add-ons, facturen en betaalstatus. Kaart- en rekeninggegevens verwerkt Stripe. Wij zien nooit het volledige kaartnummer.
• Communicatie: berichten die je ons stuurt via e-mail, het contactformulier of de chat, en onze antwoorden.
• Technische gegevens: IP-adres, type browser en apparaat, besturingssysteem, tijdstippen, foutmeldingen en loggegevens. Die hebben we nodig om de dienst te laten werken en te beveiligen.
• Gebruiks- en websitestatistieken: welke pagina's je bezoekt, waar je vandaan komt (bijvoorbeeld een zoekmachine of campagne), op welke knoppen je klikt en hoe je door de app gaat. In de app kunnen we ook sessie-opnames maken; zie artikel 9.
• Bezoekers van publieke kennisbanken: de pagina's die je bekijkt, zoekopdrachten, vragen aan Answers en feedback op artikelen, zonder dat je een account nodig hebt.

3.2 We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloof of afkomst. Zet een organisatie die toch in haar werkruimte, dan is zij daarvoor verantwoordelijk.

3.3 Helpable is niet bedoeld voor kinderen. Gebruikers moeten minimaal 16 jaar zijn. We verwerken niet bewust gegevens van jongere kinderen.

4. Waarom we gegevens verwerken en op welke grondslag

4.1 We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag voor is in de AVG. Hieronder staat per doel welke grondslag we gebruiken.

4.2 Verwerken we gegevens op basis van gerechtvaardigd belang, dan hebben we afgewogen of dat belang zwaarder weegt dan jouw privacy. Je kunt altijd bezwaar maken; zie artikel 11.

4.3 Verwerken we gegevens op basis van toestemming, dan kun je die toestemming altijd intrekken. Dat geldt vanaf het moment van intrekken.

4.4 We nemen geen besluiten over jou die alleen op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen hebben of je op een andere manier sterk raken. De feedback van Roleplay Studio en de scores van quizzen zijn bedoeld om te leren. Een organisatie mag daar volgens onze voorwaarden geen besluiten over medewerkers op baseren zonder dat een mens ernaar kijkt.

5. AI-functies

5.1 Helpable heeft AI-functies: Answers beantwoordt vragen op basis van de eigen kennisbank van een organisatie, de AI-schrijver helpt met teksten en werkinstructies, de AI-trainingsmaker maakt trainingen en quizvragen van documenten, en Roleplay Studio laat medewerkers gesprekken oefenen met een AI-personage.

5.2 Gebruik je een AI-functie, dan sturen we je vraag of opdracht en de relevante stukken uit de inhoud van je organisatie naar onze AI-leverancier Anthropic. Voor het zoeken in de kennisbank maken we met OpenAI een zoekindex (embeddings) van de inhoud. We sturen niet meer gegevens mee dan nodig is voor het antwoord.

5.3 We gebruiken jouw gegevens en de inhoud van je organisatie niet om AI-modellen te trainen. Onze AI-leveranciers gebruiken gegevens die via hun API binnenkomen niet om hun modellen te trainen. Ze mogen die gegevens maximaal 30 dagen bewaren om misbruik te kunnen opsporen, tenzij de wet langer vereist.

5.4 We bewaren de vragen aan Answers, de gesprekken in Roleplay Studio en de feedback in de werkruimte, zodat de organisatie kan zien welke vragen er leven, haar kennisbank kan verbeteren en de voortgang kan volgen. De organisatie bepaalt hoe lang die gegevens blijven staan.

5.5 AI kan fouten maken. Answers toont daarom bij elk antwoord de bronnen, zodat je het kunt nakijken.

5.6 Typ in AI-functies geen gevoelige persoonsgegevens die niet nodig zijn, zoals gegevens over gezondheid of gegevens van klanten van je organisatie.

6. Met wie we gegevens delen

6.1 We verkopen persoonsgegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen in dit beleid.

6.2 We werken met zorgvuldig gekozen leveranciers (subverwerkers) die gegevens voor ons verwerken. Met elke leverancier hebben we een verwerkersovereenkomst of vergelijkbare afspraken. Ze mogen de gegevens alleen gebruiken voor het werk dat ze voor ons doen. Dit zijn onze leveranciers:

6.3 Binnen een werkruimte zien andere gebruikers je gegevens voor zover dat bij de dienst hoort. Beheerders en leidinggevenden van je organisatie kunnen bijvoorbeeld je voortgang, quizresultaten, leesbevestigingen, certificaten en, als dat zo is ingesteld, je oefengesprekken in Roleplay Studio zien.

6.4 Zet een organisatie een koppeling aan met een andere dienst, zoals Slack, dan delen we de gegevens die voor die koppeling nodig zijn met die dienst. De organisatie bepaalt welke koppelingen aan staan.

6.5 We kunnen gegevens delen met een adviseur, zoals een accountant of advocaat, die een geheimhoudingsplicht heeft.

6.6 We delen gegevens met de politie, een toezichthouder of een andere instantie als de wet ons dat verplicht of als dat nodig is om onze rechten of de veiligheid van anderen te beschermen.

6.7 Neemt een ander bedrijf Helpable over of gaan we samen met een ander bedrijf, dan kunnen de gegevens overgaan naar dat bedrijf. Dit beleid blijft dan gelden, en we laten je dat vooraf weten.

6.8 Voegen we een subverwerker toe of vervangen we er een, dan passen we de lijst hierboven aan. Klanten die we als verwerker bedienen, laten we dat minstens 30 dagen vooraf weten.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

7.1 We bewaren de database en geüploade bestanden in de Europese Unie. Sommige leveranciers verwerken gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte (EER), vooral in de Verenigde Staten. Dat staat in de tabel in artikel 6.

7.2 Gaan gegevens naar een land buiten de EER, dan zorgen we voor passende waarborgen. Dat is een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor leveranciers die daarvoor zijn gecertificeerd, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig met extra maatregelen zoals versleuteling.

7.3 Wil je een kopie van deze waarborgen? Stuur dan een e-mail naar [email protected].

8. Cookies en vergelijkbare technieken

8.1 Een cookie is een klein bestand dat je browser opslaat als je een website bezoekt. We gebruiken ook vergelijkbare technieken, zoals lokale opslag in je browser. In dit beleid noemen we dat allemaal cookies.

8.2 Functionele cookies zijn nodig om de website en de app te laten werken, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden en je taal te onthouden. Daar vragen we geen toestemming voor.

8.3 Analytische cookies helpen ons te begrijpen hoe de website en de app worden gebruikt, zodat we ze kunnen verbeteren. Die plaatsen we alleen als je daarvoor kiest in de cookiemelding. Tot je een keuze maakt, staan ze uit. Je kunt je keuze altijd wijzigen via 'Cookie-instellingen' onderaan elke pagina. We onthouden je keuze 12 maanden in het cookie hp-consent.

8.4 We gebruiken geen cookies om je op andere websites advertenties te laten zien en we verkopen geen gegevens aan adverteerders.

8.5 Dit zijn de belangrijkste cookies die we gebruiken:

8.6 Je kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren in de instellingen van je browser. Blokkeer je functionele cookies, dan werken sommige onderdelen, zoals inloggen, niet meer goed.

9. Analyse en sessie-opnames

9.1 We gebruiken PostHog om te zien hoe de website en de app worden gebruikt. PostHog draait voor ons in de EU. In de app kan PostHog sessie-opnames maken: een weergave van muisbewegingen, klikken en schermen, zodat we zien waar mensen vastlopen en fouten kunnen oplossen. Wat je in invoervelden typt, wordt daarbij afgeschermd en niet opgenomen. Op publieke kennisbanken maken we geen sessie-opnames.

9.2 We gebruiken Google Analytics om bezoeken aan onze website te meten. We gebruiken die gegevens alleen voor statistieken en niet om advertenties te tonen.

9.3 Op lokale testomgevingen en voorbeeldversies van de dienst laden we geen analyse.

9.4 We gebruiken de statistieken alleen om de dienst, de website en onze communicatie te verbeteren. We maken er geen profielen mee om je te beoordelen.

10. Hoe lang we gegevens bewaren

10.1 We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken, of zo lang als de wet vereist. Dit zijn onze bewaartermijnen:

10.2 Voor gegevens in een werkruimte bepaalt de organisatie zelf hoe lang ze die bewaart. Zij kan gegevens eerder verwijderen of exporteren.

11. Je rechten

11.1 Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben en wat we ermee doen.
• Recht op correctie: kloppen je gegevens niet, dan mag je vragen om ze aan te passen. Veel gegevens kun je ook zelf aanpassen in je profiel.
• Recht op verwijdering: je mag vragen om je gegevens te wissen, tenzij we ze nog moeten bewaren, bijvoorbeeld vanwege de wet.
• Recht op beperking: je mag vragen om tijdelijk minder met je gegevens te doen, bijvoorbeeld terwijl we een verzoek tot correctie bekijken.
• Recht op overdraagbaarheid: je mag een kopie van je gegevens krijgen in een gangbaar formaat, zodat je ze kunt meenemen naar een andere dienst.
• Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken; we stoppen daar dan direct mee.
• Recht om toestemming in te trekken: heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

11.2 Stuur je verzoek naar [email protected]. We kunnen je vragen om te bewijzen wie je bent, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven. We reageren binnen een maand. Is een verzoek ingewikkeld of krijgen we er veel, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Een verzoek is gratis, tenzij het duidelijk ongegrond is of steeds wordt herhaald.

11.3 Gaat je verzoek over gegevens in de werkruimte van een organisatie, dan sturen we het door naar die organisatie, omdat zij daarover beslist. We helpen haar om je verzoek af te handelen.

11.4 Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. We lossen het graag samen op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in het land waar je woont of werkt.

12. Beveiliging

12.1 We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en toegang door onbevoegden. Daaronder vallen:

• versleutelde verbindingen (HTTPS met TLS) voor alle verkeer met de website, de app en onze leveranciers;
• versleutelde opslag van de database, bestanden en back-ups;
• scheiding van gegevens per werkruimte, zodat een organisatie alleen haar eigen gegevens ziet;
• toegangsbeheer met rollen binnen de werkruimte, en beperkte toegang voor ons eigen team op basis van wat nodig is;
• veilig inloggen via een gespecialiseerde inlogpartner, met de mogelijkheid van inloggen met een Google-account;
• versleutelde opslag van gegevens voor koppelingen, zoals toegangssleutels;
• bescherming tegen aanvallen en overbelasting via Cloudflare;
• logging en monitoring om storingen en misbruik op te sporen;
• regelmatige back-ups en het tijdig bijwerken van software;
• het zorgvuldig kiezen van leveranciers die zelf ook hoge eisen aan beveiliging stellen.

12.2 Geen enkel systeem is helemaal veilig. Zie je een zwakke plek in de beveiliging, meld dat dan via [email protected]. We onderzoeken elke melding.

12.3 Je kunt zelf ook helpen: gebruik een sterk en uniek wachtwoord, deel je inloggegevens met niemand en log uit op apparaten die je met anderen deelt.

13. Datalekken

13.1 Gaat er ondanks onze maatregelen iets mis met persoonsgegevens, zoals verlies of toegang door een onbevoegde, dan noemen we dat een datalek. We onderzoeken elk datalek direct, beperken de schade en nemen maatregelen om herhaling te voorkomen.

13.2 Zijn wij verwerkingsverantwoordelijke, dan melden we een datalek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat volgens de AVG moet. Heeft het lek waarschijnlijk grote gevolgen voor je, dan laten we het jou ook zo snel mogelijk weten.

13.3 Raakt het lek gegevens die we als verwerker voor een organisatie verwerken, dan melden we het zonder onredelijke vertraging aan die organisatie, en waar mogelijk binnen 48 uur. De organisatie beslist dan of zij het lek meldt bij de toezichthouder en bij de betrokkenen.

13.4 We houden van elk datalek een register bij, ook als het niet gemeld hoeft te worden.

14. Export en verwijderen van je gegevens

14.1 Organisaties kunnen inhoud en resultaten exporteren met de exportfuncties in de dienst. Gebruikers kunnen hun profielgegevens zelf aanpassen.

14.2 Wil je je account laten verwijderen, stuur dan een e-mail naar [email protected]. Ben je de eigenaar van een werkruimte, dan kun je de werkruimte zelf verwijderen in de instellingen. Na het verwijderen wissen we de gegevens volgens de termijnen in artikel 10.

14.3 Is je account onderdeel van de werkruimte van een organisatie, dan kan die organisatie je ook uit de werkruimte verwijderen. Je resultaten in die werkruimte kunnen dan bewaard blijven als de organisatie die nodig heeft, bijvoorbeeld om aan te tonen dat een verplichte training is gevolgd.

15. E-mails die we sturen

15.1 Servicemails, zoals uitnodigingen, toegewezen trainingen, herinneringen, wachtwoordherstel, facturen en belangrijke wijzigingen in de dienst of de voorwaarden, horen bij de dienst. Daar kun je je niet voor afmelden zolang je een account hebt. Herinneringen over trainingen kan je organisatie wel aanpassen.

15.2 Nieuws, tips en aanbiedingen sturen we alleen aan klanten of aan mensen die daar toestemming voor hebben gegeven. Onderaan elke e-mail staat een link om je af te melden.

16. Links naar andere websites

16.1 Onze website, publieke kennisbanken en de inhoud van organisaties kunnen links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hoe die websites met je gegevens omgaan. Lees daarvoor het privacybeleid van die websites.

17. Wijzigingen in dit beleid

17.1 We passen dit beleid aan als onze dienst, onze leveranciers of de wet veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer we het voor het laatst hebben bijgewerkt.

17.2 Zijn de wijzigingen belangrijk voor je, dan laten we dat vooraf weten via e-mail of via een melding in de dienst.

18. Contact

Heb je een vraag over privacy, wil je een van je rechten gebruiken of wil je een datalek melden? Neem contact met ons op.

• Sweeber Technologies
• Torenlaan 5B, Bussum, Nederland
• E-mail: [email protected] (onderwerp: Privacy)
• Website: www.gethelpable.com