Kort antwoord: Een gratis LMS bestaat in vier vormen: een gratis abonnement met limieten, open source software die je zelf host, gratis tools voor het onderwijs en een gratis proefperiode van een betaald systeem. Gratis is prima voor een paar mensen of één eenmalige training. Groeit je team, heb je bewijs van training nodig of heeft niemand tijd voor beheer, dan kost gratis vaak meer dan een abonnement.
Welke soorten gratis LMS zijn er?
"Gratis" betekent bij een LMS niet altijd hetzelfde. Wat een LMS precies doet, lees je in wat is een LMS?. Hieronder de vier soorten gratis, en waar je in de praktijk voor betaalt.
| Soort gratis | Wat je krijgt | Waar je voor betaalt | Past bij |
|---|---|---|---|
| Gratis abonnement | Een betaald systeem met limieten, bijvoorbeeld op het aantal gebruikers of trainingen | Met beperkingen; vaak moet je upgraden zodra je team groeit | Een paar mensen die één training volgen |
| Open source, zelf hosten | Software die je gratis gebruikt en op je eigen server installeert | Met tijd: installatie, updates, back-ups en beveiliging, plus hosting | Bedrijven met iemand die verstand heeft van servers en daar tijd voor heeft |
| Gratis tools voor het onderwijs | Software die gemaakt is voor klassen en docenten | Met een opzet voor klassen en cijfers; toewijzen per functie en deadlines zitten er minder in | Een eenmalige training voor een kleine groep |
| Gratis proefperiode | Een volledig betaald systeem, voor een korte tijd | Na de proefperiode betaal je, of je stopt | Iedereen die serieus wil kiezen |
Zoek je een systeem dat past bij een team van 5 tot 50 mensen, kijk dan ook naar een LMS voor het mkb. Daar betaal je een vast bedrag per maand, met een proefperiode om eerst te testen.
Welke limieten moet je checken bij een gratis abonnement?
Een gratis abonnement is meestal bedoeld om je kennis te laten maken met het systeem. De limieten zitten precies waar een groeiend team ze gaat voelen. Loop deze lijst langs voordat je begint:
| Limiet | Vraag die je stelt |
|---|---|
| Aantal gebruikers | Hoeveel mensen mogen erin? Tellen oud-medewerkers en beheerders mee? |
| Aantal trainingen | Kun je meer dan één of twee trainingen maken? |
| Opslag en video | Hoeveel video en documenten kun je uploaden? |
| Rapporten en export | Zie je per persoon wat af is? Kun je het overzicht exporteren? |
| Certificaten | Krijgen mensen een certificaat als ze slagen? |
| Huisstijl | Staat het logo van de leverancier overal in beeld? |
| Support | Kun je iemand bereiken als het niet werkt? |
| AVG | Is er een verwerkersovereenkomst, en waar staan de gegevens? |
| Over de limiet | Wat gebeurt er als je over de limiet gaat: stopt het, of betaal je automatisch? |
Kom je bij drie of meer punten uit op "nee" of "weet ik niet", dan is de kans groot dat je binnen een paar maanden alsnog gaat betalen. Dan is het slimmer om meteen een systeem te kiezen dat bij je past.
Wat kost een open source LMS echt?
Open source software kost geen licentie. De kosten zitten in tijd en hosting. Dit zijn de taken die erbij horen:
- Installatie en inrichting. Server opzetten, software installeren, instellingen, inlogmethoden.
- Updates. Nieuwe versies en beveiligingsupdates, vaak meerdere keren per jaar.
- Back-ups. Regelmatig, en af en toe testen of je ze terug kunt zetten.
- Uitbreidingen. Functies zoals certificaten of rapporten komen soms uit losse plugins die je zelf bijhoudt.
- Hulp aan collega's. Wachtwoord vergeten, video doet het niet: jij bent de helpdesk.
Een voorbeeld om mee te rekenen. Stel dat beheer je gemiddeld 4 uur per maand kost en je rekent je eigen uur op €45. Met €30 voor hosting kom je op €210 per maand, ofwel €2.520 per jaar. Dat zijn voorbeeldbedragen; jouw uren kunnen hoger of lager uitvallen. Hoe dat zich verhoudt tot betaalde prijsmodellen voor 10, 25 en 50 mensen, zie je in LMS kiezen voor het mkb.
Heb je iemand in huis die dit graag en goed doet, dan kan open source een prima keuze zijn. Moet de eigenaar het 's avonds erbij doen, dan wordt het meestal de duurste optie.
Kun je een gratis LMS voor scholen gebruiken voor personeel?
Dat kan, voor een eenmalige training aan een kleine groep. Bekende gratis tools voor het onderwijs, zoals Google Classroom en Moodle, zijn gebouwd rond klassen, docenten en cijfers. Voor personeelstraining mis je dan vaak dingen als toewijzen per functie, een deadline met herinnering, herhaling na een jaar en een overzicht dat je aan een inspecteur kunt laten zien.
Wanneer is gratis prima, en wanneer kost het meer?
Gratis is prima als:
- je met een paar mensen werkt en er zelden iemand bijkomt;
- het om één training gaat die je eenmalig geeft;
- niemand je vraagt om bewijs van training;
- je iemand hebt die het beheer van open source leuk vindt en er tijd voor heeft.
Gratis kost je meer als:
- je elk kwartaal nieuwe mensen inwerkt, of seizoenskrachten hebt;
- een klant, certificeerder of inspecteur wil zien wie wat heeft geleerd;
- je werkinstructies regelmatig veranderen en iedereen de nieuwe versie moet kennen;
- de eigenaar of een teamleider het beheer naast zijn eigen werk moet doen;
- je over de limiet van een gratis abonnement gaat en dan alsnog moet overstappen, met al je trainingen.
Uitgewerkt voorbeeld: een restaurant met 20 medewerkers
Stel: een restaurant met 20 medewerkers in wisselende diensten. Elk voorjaar komen er zes seizoenskrachten bij. De bedrijfsleider wil dat nieuwe bediening de kassa, allergenen en de afsluitronde kent voordat ze alleen een dienst draaien.
Ze bekijkt drie opties:
- Een gratis abonnement tot 5 gebruikers (een voorbeeld van een veelvoorkomende limiet). Het werkt voor de eerste vijf mensen. Voor de andere vijftien moet ze toch betalen, en in het voorjaar komen er nog zes bij.
- Open source op een eigen server. Een kennis wil het installeren. De bedrijfsleider rekent uit dat updates, back-ups en hulp aan collega's haar een paar uur per maand kosten, in een seizoen waarin ze die uren niet heeft.
- Een gratis proefperiode van een betaald LMS voor kleine teams. Ze zet de training "Eerste dienst in de bediening" erin, wijst hem toe aan drie nieuwe mensen en kijkt na twee weken wie hem heeft afgerond.
Ze kiest de derde optie om te testen. Na de proefperiode weet ze wat het kost per maand, wat het haar aan tijd scheelt en of de seizoenskrachten de training op hun telefoon openen. Dat is een betere basis voor een keuze dan "het is gratis".
Proefplan: zo gebruik je een gratis proefperiode goed
Een proefperiode is de eerlijkste vorm van gratis: je test het volledige systeem met je eigen inhoud. Veel mensen maken een account aan, klikken wat rond en vergeten het daarna. Met dit plan weet je aan het eind of het systeem bij je team past. Het is geschreven voor de 14 dagen van de proefperiode van Helpable, en werkt ook bij andere systemen.
| Dag | Wat je doet | Waar je op let |
|---|---|---|
| Dag 1 | Maak een account aan. Kies één probleem dat je wilt oplossen, bijvoorbeeld het inwerken van nieuwe bediening, en één functie om mee te beginnen. | Weet je na tien minuten waar alles zit? |
| Dag 2 | Schrijf op wat een nieuwe collega in die functie moet leren. Het inwerkplan-sjabloon helpt je op weg. | Heb je een lijst van vijf tot tien onderwerpen? |
| Dag 3 | Maak je eerste training. Begin met een van de trainingssjablonen of laat AI een training maken van je eigen werkinstructie of handboek. | Hoe lang duurde het tot je een complete training had? |
| Dag 4 | Voeg een quiz van vijf vragen toe. Bekijk de training als medewerker op je telefoon. | Is alles leesbaar op een klein scherm? Kloppen de vragen? |
| Dag 5 | Nodig twee of drie collega's uit en wijs de training toe met een deadline aan het eind van de week. | Komen ze makkelijk binnen? Hoeft er niets geïnstalleerd te worden? |
| Dag 6 en 7 | Laat je collega's de training volgen. Help ze niet, kijk alleen wat er gebeurt. | Openen ze hem uit zichzelf? Gaan er herinneringen uit? |
| Dag 8 | Bekijk de voortgang. Welke quizvraag ging het vaakst fout? | Ligt het aan de vraag, of aan de uitleg in de les? |
| Dag 9 | Pas de werkinstructie aan en vraag de collega's om een leesbevestiging van de nieuwe versie. | Zie je wie de nieuwe versie gelezen heeft? |
| Dag 10 | Exporteer het overzicht als CSV en open het in Excel. | Zou je dit overzicht aan een klant of inspecteur durven laten zien? |
| Dag 11 en 12 | Vraag je collega's wat onduidelijk was. Verbeter de training. Reken uit wat het systeem per maand kost voor je hele team. | Past de prijs bij je team, nu en over een jaar? |
| Laatste dagen | Lees de voorwaarden: opzegtermijn, verwerkersovereenkomst, waar de gegevens staan, wat er na de proefperiode gebeurt. Neem dan een besluit. | Kun je het besluit in drie zinnen uitleggen? |
Een paar tips:
- Gebruik echte inhoud. Een training over je eigen kassa of je eigen protocol zegt meer dan een voorbeeldtraining.
- Test met echte collega's. Liefst iemand die nieuw is, en iemand die minder handig is met telefoons.
- Schrijf je bevindingen op. Na twee weken weet je anders niet meer wat je op dag 3 dacht.
Zo werkt gratis proberen bij Helpable
Helpable is trainingssoftware en een LMS voor teams van 5 tot 50 mensen, met je kennisbank en werkinstructies in dezelfde tool. Abonnementen beginnen bij €29 per maand inclusief btw voor maximaal 3 teamleden, met 14 dagen gratis proberen; je hebt geen betaalgegevens nodig.
Helpable heeft alleen een gratis proefperiode. Je probeert 14 dagen lang Business Plus, met trainingen, quizzen, certificaten, toewijzen met deadlines, rapporten, werkinstructies, leesbevestiging en automatisch toewijzen aan nieuwe collega's. Zo werkt het:
- Je betaalt pas als je kiest. Voor de proefperiode heb je geen betaalgegevens nodig.
- AI-tegoed is beperkt in de proefperiode. Gebruik het voor de training die je echt wilt testen. Hoe een training maken met AI werkt, lees je in personeel trainen met AI.
- Na de proefperiode blijft je werk staan. Je werkruimte wordt alleen-lezen tot je een abonnement kiest. Daarna werk je verder met alles wat je al gemaakt hebt.
- Kies het abonnement dat past. Business kost €29 per maand voor maximaal 3 mensen. Business kost €29 per maand met 3 teamleden inbegrepen, en elke extra persoon €9. Business Plus kost €89 per maand met 5 teamleden inbegrepen en wijst trainingen automatisch toe aan nieuwe collega's. Kies je Business, dan wijs je trainingen zelf toe. Herhaaltraining en certificaten die verlopen zitten in Business Max. Alle prijzen staan op de prijspagina.
Wanneer Helpable niet past: je wilt voor altijd gratis werken, je moet SCORM-modules importeren, je bent een school met klassen en cijfers, of je wilt cursussen verkopen aan klanten. Dan past een ander soort systeem beter.
Veelgestelde vragen
Bestaat er een goed gratis LMS?
Ja, voor een kleine groep of een eenmalige training. Open source systemen zijn volwaardig, maar je beheert ze zelf. Gratis abonnementen van betaalde systemen hebben limieten op gebruikers, trainingen of rapporten. Voor een groeiend team is een proefperiode van een betaald systeem vaak de betere start.
Wat is het verschil tussen een gratis abonnement en een proefperiode?
Een gratis abonnement blijft gratis zolang je binnen de limieten blijft. Een proefperiode geeft je het volledige systeem voor een korte tijd; daarna betaal je of stop je. Met een proefperiode test je dus het systeem zoals je het straks echt gebruikt.
Is open source LMS echt gratis?
De software is gratis. Installatie, updates, back-ups, hosting en hulp aan collega's kosten tijd en geld. Reken die uren mee voordat je kiest.
Heeft Helpable een gratis versie?
Nee. Helpable heeft een gratis proefperiode van 14 dagen op Business Plus, en je hebt geen betaalgegevens nodig om te beginnen. Daarna kies je een abonnement vanaf €29 per maand inclusief btw.
Wat gebeurt er met mijn trainingen na de proefperiode van Helpable?
Je werkruimte wordt alleen-lezen tot je een abonnement kiest. Je trainingen, werkinstructies en artikelen blijven staan, en zodra je een abonnement kiest werk je verder.
Hoeveel kost een LMS als gratis niet genoeg is?
Dat hangt af van het prijsmodel en je teamgrootte. Een rekenvoorbeeld voor 10, 25 en 50 mensen staat in LMS kiezen voor het mkb.
Kan ik Google Classroom gebruiken om personeel te trainen?
Voor een eenmalige training aan een kleine groep kan het. Google Classroom is gebouwd voor klassen en docenten. Toewijzen per functie, herhaling en een overzicht als bewijs van training zitten er minder in.
Start je proefperiode en volg dit plan
Gratis is pas echt voordelig als het bij je team past. Gebruik de proefperiode om dat uit te zoeken met je eigen inhoud en je eigen collega's. Start je 14 dagen gratis in Helpable en volg het proefplan hierboven, of bekijk eerst de abonnementen en prijzen.
