Een werkinstructie maak je door één taak te kiezen, die taak samen met iemand die hem goed kent stap voor stap uit te schrijven, en de tekst te laten testen door iemand die hem nog niet kent. Elke stap beschrijft één handeling, begint met een werkwoord en heeft waar nodig een controlepunt. Daarna geef je de instructie een eigenaar, een versie en een reviewdatum. Hieronder vind je het stappenplan, een gratis sjabloon om te kopiëren en voorbeelden uit verschillende branches.
Wat is een werkinstructie?
Een werkinstructie beschrijft precies hoe je één taak uitvoert, in genummerde stappen. Het verschil met een procedure of SOP: een procedure beschrijft vaak een heel proces met meerdere rollen ("hoe we een nieuwe klant aannemen"), een werkinstructie zoomt in op één taak voor één persoon ("zo maak je een klantdossier aan"). In de praktijk worden de woorden door elkaar gebruikt, en dat is prima.
Een goede werkinstructie zorgt dat:
- iedereen een taak op dezelfde manier doet, ook een nieuwe of tijdelijke collega;
- je minder fouten en minder vragen krijgt;
- kennis in het bedrijf blijft als iemand vertrekt;
- je kunt laten zien hoe je werkt, bijvoorbeeld aan een klant of auditor.
Gratis werkinstructie sjabloon
Kopieer dit sjabloon naar Word, Google Docs of je kennisbank en vul het in. Het werkt voor bijna elke taak.
# Werkinstructie: [naam van de taak, begint met een werkwoord]
| Onderdeel | Invullen |
|------------------|-------------------------------------------------------------|
| Doel | Wat is het resultaat als de taak goed is uitgevoerd? |
| Voor wie | Welke functie of welk team voert deze taak uit? |
| Wanneer | Wanneer of hoe vaak voer je deze taak uit? |
| Benodigdheden | Materialen, gereedschap, systemen, toegang |
| Veiligheid | Risico's en beschermingsmiddelen (of: niet van toepassing) |
| Eigenaar | Naam van de persoon die deze instructie bijhoudt |
| Versie | 1.0 |
| Laatst gewijzigd | [datum] — korte samenvatting van de wijziging |
| Reviewdatum | [datum van de volgende controle] |
## Stappen
| Nr | Handeling (begin met een werkwoord) | Controlepunt: hoe weet je dat het goed is? | Foto / opmerking |
|----|-------------------------------------|--------------------------------------------|------------------|
| 1 | | | |
| 2 | | | |
| 3 | | | |
| 4 | | | |
| 5 | | | |
## Als het misgaat
- Wat doe je als [veelvoorkomend probleem]?
- Wie bel of meld je?
## Gerelateerd
- [Link naar verwante werkinstructie of beleid]
Tip: houd een werkinstructie op één scherm of één A4. Wordt hij langer, splits hem dan op in twee taken.
Stap 1: Kies één taak en bepaal het doel
Begin met een taak die vaak voorkomt, waar fouten in sluipen of waar nieuwe collega's vaak vragen over stellen. Kies één taak per instructie.
Schrijf het doel in één zin, als resultaat: "De kassa is afgesloten, het geld is geteld en de dagomzet is doorgegeven." Zo weet de lezer wanneer hij klaar is.
Geef de instructie een titel die begint met een werkwoord: "Kassa afsluiten", "Sanitair reinigen", "Retour verwerken". Dat is ook hoe mensen zoeken.
Stap 2: Bepaal voor wie de instructie is en wat er nodig is
Schrijf voor de minst ervaren persoon die de taak gaat doen. Een vakkracht leest er snel overheen; een nieuwe of tijdelijke collega heeft elk detail nodig.
Noteer:
- Voor wie: functie of team.
- Wanneer: dagelijks, bij elke klant, bij sluitingstijd.
- Benodigdheden: materialen, gereedschap, inloggegevens of toegang die je vooraf nodig hebt.
- Voorkennis: moet iemand eerst een andere instructie gelezen hebben? Link ernaar.
Stap 3: Loop de taak mee en noteer elke handeling
De beste werkinstructie ontstaat op de werkvloer. Loop mee met iemand die de taak goed doet en schrijf elke handeling op, ook de dingen die voor hem vanzelf spreken. Maak foto's van momenten waar het om details gaat: een schakelaar, een scherm, een juiste opstelling.
Vraag tijdens het meelopen:
- Waarom doe je dit zo?
- Wat gaat hier weleens mis?
- Hoe zie je dat het goed is?
Die antwoorden worden je controlepunten en je sectie "Als het misgaat".
Stap 4: Schrijf de stappen kort en concreet
Zet je aantekeningen om in genummerde stappen. Vuistregels:
- Eén handeling per stap. "Zet de machine uit en haal de stekker eruit" zijn twee stappen.
- Werkwoord vooraan. "Draai de kraan dicht", "Scan de bon".
- Concreet. "Wacht 10 minuten" is beter dan "laat even inwerken".
- Controlepunt waar het telt. "Controle: het lampje brandt groen."
- Gewone woorden. Schrijf zoals je het aan een collega zou uitleggen.
Twijfel je over toon en opbouw, kijk dan ook naar kennisbank artikel schrijven; dezelfde regels gelden voor werkinstructies.
Stap 5: Voeg foto's, veiligheid en uitzonderingen toe
Een foto bij een lastige stap zegt vaak meer dan een alinea tekst. Voeg ze toe waar mensen anders twijfelen.
Zet veiligheidsinformatie bovenaan en bij de stap waar het risico zit. Denk aan beschermingsmiddelen, gevaarlijke stoffen of werken op hoogte. Volgt de instructie uit je risico-inventarisatie of een branche-eis, vermeld dat dan.
Schrijf tot slot de uitzonderingen op: wat doe je als iets afwijkt, en wie meld je het bij?
Stap 6: Laat iemand die de taak niet kent de instructie testen
Geef de instructie aan een collega die de taak nog niet (goed) kent en laat hem hem uitvoeren met alleen de tekst. Kijk mee, maar help niet. Elke plek waar hij twijfelt of een vraag stelt, verbeter je.
Laat de instructie daarna goedkeuren door de teamleider of eigenaar. Pas dan publiceer je hem.
Stap 7: Publiceer, wijs een eigenaar toe en vraag om leesbevestiging
Een werkinstructie is pas af als iedereen hem kan vinden en je weet wie hem gelezen heeft. Regel daarom:
- Eén plek. Zet hem in je kennisbank en haal oude kopieën uit mappen en printjes weg.
- Eigenaar. Eén persoon die hem bijhoudt.
- Versie en wijzigingssamenvatting. Zodat iedereen ziet wat er veranderd is.
- Reviewdatum. Bijvoorbeeld elk half jaar of jaar.
- Leesbevestiging. Vraag de mensen voor wie hij geldt om te bevestigen dat ze hem gelezen hebben. Na een wijziging vraag je het opnieuw.
Waarom een leesbevestiging nuttig is en welke opties je hebt, lees je in leesbevestiging voor procedures en werkinstructies.
Voorbeelden van werkinstructies per branche
Een paar voorbeelden van taken die zich goed lenen voor een werkinstructie, met een idee van de stappen en controlepunten.
Schoonmaak: sanitair reinigen in een kantoorpand
- Zet het bord "Bezig met schoonmaken" bij de ingang.
- Trek handschoenen aan en pak de juiste kleurcodering doekjes en middelen.
- Reinig van schoon naar vuil: wastafels, spiegels, kranen, dan toiletten.
- Vul zeep, papier en hygiënezakjes aan. Controle: alle dispensers zijn vol.
- Dweil de vloer en vul de schoonmaaklijst in.
Horeca: kassa afsluiten aan het eind van de dienst
- Draai het dagrapport uit het kassasysteem.
- Tel de kas en vul het telformulier in. Controle: het verschil met het dagrapport is nul, anders meld je het bij de leidinggevende.
- Doe het geld in de kluis volgens de afspraak.
- Zet de kassa uit en noteer de eindtijd.
Installatie: oplevering bij de klant
- Test de installatie volgens de checklist van het product.
- Ruim de werkplek op en neem verpakking mee.
- Leg de klant de bediening uit en laat het zelf een keer doen.
- Maak foto's van de opgeleverde situatie. Controle: foto's staan in het klantdossier.
- Laat de klant de werkbon tekenen.
Retail: retour verwerken
- Controleer bon en product. Controle: binnen de retourtermijn en onbeschadigd.
- Scan de bon en kies "retour" in het kassasysteem.
- Betaal terug via dezelfde betaalmethode.
- Leg het product in de retourbak met het retourformulier.
Zorg: overdracht bij een dienstwissel
- Neem de overdrachtslijst erbij en loop elke cliënt kort door.
- Benoem bijzonderheden en afspraken voor de komende dienst.
- Controleer samen of de rapportage in het dossier is bijgewerkt.
- Teken de overdracht af. Controle: de collega van de volgende dienst heeft geen open vragen.
Hetzelfde werkt op kantoor: "Nieuwe klant aanmaken in het CRM" bij een bureau, "Maandafsluiting voorbereiden" bij een accountantskantoor of "Kandidaat voorstellen aan een opdrachtgever" bij een recruitmentbureau. Ook in kinderopvang, onderwijs, logistiek, beveiliging of bij franchisevestigingen zorgen werkinstructies dat elke locatie en elke dienst hetzelfde werkt.
Zo zet je je werkinstructie in Helpable
In Helpable maak je een werkinstructie met genummerde stappen. Per stap voeg je tekst, afbeeldingen en een checklist toe. Je kiest een categorie, wijst een eigenaar aan en stelt een reviewinterval in; Helpable zet dan de volgende reviewdatum bij de instructie. Elke gepubliceerde versie wordt bewaard met een korte samenvatting van wat er veranderd is.
Bij elke werkinstructie kun je om een leesbevestiging vragen. Mensen lezen de instructie en klikken op "Ik heb deze procedure gelezen en begrepen". In het overzicht zie je per persoon wie welke versie bevestigde en wanneer, en wie nog openstaat. Pas je de instructie aan, dan publiceer je een nieuwe versie, kondig je de wijziging aan bij iedereen voor wie hij geldt en vraag je opnieuw om bevestiging.
Werkinstructies kun je daarna gebruiken om nieuwe collega's in te werken. Je neemt ze op in een training, of je laat AI een concepttraining maken op basis van je gepubliceerde werkinstructies en artikelen, met lessen en een quiz die naar de bronnen verwijzen. Jij controleert en past aan voordat je publiceert. En medewerkers die een vraag hebben, krijgen via Antwoorden een kort antwoord uit je eigen werkinstructies, met een link naar de bron.
Helpable werkt in de browser op telefoon, tablet en laptop, dus ook collega's op locatie lezen en bevestigen een instructie waar ze zijn. Meer weten? Bekijk werkinstructies in Helpable, werkinstructie software of SOP software. Je kunt Helpable 14 dagen gratis proberen; de plannen staan op de prijspagina.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een werkinstructie en een procedure?
Een procedure beschrijft meestal een heel proces, vaak met meerdere rollen. Een werkinstructie beschrijft één taak in genummerde stappen voor de persoon die hem uitvoert. Veel teams gebruiken beide woorden voor hetzelfde, en dat is geen probleem zolang de structuur helder is.
Hoe lang mag een werkinstructie zijn?
Zo kort als kan. Mik op één scherm of één A4, met vijf tot vijftien stappen. Is hij langer, splits de taak dan op.
Wat moet er minimaal in een werkinstructie staan?
Titel, doel, voor wie, benodigdheden, genummerde stappen met controlepunten, veiligheid, eigenaar, versie en reviewdatum. Het sjabloon hierboven bevat al die onderdelen.
Wie schrijft de werkinstructie?
De persoon die de taak het best kent, samen met iemand die goed kan opschrijven. De teamleider keurt goed, en één eigenaar houdt de instructie daarna bij.
Hoe vaak moet ik een werkinstructie bijwerken?
Altijd als het werk verandert, en daarnaast op een vaste reviewdatum, bijvoorbeeld elk half jaar of jaar. Publiceer elke wijziging als nieuwe versie met een korte samenvatting.
Hoe weet ik of iedereen de nieuwe versie gelezen heeft?
Vraag om een leesbevestiging per versie. In Helpable zie je per persoon wie welke versie bevestigde en wie nog openstaat. Dat zit in elk plan van Helpable.
Kan ik een werkinstructie in Word maken?
Ja, het sjabloon hierboven werkt prima in Word of Google Docs. Lastiger wordt het bij het bijhouden: welke versie is de juiste, waar staat hij, en wie heeft hem gelezen? Een kennisbank of werkinstructie-tool lost dat op.
Kan ik met AI een werkinstructie schrijven?
AI helpt je snel aan een eerste opzet. Laat de stappen daarna altijd controleren door iemand die de taak echt doet, want alleen zij weten hoe het op jouw werkvloer gaat. In Helpable helpt de AI-schrijver met een concept dat je daarna zelf aanpast.