Kennisbank software die zichzelf bijwerkt

Een SaaS-kennisbank die bijblijft

Een kennisbank voor SaaS beantwoordt de vragen die je support elke dag krijgt: hoe een functie werkt, wat er in een abonnement zit, hoe je een instelling aanpast. Helpable schrijft die artikelen uit je documentatie en houdt ze kloppend als je een update uitbrengt, zodat gebruikers nooit lezen over een scherm dat niet meer bestaat.

Teams die tools als Zendesk Guide, Intercom Articles of Notion vergelijken voor hun helpcentrum zoeken meestal drie dingen: artikelen die makkelijk te schrijven zijn, een helpcentrum dat op hun product lijkt en antwoorden die blijven kloppen. Daar is Helpable voor gemaakt.

Helpartikelen die meegaan met je releases

De meeste helpcentra lopen achter omdat niemand na een release de artikelen bijwerkt. Helpable koppelt aan je repository en legt elke push naast de artikelen die eruit geschreven zijn. Alleen de zinnen die veranderd zijn worden herschreven, en je krijgt een kort mailtje met de oude en de nieuwe regel.

Selfservice die gebruikers vasthoudt

Gebruikers die niet vinden hoe iets werkt, openen een ticket of haken stilletjes af. Een helpcentrum dat klopt, goed doorzoekbaar is en in Google staat, geeft ze het antwoord als ze het nodig hebben. Helpable laat ook zien welke zoekvragen niets opleverden, zodat je weet wat je nog moet schrijven.

Helpartikelen schrijven met AI, uit je eigen product

De AI-schrijver van Helpable begint bij wat gebruikers echt zoeken: zoekvragen zonder antwoord, vragen aan de AI en gaten in je documentatie. Voordat hij schrijft, stelt hij een paar korte vragen over je product, bijvoorbeeld wie iets mag of wat de gebruiker ziet als het gelukt is. De antwoorden worden feiten in het artikel.

De schrijver leest je gekoppelde code en documentatie, dus een artikel klopt met hoe je product vandaag werkt. Elk concept krijgt een kwaliteitscheck: een duidelijke titel, eerst het antwoord, genummerde stappen en geen getallen die niet in je bronnen staan. Jij kijkt het na, publiceert het en kopieert de link voor de klant die het vroeg.

Een interne kennisbank voor je team

Naast het openbare helpcentrum krijgt je team een eigen kennisbank: supportscripts, releasenotes, hoe je een terugbetaling of opzegging afhandelt. Je team stelt een vraag in gewone woorden en krijgt het antwoord uit je eigen artikelen en documenten, met een link naar de bron. Met rollen bepaal je wie mag bewerken, publiceren of alleen lezen.

Werkinstructies die je team echt volgt

Werkinstructies zijn vaste werkwijzen, stap voor stap met checklists. Elke werkinstructie heeft een eigenaar en een reviewdatum, en elke wijziging blijft bewaard in de geschiedenis. Verandert een werkinstructie, dan bevestigen de mensen die hem nodig hebben dat ze de nieuwe versie gelezen hebben. Zo weet je altijd wie bij is.

Nieuwe supportcollega's inwerken met dezelfde kennis

De artikelen die je al hebt worden trainingen: korte lessen met een quiz, met AI gemaakt uit je eigen kennis. Een quiz kan vragen om één of meer antwoorden, waar of niet waar, een kort geschreven antwoord, koppelen of de juiste volgorde. Leerpaden laten nieuwe mensen automatisch instromen, certificaten laten zien wie geslaagd is en herhaaltraining start opnieuw als die verloopt.

In de resultaten zie je per persoon en per team wie klaar is, wie te laat is en hoe ze scoorden, en een leidinggevende kan aftekenen dat iemand de taak echt kan. Trainen zit in Business Plus en Business Max; elk abonnement heeft het helpcentrum, de interne kennisbank en de AI-schrijver.