Een afspraak invoeren die elders al is afgehandeld
Elke salon heeft een verleden: afspraken uit WhatsApp, uit een papieren agenda of uit het vorige systeem. Die wil je in Avana hebben voor het overzicht en voor de klantgeschiedenis, maar niet met alles wat Avana normaal in gang zet.
Daar is de schakelaar Alleen voor mijn administratie voor. Eén vinkje, en de afspraak staat gewoon in je agenda en op de klantkaart terwijl Avana verder zijn mond houdt.
Wat de schakelaar stilzet
Geen bevestigingsmail naar de klant.
Geen herinnering per e-mail of sms.
Geen reviewverzoek achteraf.
Geen automatische factuur met een echt factuurnummer.
Geen signaal "nieuwe boeking" naar je statistieken.
Wat er wel gebeurt: de afspraak staat in je agenda, telt mee in de geschiedenis van die klant en is herkenbaar aan een eigen markering op de afspraakkaart.
Waar staat hij
In de vaste voet van de afspraakmodal, direct boven de knop. Bewust daar en niet ergens hoger in het formulier: wat op het moment van klikken belangrijk is, hoort bij de knop te staan.
Automatisch aan bij een datum in het verleden
Kies je een datum die al geweest is, dan gaat de schakelaar vanzelf aan met de tekst "Deze afspraak is al geweest. Je klant krijgt geen mail, herinnering of factuur." Dat is verreweg het meest voorkomende geval. Je kunt hem alsnog uitzetten als je bewust wél wilt mailen.
Toch een factuur maken
Een administratie-afspraak krijgt geen automatische factuur, maar je kunt er handmatig wel een maken. Open de afspraak en gebruik de factuurknop in het paneel. Zo blijft de automaat uit terwijl jij de uitzondering nog steeds kunt maken. Zie Concept versus definitieve facturen.
Toch een reviewverzoek sturen
Ook dat kan handmatig vanuit het afspraakpaneel, voor het geval een klant net wel een review mag worden gevraagd. Standaard blijft het uit.
Praktijkvoorbeeld
Een kapster stapt over van een papieren agenda en wil de laatste drie maanden in Avana hebben, zodat ze bij elke klant ziet wanneer die er voor het laatst was. Ze voert zestig afspraken in met de datum in het verleden. De schakelaar gaat elke keer vanzelf aan; niemand krijgt een mail over een knipbeurt van zes weken geleden, en haar klantkaarten kloppen meteen.
Heb je veel in te voeren, kijk dan eerst naar Je klanten en afspraken importeren. Dat gaat sneller dan met de hand.
Veelgestelde vragen
Staat de afspraak wel gewoon in mijn agenda?
Ja, met een markering die aangeeft dat het een administratie-invoer is.
Telt hij mee in mijn omzetcijfers?
Hij staat bij de klant en in je agenda. Er wordt geen factuur voor gemaakt, dus in je boekhouding komt hij pas terug als je zelf een factuur maakt.
Kan ik hem later alsnog omzetten?
Je kunt handmatig een factuur maken en handmatig een reviewverzoek sturen vanuit het afspraakpaneel.
Krijgt de klant echt niets?
Klopt. Geen bevestiging, geen herinnering, geen review, geen sms.
Werkt bijbestellen bij zo'n afspraak?
Nee. Zonder bevestigingsmail is er geen beheerlink waar de klant iets bij kan zetten.
Kan ik hem gebruiken voor een afspraak in de toekomst?
Ja. Vink hem handmatig aan als je iemand wel wilt inplannen maar niet wilt mailen.