Automatisch factureren: hoe Avana je facturen maakt
Staat automatisch factureren aan, dan krijgt elke afgeronde afspraak vanzelf een factuur met alles wat de Belastingdienst vraagt: een nummer, een datum, je bedrijfsgegevens en de btw. Je vindt ze onder Facturen in de instellingen, en je zet het aan of uit bij Factuurinstellingen.
Belangrijk: klanten krijgen niets automatisch gemaild. Avana maakt de factuur; jij bepaalt of en wanneer je hem verstuurt vanuit het overzicht.
Van afspraak naar factuur
De afspraak loopt af en jij zet hem op Voltooid, of dat gebeurt vanzelf.
Er ontstaat een concept: een factuur zonder nummer, die je nog helemaal kunt aanpassen.
Op het moment dat jij hebt ingesteld wordt het concept definitief. Het krijgt een factuurnummer en staat vast.
Jij verstuurt hem naar de klant, of laat hem in je administratie staan.
Wanneer een factuur definitief wordt
Bij Factuurinstellingen kies je uit twee momenten:
Keuze | Wat er gebeurt |
|---|---|
Aan het einde van de dag | Aanbevolen. Alle facturen van die dag worden 's avonds definitief. Alles wat je overdag nog aan een bezoek toevoegt, komt op dezelfde factuur. |
Een vast aantal uren na de afspraak | Je kiest 1 tot 24 uur na de eindtijd van de afspraak. |
Tot dat moment blijft alles wat je aan een afspraak toevoegt op dezelfde factuur. Daarna komt het op een tweede factuur; zie Een behandeling of product toevoegen na de factuur.
Uitzonderingen
No-shows factureren: standaard krijgt een no-show geen factuur. Zet je het aan, dan geef je erbij welk percentage van het afspraakbedrag je in rekening brengt.
Behandelingen toevoegen ná de factuur: hiermee kun je toch nog iets bijzetten nadat de factuur definitief is. Het extra komt op een tweede factuur die tot het eerstvolgende definitief-moment nog aan te passen is, dus je houdt één nafactuur per bezoek in plaats van drie. De oorspronkelijke factuur blijft onaangeroerd.
Je bedrijfsgegevens moeten compleet zijn
Ontbreekt er iets aan je bedrijfsgegevens, dan blijven je facturen concept: ze krijgen geen nummer en zijn niet te versturen. In het scherm staat welk veld nog mist, met een knop erheen. Zodra je het aanvult, worden ze vanzelf definitief. Zie Je bedrijfsgegevens invullen voor geldige facturen.
Automatisch factureren uitzetten
Zet je het uit, dan worden er geen facturen meer uit afspraken gemaakt. De rest van het facturenscherm blijft gewoon werken: je maakt ze dan zelf aan met Nieuwe factuur. Zie Een losse factuur maken zonder afspraak.
Praktijkvoorbeeld
Een salon staat op "aan het einde van de dag". Een klant komt om 10:00 knippen en koopt bij het afrekenen nog een shampoo. Die shampoo komt op hetzelfde concept, want het is nog dezelfde dag. 's Avonds wordt de factuur definitief met nummer 2026-0184, met de knipbeurt en de shampoo erop. De volgende ochtend mailt de salon hem door naar de klant die erom vroeg.
Veelgestelde vragen
Krijgt de klant de factuur automatisch?
Nee. Je verstuurt zelf, per factuur of vanuit een selectie.
Wat als ik een afspraak vergeet af te ronden?
Dan blijft de factuur uit. Zet de afspraak alsnog op Voltooid; zie Een afspraak op Voltooid of Niet verschenen zetten.
Kan ik een concept nog aanpassen?
Ja, elk concept is te bewerken, ook een dat automatisch uit een boeking rolde.
Waarom heeft mijn factuur geen nummer?
Dan is het nog een concept, of zijn je bedrijfsgegevens niet compleet.
Tellen concepten mee in mijn omzet?
Nee. Concepten hebben geen nummer en tellen niet mee in de maandtotalen.