Notities toevoegen aan een afspraak

Bij elke afspraak kun je een interne notitie schrijven. Alleen jij en je medewerkers zien die. De klant ziet hem nooit. Handig voor extra context, voorkeuren of afspraken die je met de klant hebt gemaakt.

Waarvoor gebruik je notities?

Allergieën of gevoeligheden — "Reageert op parfum, gebruik geur-vrij product"
Voorkeuren — "Wil graag een warm drankje, liefst thee"
Afspraken rond de behandeling — "Heeft 20% gezinskorting toegezegd gekregen"
Opvolgingen — "Volgende keer zijn kleurprofiel bespreken"
Praktische info — "Komt direct uit werk, dus maximaal 45 minuten"

Een notitie toevoegen

Open je Agenda.
Klik op de afspraak.
In het detailpaneel vind je een veld Notitie.
Typ je notitie in.
Sla op (of je notitie wordt automatisch bewaard, afhankelijk van je dashboard).

Praktijkvoorbeeld

Stel je bent huidtherapeut. Een klant boekt een acne-behandeling. Tijdens de intake vertelt zij dat ze in de week voor haar afspraak haar menstruatie krijgt, en dat haar huid dan extra gevoelig is. Je opent haar afspraak en schrijft in de notitie: *"Menstrueert rond deze datum, geen actieve ingrediënten zoals retinol of BHA. Kalmerende focus."* Twee maanden later boekt ze opnieuw. Je ziet in haar klantprofiel de oude notitie, houdt daar rekening mee bij de nieuwe behandeling, en de klant voelt zich serieus genomen.

Wie ziet je notities?

Jijzelf als eigenaar, altijd
Medewerkers met dashboardtoegang, altijd
De klant: nooit

Notities zijn puur intern. Er gaat nooit iets uit naar de klant via mail.

Waar blijven notities staan?

Notities zijn gekoppeld aan de afspraak. Bij een nieuwe afspraak van dezelfde klant begin je in principe met een leeg notitieveld. Wil je iets structureels onthouden over een klant? Maak dan een eigen systeem, bijvoorbeeld door de kern steeds in de eerste regel van je notitie te plaatsen.

Het klantprofiel (onder Klanten) toont wel de volledige boekingshistorie van die klant, dus je kunt eerdere notities terugvinden door eerdere afspraken te openen.

Veelgestelde vragen

Hoelang kunnen notities zijn?

Er is geen harde limiet. Hou ze kort en praktisch, anders verlies je het overzicht.

Kan ik foto's of bestanden bij een notitie toevoegen?

Op dit moment werken notities met tekst. Voor foto's (bijvoorbeeld van een behandelresultaat) gebruik je buiten Avana om een eigen systeem of een apart dossier per klant.

Ziet een andere medewerker mijn notities direct?

Ja, alle medewerkers met dashboardtoegang zien dezelfde notities. Houd daar rekening mee als er gevoelige informatie in staat.

Blijven notities bewaard na annulering?

Ja. Een geannuleerde afspraak blijft in je agenda zichtbaar, inclusief de notitie.

Kan ik notities zoeken?

Op dit moment is er geen aparte zoekfunctie specifiek voor notities. Je kunt wel via de klantenlijst een klant openen en zijn afspraken bekijken. Lees meer in Een klant terugvinden.