Afwezigheden, vakanties en pauzes instellen
Een afwezigheid is een stuk tijd waarop er niet geboekt kan worden, terwijl je rooster verder gewoon blijft staan. Denk aan een week vakantie, een vrije middag, een cursusdag of de vaste middagpauze. Klanten zien die tijd niet meer als beschikbaar, en jij hoeft je rooster er niet voor om te gooien.
Waar stel je het in
Ga naar Instellingen en open Afwezigheden onder Je salon.
Klik op Toevoegen.
Kies of het voor de hele salon geldt of voor één teamlid.
Kies één dag, meerdere dagen of een terugkerend blok, en vul de tijden in.
Geef het een naam, bijvoorbeeld Zomervakantie of Lunch, en sla op.
Je kunt hetzelfde ook vanuit je agenda doen. Klik op het plusmenu rechtsboven en kies Pauze inplannen of Vakantie of afwezigheid. Zie Tijd blokkeren in je agenda.
Voor de hele salon of voor één persoon
Keuze | Effect |
|---|---|
Hele salon | Niemand is boekbaar in dat tijdvak. Op je boekingspagina valt de dag of het dagdeel weg. |
Eén teamlid | Alleen die persoon is niet boekbaar. Collega's blijven gewoon zichtbaar en de dag blijft open. |
Werk je alleen? kies dan gewoon de hele salon. Een afwezigheid op jouw naam en een afwezigheid voor de salon komen dan op hetzelfde neer.
Eén dag, meerdere dagen of elke week
Eén dag: een losse vrije dag of een dagdeel.
Meerdere dagen: een vakantie. Je kiest een begin- en einddatum, en alle dagen ertussen gaan dicht.
Elke week: een terugkerend blok, bijvoorbeeld iedere woensdagmiddag of de lunch van 12:30 tot 13:00.
Bij een terugkerende afwezigheid kun je later kiezen of je Alleen deze dag, Deze en alle volgende of Alle dagen in de reeks aanpast. Zo hoef je voor één uitzondering niet de hele reeks te slopen.
De hele dag of alleen een tijdvak
Vink De hele dag aan als je die dag helemaal niet werkt. Laat het uit als je alleen een deel wilt afsluiten; dan vul je een begin- en eindtijd in.
Toch iets inplannen tijdens een afwezigheid
Jij blijft baas over je eigen agenda. Plan je vanuit het dashboard een afspraak in een geblokkeerd tijdvak, dan zegt Avana dat je in "Zomervakantie" plant en heet de knop Toch inplannen. Indrukken is de bevestiging; er komt geen tweede vraag. Klanten kunnen dat niet: voor hen blijft de tijd dicht.
Een afwezigheid weghalen
Open de afwezigheid en kies Verwijderen. Wat je verwijdert, komt meteen weer vrij voor online boekingen. Bij een reeks vraagt Avana eerst of het om die ene dag gaat of om de hele reeks.
Wat er gebeurt met afspraken die er al staan
Een afwezigheid haalt bestaande afspraken niet weg. Die blijven staan en je klant merkt er niets van. Wil je die afspraken kwijt, verzet of annuleer ze zelf. Bij annuleren krijgt je klant bericht; zie Een afspraak annuleren vanuit je dashboard.
Praktijkvoorbeeld
Een schoonheidssalon gaat drie weken dicht in augustus en heeft daarnaast elke woensdag een vrije middag vanaf 13:00. Dat zijn twee afwezigheden: één van 5 tot en met 25 augustus voor de hele salon met De hele dag aan, en één terugkerend blok op woensdag van 13:00 tot sluitingstijd. De vaste klant die op 12 augustus wil boeken, ziet die dag simpelweg niet meer staan.
Veelgestelde vragen
Verdwijnen bestaande afspraken door een afwezigheid?
Nee. Alleen nieuwe boekingen worden geblokkeerd. Bestaande afspraken blijven staan tot je ze zelf verzet of annuleert.
Kan ik een vakantie voor één medewerker instellen?
Ja. Kies bij het toevoegen die persoon in plaats van de hele salon.
Hoe zet ik een middagpauze in?
Als terugkerende afwezigheid van bijvoorbeeld 12:30 tot 13:00, elke week op de dagen dat je werkt.
Kan ik zelf nog boeken tijdens een vakantie?
Ja. Vanuit het dashboard krijg je een melding en heet de knop Toch inplannen.
Wat is het verschil met een blokkade in de agenda?
Niets wezenlijks. Een blokkade vanuit de agenda en een afwezigheid uit de instellingen komen in dezelfde lijst terecht.
Krijgen klanten bericht als ik op vakantie ga?
Nee. Een afwezigheid stuurt niets. Wil je dat je klanten het weten, zet het dan in je boekingstekst of stuur een bericht.