Een afspraak verplaatsen
Een afspraak moet soms naar een andere dag of tijd. Je kunt dat zelf doen vanuit je agenda. De klant krijgt automatisch een mail met de nieuwe datum en tijd.
Wanneer verplaats je zelf?
- De klant belt of appt dat hij later komt
- Je hebt zelf iets tussendoor gekregen waardoor een tijd niet meer past
- Je wilt een afspraak ruilen met een andere klant
Klanten kunnen ook zelf wijzigen via de link in hun bevestigingsmail. Lees meer in Hoe klanten zelf een afspraak wijzigen.
Een afspraak verplaatsen
- Open je Agenda.
- Klik op de afspraak.
- In het detailpaneel klik je op Verplaatsen.
- Kies een nieuwe datum.
- Kies een nieuwe tijd uit de beschikbare slots.
- Klik op Bevestigen.
De afspraak staat op de nieuwe plek en de klant ontvangt een mail met de wijziging.
Slepen in dag- of weekweergave
In de dag- of weekweergave kun je ook slepen. Pak de afspraak vast en sleep hem naar een ander tijdslot. Laat los op de gewenste tijd en bevestig. Dit werkt op laptop en tablet, niet op telefoon.
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent wimperspecialiste. Een klant heeft om 10:00 op donderdag een bijwerking van haar volumelashes geboekt. Op woensdag belt ze dat ze pas om 11:30 kan. Je opent je agenda, klikt op haar afspraak, kiest Verplaatsen, selecteert donderdag 11:30 en bevestigt. De klant krijgt direct een mail met de nieuwe tijd. In je agenda verdwijnt de 10:00-slot en verschijnt de nieuwe om 11:30.
Wat Avana controleert
Avana voorkomt conflicten bij het verplaatsen. Je kunt een afspraak niet zetten:
- Buiten je openingstijden
- Bovenop een andere afspraak
- In een blokkeertijd
- Zonder rekening te houden met buffertijd
Bij een conflict krijg je een melding en kies je een ander moment. Lees meer in Buffertijd tussen afspraken.
Wat de klant ontvangt
Een mail met:
- De oude datum en tijd
- De nieuwe datum en tijd
- De dienst
- Je bedrijfsnaam
- Een link om zelf nog verder te wijzigen als nodig
Veelgestelde vragen
Wordt een betaalde afspraak opnieuw betaald na verplaatsen?
Nee. De bestaande betaling blijft gekoppeld aan de afspraak, ook na verplaatsen naar een nieuwe datum of tijd.
Kan ik een afspraak naar een datum in het verleden zetten?
Nee. Avana staat geen afspraken in het verleden toe.
Kan ik een afspraak verplaatsen naar een andere medewerker?
Op dit moment zitten afspraken in één gedeelde agenda. Koppelen aan een specifieke medewerker is nog niet beschikbaar.
Hoe vaak kan ik dezelfde afspraak verplaatsen?
Onbeperkt. Bij elke verplaatsing gaat er een nieuwe bevestiging naar de klant.
Kan een medewerker afspraken verplaatsen?
Ja. Medewerkers met dashboardtoegang hebben dezelfde mogelijkheden als jij als eigenaar.
Wordt een klant automatisch gemaild bij elke verplaatsing?
Ja. Er gaat elke keer automatisch een bevestiging uit. Dat kun je niet uitschakelen per afspraak.