Een afspraak blijft op Wacht op betaling staan
Een afspraak met status Wacht op betaling is aangemaakt, maar de betaling is niet afgerond. Soms is dat tijdelijk (de klant probeert het dadelijk opnieuw), soms is er iets misgegaan. Hier lees je wat je kunt doen.
Wanneer een afspraak op Wacht op betaling blijft staan
- Een online boeking waarbij de klant de betaling heeft afgebroken of er een technisch probleem was
- Een handmatige afspraak met online betalen aan, waarbij de klant nog niet op de betaalknop heeft geklikt
- Een afspraak waarbij de bank van de klant heeft geweigerd
Wat te doen
Optie 1: Wacht even
Als de afspraak recent is aangemaakt (binnen laatste uur), geef de klant de tijd. Betalingen kunnen soms even duren door banksystemen. Check over een half uur opnieuw.
Optie 2: Neem contact op
Als het na een uur nog steeds *Wacht op betaling* is, stuur de klant een bericht:
> *"Hoi [naam], ik zie dat je boeking voor [datum] nog niet helemaal rond is omdat de betaling niet is afgerond. In je bevestigingsmail zit een betaalknop die je eventueel nog kunt gebruiken. Kom je eruit?"*
Optie 3: Annuleer de afspraak
Als de klant niet reageert en je inschatting is dat hij afhaakt, annuleer de afspraak zodat het tijdslot vrij komt. Lees meer in Een afspraak annuleren vanuit je dashboard.
Optie 4: Laat staan als je de klant kent
Als de afspraak van een vaste klant is die mondeling bevestigde, kun je laten staan. Rekenen doe je dan bij hem aan de kassa of per factuur. De status blijft *Wacht op betaling* en dat is geen probleem.
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent tattoo-artiest. Een nieuwe klant boekt op maandagochtend een *Kleine tattoo* voor zaterdag. Om 10:00 zie je de boeking verschijnen, status *Wacht op betaling*. Je wacht tot 11:00, status is nog steeds zo. Je stuurt hem een berichtje: *"Hey, ik zie dat je boeking niet afgerond is qua betaling. Kom je eruit of zal ik hem annuleren?"*. Om 13:00 krijg je: *"Sorry, Apple Pay werkte niet. Zojuist opnieuw geprobeerd met iDEAL, gelukt!"*. In je agenda is de status nu *Betaald*. Alles goed.
Ander voorbeeld: een klant heeft op vrijdag geboekt, *Wacht op betaling*, en reageert niet op je bericht na 3 dagen. Op maandag annuleer je de afspraak zodat andere klanten dat slot kunnen boeken.
De betaalknop in de bevestigingsmail
Als je online betalen aan hebt staan, heeft de klant in zijn bevestigingsmail een betaalknop. Hij kan daar op klikken om alsnog te betalen, ook dagen later. Zodra hij via die knop betaalt, springt de status automatisch naar *Betaald*.
Lees meer in Handmatige afspraken en online betalen combineren en Wacht op betaling: wat betekent het.
Kan ik de klant vragen opnieuw te boeken?
Ja, dat kan. Soms is dat simpeler dan proberen een bestaande onafgeronde boeking te redden. Annuleer de oude en vraag de klant opnieuw te boeken. Bij een nieuwe boeking begint de betaling vers.
Waarom annuleert Avana dit niet zelf?
Bewust niet. Sommige salons willen afspraken op *Wacht op betaling* laten staan omdat ze de klant kennen en weten dat hij later betaalt. Automatisch annuleren zou ook die gevallen raken. De keuze ligt bij jou.
Veelgestelde vragen
Hoe lang kan een afspraak op Wacht op betaling staan?
Er is geen automatische verlooptijd. Zolang je niks doet, blijft hij staan.
Kan ik handmatig op Betaald zetten als de klant cash heeft betaald?
In principe wordt de status automatisch bijgewerkt bij Stripe-betalingen. Voor cash-betalingen kun je de status handmatig aanpassen in het detailpaneel van de afspraak. Lees meer in Afspraakstatussen begrijpen.
Telt een Wacht op betaling afspraak in mijn agenda-beschikbaarheid?
Ja. Die tijd is bezet voor nieuwe klanten. Ze kunnen dat slot niet boeken.
Krijgt de klant zelf een herinnering om alsnog te betalen?
Nee. Avana stuurt geen automatische betaalherinneringen. Dat regel je zelf via een berichtje.
Wordt de klant gemaild als ik de afspraak annuleer?
Ja, net als bij andere annuleringen krijgt hij automatisch bericht.
Kan ik filteren op alle afspraken met Wacht op betaling?
Ja. In je agenda of klantenoverzicht kun je filteren op status. Zo zie je snel welke openstaande betalingen er zijn.