Een afspraak annuleren vanuit je dashboard
Soms moet een afspraak niet doorgaan. Je kunt hem zelf annuleren vanuit je agenda. De klant krijgt automatisch bericht over de annulering.
Een afspraak annuleren
- Open je Agenda.
- Klik op de afspraak.
- In het detailpaneel klik je op Annuleren.
- Bevestig dat je de afspraak wilt annuleren.
De afspraak krijgt de status Geannuleerd. De klant ontvangt direct een mail.
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent tattoo-artiest en je staat om 14:00 op vrijdag een cover-up ingepland. Op donderdag wordt je ziek. Je opent je agenda, klikt op de afspraak, kiest Annuleren en bevestigt. De klant ontvangt een mail dat zijn afspraak niet doorgaat. Je pakt vervolgens de telefoon om persoonlijk uit te leggen wat er aan de hand is en een nieuwe datum te plannen zodra je beter bent.
Wat de klant ontvangt
Een mail met:
- De datum en tijd van de geannuleerde afspraak
- De dienst
- Je bedrijfsnaam
Er staat geen reden in de mail. Wil je de klant uitleggen waarom je annuleert? Bel of app hem zelf nog even.
De afspraak in je agenda
Een geannuleerde afspraak verdwijnt niet direct uit je agenda, maar krijgt een doorgehaalde weergave. Zo kun je later nog terugzien dat er iets gepland stond. Het tijdslot is weer beschikbaar voor nieuwe boekingen.
Als de klant al betaald heeft
Avana betaalt niet automatisch terug bij annulering. Wil je het bedrag terugstorten? Dat doe je handmatig via dezelfde afspraak. Lees meer in Een terugbetaling verwerken.
Kan de klant ook zelf annuleren?
Ja, via de link in zijn bevestigingsmail. Dat is ook de gebruikelijke route. Lees meer in Hoe klanten zelf een afspraak annuleren.
Let op: als je een annuleringstermijn hebt ingesteld, kan de klant binnen dat venster zelf niet meer annuleren. Jij kunt vanuit het dashboard altijd annuleren, ook binnen het venster. Lees meer in Annuleringstermijn instellen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een annulering ongedaan maken?
Nee. Een annulering kan niet worden teruggedraaid. Je kunt wel een nieuwe afspraak aanmaken op hetzelfde tijdstip. Gebruik dezelfde klantgegevens zodat zijn historie kloppend blijft.
Krijgt de klant automatisch zijn geld terug?
Nee. Annuleren stopt de afspraak, maar de betaling blijft staan tot je handmatig terugbetaalt.
Blijft de klant in mijn klantenlijst staan?
Ja. Ook met alleen geannuleerde afspraken blijft de klant in je overzicht. De geannuleerde afspraak telt niet mee in het aantal voltooide bezoeken.
Kan ik meerdere afspraken tegelijk annuleren?
Op dit moment annuleer je afspraken één voor één. Voor een langere afwezigheid kun je beter blokkeertijd gebruiken voor alle toekomstige dagen en klanten vragen om te verzetten. Lees meer in Blokkeertijd instellen.
Wordt het bedrag van de afspraak teruggestort op het saldo van mijn abonnement?
Nee. Het abonnement en de afspraakbetalingen zijn twee verschillende betalingsstromen. Annuleren en terugbetalen van een klant heeft geen effect op je abonnement.