De follow-up e-mail 24 uur na de afspraak
Avana stuurt automatisch een follow-up mail 24 uur na elke afspraak die doorging. Doel: een kans geven op een review én de klant makkelijk terug laten boeken.
Wat erin staat
- Een kort bedankje voor het bezoek
- Een link om een review achter te laten (sterrenscore en optioneel een tekst)
- Een link naar je boekingspagina voor een volgende afspraak
Wanneer precies?
Ongeveer 24 uur na het geplande eindmoment van de afspraak. Was de afspraak gisteren van 14:00 tot 15:00? Dan gaat de mail vandaag rond 15:00 uit.
Wie krijgt hem?
Elke klant van wie de afspraak is geweest, waarvan een e-mailadres bekend is. Zowel online boekingen als handmatige afspraken met e-mailadres.
Wanneer geen follow-up?
- Geannuleerde afspraken: geen follow-up
- Niet-verschenen afspraken: geen follow-up (je hebt hem dan handmatig op *Niet verschenen* gezet)
- Afspraken zonder e-mailadres: geen follow-up mogelijk
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent wenkbrauwspecialiste. Een klant had op woensdagmiddag om 14:00 *Henna brows*. De afspraak eindigde om 15:00. Op donderdag om 15:00 krijgt ze automatisch een mail: *"Bedankt voor je bezoek bij Brows by Julia! Wil je een review achterlaten?"* met een sterrenlink. Ze klikt erop, geeft 5 sterren en typt: *"Super resultaat, zulke mooie brows! Echt een aanrader."* De review verschijnt direct in je dashboard en op je publieke boekingspagina.
Reviews verzamelen zonder moeite
Zelf klanten om een review vragen voelt soms ongemakkelijk. Deze automatische flow doet het voor je. Gemiddeld klikken veel klanten op de reviewlink als ze tevreden waren, vooral omdat de vraag precies op het juiste moment komt (nog vers in hun geheugen).
Wat als een klant meerdere afspraken heeft gehad?
Elke voltooide afspraak krijgt zijn eigen follow-up mail. Als een klant elke maand bij jou komt, krijgt hij na elke afspraak een reviewverzoek. Dat kan voelen als veel mails als iemand elke week komt. Neem contact op via de helppagina als je dat voor jouw account wilt aanpassen.
De reviewlink werkt 30 dagen
De reviewlink in de follow-up mail is 30 dagen geldig. Daarna werkt hij niet meer. Lees meer in De reviewlink werkt niet meer.
Veelgestelde vragen
Kan ik de tekst van de follow-up mail aanpassen?
Op dit moment niet. De mail is standaard met je bedrijfsnaam en de klantnaam automatisch ingevuld.
Kan ik de follow-up mail uitzetten?
Standaard staat hij aan en levert reviews op die je helpen. Voor uitschakelen in specifieke gevallen kun je contact opnemen via de helppagina.
Komt de mail ook voor een *Wacht op betaling* afspraak die nooit werd betaald?
Nee. Alleen bij afspraken met status *Betaald* of *Voltooid* stuurt Avana een follow-up.
Krijg ik zelf ook een kopie van de follow-up?
Nee. De follow-up is gericht aan de klant.
Wat als de klant al een review heeft gegeven?
Dan werkt de reviewlink nog steeds als een verwijzing naar zijn bestaande review. Hij kan die openen en eventueel aanpassen zolang de link geldig is. Lees meer in Hoe klanten een review achterlaten.
Werkt deze mail ook bij handmatige afspraken?
Ja, zolang er een e-mailadres is ingevuld en de afspraak is doorgegaan (status op *Betaald* of *Voltooid*).