Een afspraak op Voltooid of Niet verschenen zetten

Nadat een afspraak is geweest, kun je de status aanpassen naar Voltooid of Niet verschenen. Dat is niet verplicht, maar wel handig voor je overzicht en rapportages. Je ziet dan later makkelijk hoeveel afspraken doorgingen en hoeveel no-shows je had.

Waarom aanpassen?

• Voltooid laat zien dat de afspraak is gegaan zoals gepland. Het telt mee in je klantgeschiedenis als een succesvol bezoek.
• Niet verschenen zegt dat de klant niet kwam opdagen. Handig om patroon in no-shows te zien.

Een afspraak op Voltooid zetten

1. Open je Agenda.
2. Klik op de afspraak.
3. In het detailpaneel staat de huidige status. Kies Voltooid in het statusmenu.
4. Bevestig.

De afspraak is nu gemarkeerd als afgerond. In je klantenoverzicht telt dit bezoek mee als voltooid.

Een afspraak op Niet verschenen zetten

Dezelfde stappen, alleen kies je Niet verschenen in het statusmenu.

Praktijkvoorbeeld

Stel je bent barbier op zaterdagavond. Je hebt 8 afspraken gehad vandaag. Zeven zijn doorgegaan, één klant is niet komen opdagen. Aan het einde van de dag loop je door je agenda en zet je de 7 voltooide afspraken op Voltooid en de no-show op Niet verschenen. Een maand later zie je in je klantenoverzicht dat die ene klant twee keer niet is komen opdagen. Je besluit die klant volgende keer te vragen om vooraf te betalen.

Moet ik elke afspraak zo afsluiten?

Technisch: nee. Je agenda werkt ook zonder dat je iets aanpast. Maar praktisch: ja, aan het einde van elke werkdag 5 minuten doornemen loont. Je houdt dan een nauwkeurig overzicht van wat er echt gebeurd is, handig voor facturatie, rapportages of gesprekken met klanten.

Wat gebeurt er automatisch?

Avana past de status niet automatisch aan wanneer een afspraak in het verleden ligt. Een afspraak van gisteren blijft op Betaald of Gepland staan tot jij hem aanpast. De statuswijziging is dus altijd handmatig.

Waar zie je het terug?

• In je agenda: Voltooide afspraken zien er hetzelfde uit, niet-verschenen afspraken krijgen vaak een ander kleur of doorhaling.
• In je klantenoverzicht: Voltooide afspraken tellen mee in het aantal bezoeken per klant. Niet verschenen afspraken tellen niet mee in bezoeken maar blijven zichtbaar in de historie.
• In rapportages (als aanwezig): aantal voltooide afspraken en no-shows.

Veelgestelde vragen

Kan een klant zien dat ik zijn afspraak als Niet verschenen heb gemarkeerd?

Nee. De status is intern. De klant ziet alleen dat zijn afspraak voorbij is, niet hoe jij hem hebt afgerond.

Krijgt een klant een mail bij een no-show?

Nee. Avana stuurt geen automatische no-show mail. Wil je hem zelf aanschrijven? Doe dat via zijn contactgegevens in zijn klantprofiel.

Kan ik een no-show later alsnog als Voltooid markeren?

Ja. Kwam de klant toch nog, bijvoorbeeld een uur te laat? Zet hem dan op Voltooid. De status kan altijd worden aangepast.

Telt een Niet verschenen afspraak nog in mijn omzet?

De betaling blijft staan tot je terugbetaalt of anders besluit. Als de klant had vooruitbetaald en niet kwam opdagen, mag je zelf beslissen of je terugbetaalt of het bedrag houdt. Lees meer in Een terugbetaling verwerken.

Kan ik meerdere afspraken in één keer op Voltooid zetten?

Op dit moment pas je statussen één voor één aan. Aan het einde van de dag even doorklikken is het meest praktische.