Wanneer wordt een factuur definitief?
Een factuur begint als concept en wordt op een moment dat jij kiest definitief. Vanaf dat moment krijgt hij een factuurnummer, staat hij vast en telt hij mee in je administratie. Je stelt het moment in bij Factuurinstellingen.
De twee momenten
Keuze | Wanneer | Voor wie |
|---|---|---|
Aan het einde van de dag | 's Avonds, voor alle facturen van die dag. | De meeste salons. Alles wat je overdag nog verkoopt komt op dezelfde factuur. |
Een vast aantal uren | 1 tot 24 uur na de eindtijd van de afspraak. | Als je liever kort na het bezoek afsluit. |
Wat het verschil betekent
Tot het definitief-moment is het concept vrij te wijzigen: een regel erbij, een korting erop, een verkeerde prijs corrigeren. Daarna kan dat niet meer, en gaat een wijziging via een correctie met een creditnota. Zie Een factuur crediteren of corrigeren.
Zelf eerder definitief maken
Wil je niet wachten, kies dan Definitief maken in het menu van de rij. Handig als een klant meteen om een factuur vraagt. Je kunt het ook voor een hele selectie tegelijk doen; zie Facturen zoeken, selecteren en in bulk afhandelen.
De factuurdatum
De datum op de factuur kies je zelf bij het maken of corrigeren. Het scherm zegt erbij wat die keuze betekent voor je boekhouding. Een correctie mag niet vóór de datum van de oorspronkelijke factuur liggen; dat wordt geweigerd.
Praktijkvoorbeeld
Een salon staat op "einde van de dag". Om 14:00 komt een klant terug omdat ze de conditioner ook wil. De verkoop komt op hetzelfde concept van die ochtend. Om 20:00 wordt de factuur definitief met beide regels erop, en niet als twee losse facturen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een definitieve factuur verwijderen?
Nee. Wel crediteren; dan blijft de administratie kloppen.
Kan ik een concept verwijderen?
Ja. Er is nog geen nummer toegekend, dus er blijft niets van bewaard.
Verandert het instellen met terugwerkende kracht iets?
Nee, de instelling geldt voor nieuwe facturen.
Wat gebeurt er als mijn gegevens niet compleet zijn?
Dan blijft alles concept tot je ze aanvult. Daarna worden ze vanzelf definitief.
Kan ik de datum op een definitieve factuur nog wijzigen?
Niet rechtstreeks. Dat gaat via een correctie, die een eigen datum krijgt.
Waarom staat mijn factuur op "Concept" terwijl de afspraak al geweest is?
Het definitief-moment is nog niet bereikt, of je bedrijfsgegevens missen nog iets.