Afspraakstatussen begrijpen
Elke afspraak in Avana heeft een status. De status vertelt in één oogopslag waar de afspraak in het proces staat. Sommige statussen worden automatisch gezet, andere kun jij zelf aanpassen.
De statussen op een rij
Wacht op betaling
De afspraak is aangemaakt, maar de betaling staat nog open. Dit kom je tegen bij:
- Een handmatige afspraak waar je online betalen aan hebt staan en de klant moet nog op de betaalknop klikken in zijn bevestigingsmail
- Een online boeking waarbij de klant de betaling onderbroken heeft
De afspraak blijft gewoon in je agenda staan. Zodra de klant alsnog betaalt, springt de status naar *Betaald*. Lees meer in Wacht op betaling: wat betekent het.
Betaald
De klant heeft online betaald. De afspraak is bevestigd en staat op de planning.
Gepland
Een handmatige afspraak zonder online betaling. Hij staat in de agenda, maar er is niets afgerekend via Avana. Afrekenen regel je zelf (bijvoorbeeld cash of pin).
Voltooid
De afspraak is geweest. Je kunt afspraken handmatig op *Voltooid* zetten vanuit het detailpaneel. Handig voor een nette rapportage van hoeveel klanten je hebt gehad.
Geannuleerd
De afspraak is afgezegd. Dat kan door jou, door een medewerker of door de klant zelf. Het tijdslot is weer vrij voor nieuwe boekingen.
Niet verschenen
De klant is niet komen opdagen. Je zet dit handmatig in. Handig om later te kunnen zien hoeveel no-shows je hebt gehad.
Status aanpassen
- Open je Agenda.
- Klik op de afspraak.
- In het detailpaneel zie je de huidige status.
- Kies een nieuwe status uit het keuzemenu.
- Bevestig.
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent barbier. Je klant Mustafa heeft om 11:00 een afspraak voor Knippen. Hij heeft online betaald, dus de status is Betaald. Hij komt op tijd en na zijn afspraak zet je de status op Voltooid. Een paar dagen later heeft je klant Rachid om 14:00 een afspraak voor Knippen. Hij komt niet opdagen. Je opent zijn afspraak en zet de status op Niet verschenen. Over een maand kun je in je klantenlijst terugzien hoeveel Rachid-achtige no-shows je hebt gehad.
Filteren op status
In je agenda en klantenoverzicht kun je filteren op status. Handig om te zien hoeveel afspraken er bijvoorbeeld op *Wacht op betaling* staan, of hoeveel no-shows in de afgelopen maand.
Veelgestelde vragen
Wat als ik vergeet een status aan te passen?
Geen ramp. De afspraak blijft op zijn huidige status staan. Alleen in rapportages zie je minder *Voltooid*. Je kunt de status altijd later aanpassen.
Kan ik een status terugzetten?
Ja. In het detailpaneel kies je gewoon een andere status. De wijziging is direct zichtbaar.
Gaat een afspraak automatisch naar *Voltooid* na de geplande tijd?
Niet per afspraak. Sommige rapportages en de follow-up e-mail werken wel op basis van "afspraak in het verleden", ongeacht de status. Lees meer in De follow-up e-mail 24 uur na de afspraak.
Welke status gebruik ik als een klant laat cancelt?
Dan zet je de status op Geannuleerd (vanuit het dashboard) of je laat de klant zelf annuleren via de link in zijn mail. Wil je de klant wel verantwoordelijk houden? Overweeg niet terug te betalen, of zet de status op Niet verschenen als hij helemaal niks heeft laten weten.
Zien klanten de status?
Klanten zien hun eigen afspraak via de link in de bevestigingsmail. Ze zien of de afspraak gepland, geannuleerd of voltooid is. Ze zien geen interne notities die jij erbij schrijft.