De herinneringsmail 4 uur voor de afspraak
Avana stuurt automatisch een herinneringsmail 4 uur voor elke afspraak. Zo voorkom je dat klanten hun afspraak vergeten en daalt het aantal no-shows.
Wat erin staat
- Je bedrijfsnaam
- De dienst die de klant heeft geboekt
- Datum en tijd
- Duur van de afspraak
- Je adres als je op een vaste locatie werkt
- Een link om zelf nog te wijzigen of annuleren
Wanneer precies?
Exact 4 uur voor het startmoment van de afspraak. Heeft de klant om 14:00 een afspraak? Dan krijgt hij de mail rond 10:00.
Wie krijgt hem?
Elke klant met een toekomstige afspraak op een e-mailadres dat bekend is. Handmatige afspraken krijgen ook een herinnering, zolang je een e-mailadres hebt ingevuld.
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent barbier. Een klant heeft op vrijdag om 16:00 een *Knippen*-afspraak. Om 12:00 op vrijdag krijgt hij automatisch de herinneringsmail in zijn inbox. Hij zag net zijn agenda, dacht even niet aan de afspraak, en nu leest hij de herinnering. Hij vertrekt op tijd, komt rustig binnen. Zonder jouw automatische mail was hij misschien later geweest of had hij het helemaal vergeten.
Wat als de afspraak binnen 4 uur wordt gemaakt?
Boekt iemand 's ochtends om 10:00 een afspraak voor diezelfde middag om 12:00? Dan is er maar 2 uur verschil en krijgt hij geen aparte herinnering meer. De bevestigingsmail direct na het boeken is dan de feitelijke herinnering.
Klant zegt dat hij geen herinnering kreeg?
Meestal ligt dat aan de spam-map. Check met de klant:
- Staat de mail in zijn spam/ongewenst?
- Heeft hij een filter dat
@getavana.comblokkeert? - Heeft hij daadwerkelijk een e-mailadres ingevuld bij het boeken?
Lees meer bij E-mails komen niet aan.
Veelgestelde vragen
Kan ik de tijd van 4 uur aanpassen?
Op dit moment is de tijd vast op 4 uur. Voor een andere instelling neem contact op via de helppagina.
Kan ik de herinneringsmail helemaal uitzetten?
De herinnering staat standaard aan en helpt tegen no-shows. Voor uitschakelen in specifieke situaties kun je contact opnemen.
Werkt dit ook voor handmatige afspraken?
Ja, zolang je een e-mailadres bij de afspraak hebt ingevuld.
Krijgt de klant maar één herinnering?
Ja. Eén mail, 4 uur voor de afspraak.
Krijgen klanten een herinnering als hun afspraak is geannuleerd?
Nee. Geannuleerde afspraken triggeren geen herinnering meer.
Krijgen klanten een SMS in plaats van mail?
Standaard niet. SMS-herinneringen zijn een aparte optie, credit-gebaseerde uitbreiding. Neem contact op via de helppagina voor meer info.
Wat als een klant zijn afspraak verplaatst na ontvangst van de herinnering?
Als hij na ontvangst van de herinnering alsnog verplaatst, geldt de herinnering voor de oorspronkelijke afspraak. Bij de nieuwe datum krijgt hij weer 4 uur van tevoren een herinnering (als die nieuwe tijd meer dan 4 uur in de toekomst ligt).