Handmatig een afspraak toevoegen
Niet elke klant boekt online. Iemand belt, loopt binnen of appt, en dan zet je de afspraak zelf in je agenda. Dat gaat via dezelfde modal, of je nu op een leeg tijdvak klikt of op de knop rechtsboven.
Een afspraak inplannen
Klik in je agenda op het tijdvak waar de afspraak moet komen, of gebruik Nieuwe afspraak in het plusmenu rechtsboven.
Vul de naam van de klant in. Bestaat de klant al, dan vult Avana de rest aan en zie je wanneer die persoon voor het laatst is geweest.
Kies één of meer diensten, en eventueel extra's en producten.
Controleer datum, tijd en medewerker.
Klik op Afspraak maken.
Meerdere diensten: je kunt in één afspraak meerdere behandelingen zetten. De duur telt op en het totaal onderaan loopt mee.
Wat er automatisch gebeurt
Zodra je opslaat, krijgt de klant een bevestigingsmail met een beheerlink, komt de afspraak in de reeks herinneringen terecht en wordt er na afloop een reviewverzoek klaargezet. Ook een afspraak die jij zelf hebt ingepland telt daarin mee; dat gold vroeger alleen voor online boekingen.
Heeft de klant geen e-mailadres, dan zegt de modal dat er geen mail uitgaat. De afspraak komt er gewoon in.
Klant betaalt vooraf
In de modal staat een schakelaar Klant betaalt vooraf. Staat die aan, dan krijgt de klant een betaallink per e-mail en wordt de afspraak bevestigd zodra de betaling binnen is. Staat hij uit, dan betaalt de klant op locatie. Zie Handmatige afspraken en online betalen combineren.
Een afspraak in het verleden
Een datum die al geweest is, kun je gewoon kiezen. Avana zet dan vanzelf de schakelaar Alleen voor mijn administratie aan, zodat je klant geen bevestiging krijgt voor een bezoek dat al plaatsgevonden heeft. Zie Een afspraak invoeren die elders al is afgehandeld.
Buiten je openingstijden
Valt het gekozen moment buiten je rooster of in een afwezigheid, dan zegt Avana dat en heet de knop Toch inplannen. Zie Een afspraak buiten je openingstijden inplannen.
Interne notitie
Onderin staat een veld voor een interne notitie. Die is alleen zichtbaar voor jou en je team en komt nooit in een mail naar de klant. Heeft de klant al notities op zijn kaart staan, dan zie je dat bovenaan de modal. Zie Notities toevoegen aan een afspraak.
Kamer en medewerker
Werk je met behandelkamers, dan kies je hier ook de kamer. Staat er Geen kamer, dan hangt de afspraak alleen aan de medewerker. Zie Behandelkamers instellen.
Praktijkvoorbeeld
Een klant belt om half vijf voor morgenochtend negen uur. De salon klikt in de agenda op 09:00, typt de naam, ziet dat het een bestaande klant is met een notitie over een gevoelige hoofdhuid, kiest "Knippen, halflang" en drukt op Afspraak maken. De klant heeft binnen een minuut een bevestiging met de mogelijkheid om zelf te verzetten.
Veelgestelde vragen
Krijgt de klant een bevestiging?
Ja, als er een e-mailadres bij staat en de schakelaar Alleen voor mijn administratie uit staat.
Kan ik meerdere diensten in één afspraak zetten?
Ja. De duur telt op en het totaal loopt mee onderaan.
Kan ik een afspraak in het verleden invoeren?
Ja. Avana zet dan vanzelf de administratie-schakelaar aan.
Wat als de klant geen e-mailadres heeft?
De afspraak komt er gewoon in, maar er gaat geen mail uit. De modal waarschuwt je daarvoor.
Telt zo'n afspraak mee in mijn omzet?
Ja, net als een online boeking. Tenzij je hem als administratie-afspraak invoert; dan komt er geen factuur bij.
Kan mijn medewerker dit ook?
Ja, voor zichzelf. Voor afspraken van collega's is het recht "Mag afspraken van anderen aanpassen" nodig.