Handmatig een afspraak toevoegen
Niet elke afspraak komt binnen via je boekingspagina. Een vaste klant belt, iemand loopt binnen, of je maakt de afspraak telefonisch. In zulke gevallen voeg je de afspraak zelf toe in je agenda.
Een handmatige afspraak werkt anders dan een online boeking: er wordt niets afgerekend bij het aanmaken. De afspraak staat direct in je agenda. Als je een e-mailadres van de klant invult, krijgt hij een bevestigingsmail. Zo niet, dan gaat er niets uit.
Stap voor stap
- Open je dashboard en ga naar je Agenda.
- Klik op een leeg tijdslot in de agenda. Op een laptop kun je ook met de rechtermuisknop klikken voor een contextmenu met *Afspraak toevoegen*.
- Kies de dienst uit je lijst. De duur en prijs worden automatisch ingevuld.
- Controleer datum en tijd, pas aan als nodig.
- Vul de naam van de klant in.
- Vul optioneel het e-mailadres en telefoonnummer in.
- Klik op Toevoegen.
De afspraak staat nu in je agenda.
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent kapper. Een vaste klant belt je dinsdagochtend om te vragen of hij donderdag om 14:00 langs kan komen voor een knipbeurt. Je opent je agenda, klikt op het tijdslot van 14:00 op donderdag, kiest *Knippen*, vult zijn naam en e-mailadres in en klikt op Toevoegen. De afspraak staat binnen 10 seconden in je agenda en de klant krijgt direct een bevestigingsmail. Geen geheugen-gedoe, geen losse briefjes.
Als je online betalen aan hebt staan
Heb je online betalen ingeschakeld? Dan krijgt de klant een bevestigingsmail met een knop om te betalen. De afspraak staat op Wacht op betaling. Zodra de klant via die knop betaalt, springt de status naar Betaald.
Betaalt de klant niet? Dan blijft de afspraak staan. Hij wordt niet automatisch geannuleerd. Je kunt zelf kiezen wat je doet: de klant herinneren, laten afrekenen bij de afspraak zelf, of de afspraak annuleren als het niet doorgaat.
Lees meer over deze flow in Handmatige afspraken en online betalen combineren en Wacht op betaling: wat betekent het.
Als je geen e-mailadres invult
Dan stuurt Avana niets naar de klant. De afspraak staat alleen in jouw agenda. Bel of app de klant zelf even om de afspraak te bevestigen. Ook bij het maken van de afspraak met jou aan de telefoon is dit handig: je notuleert de afspraak direct in je agenda en bevestigt mondeling.
Waar Avana op let
Avana voorkomt dat je een afspraak op een onmogelijke plek zet:
- Niet buiten je openingstijden
- Niet bovenop een andere afspraak
- Niet in een blokkeertijd
- Rekening houdend met buffertijd tussen afspraken
Bij een conflict krijg je een melding. Kies dan een ander moment of pas de blokkeertijd aan.
De afspraak terugvinden
- In je Agenda op de geplande datum en tijd
- In je Klanten-overzicht — de klant verschijnt automatisch in de lijst
Boekt dezelfde klant later online met hetzelfde e-mailadres? Dan worden zijn boekingen samengevoegd onder één klantprofiel, zodat de hele geschiedenis bij elkaar blijft. Lees meer in Dezelfde klant onder één profiel houden.
Veelgestelde vragen
Worden er servicekosten gerekend voor een handmatige afspraak?
Nee. Servicekosten gelden alleen voor afspraken die klanten zelf online boeken via je publieke pagina. Ook bij de betaalknop uit de bevestigingsmail worden servicekosten berekend zoals bij elke online betaling.
Kan de klant achteraf alsnog betalen?
Ja, als je online betalen hebt aangezet. De klant betaalt dan via de knop in zijn bevestigingsmail. De status gaat automatisch van *Wacht op betaling* naar *Betaald*.
Kan ik een afspraak plannen in een al bezet tijdslot?
Nee. Avana controleert openingstijden, bestaande afspraken en blokkeertijd. Bij een conflict kies je een ander moment of pas je eerst de blokkeertijd aan.
Kan een medewerker handmatige afspraken toevoegen?
Ja. Medewerkers met dashboardtoegang kunnen afspraken aanmaken, verplaatsen en annuleren. Lees meer in Wat medewerkers kunnen doen.
Krijg ik zelf ook een bevestiging van een handmatige afspraak?
Ja, tenzij je notificaties hebt uitgezet in Instellingen > Communicatie. Je krijgt een mailtje op het adres waarmee je inlogt.
Kan ik een notitie toevoegen aan een handmatige afspraak?
Ja. Open de afspraak in je agenda en voeg een interne notitie toe in het detailpaneel. Die is alleen voor jezelf zichtbaar. Lees meer in Notities toevoegen aan een afspraak.