Automatische e-mails die Avana verstuurt
Avana regelt automatisch de mails rondom een afspraak. Voor jou als salon en voor de klant. Hier staat welke mails wanneer verstuurd worden, zodat je weet wat er uit je systeem gaat en wat klanten ontvangen.
Mails naar de klant
Bevestiging van de boeking Direct nadat een klant online heeft geboekt en betaald, of nadat jij handmatig een afspraak hebt aangemaakt met zijn e-mailadres. Bevat alle afspraakdetails en een link om zelf te wijzigen of annuleren.
Herinnering 4 uur voor de afspraak Kort voor de afspraak krijgt de klant automatisch een mail met datum, tijd en dienst. Helpt tegen no-shows. Lees meer in De herinneringsmail 4 uur voor de afspraak.
Follow-up 24 uur na de afspraak Een dag na de afspraak krijgt de klant een mail met een link om een review achter te laten. Zo verzamel je zonder moeite beoordelingen. Lees meer in De follow-up e-mail 24 uur na de afspraak.
Bevestiging bij verplaatsing Als jij of de klant de afspraak verplaatst, gaat er een mail uit met de nieuwe datum en tijd.
Bevestiging bij annulering Als de afspraak wordt geannuleerd, krijgt de klant een bevestiging dat de afspraak niet doorgaat.
Optionele betaalknop Bij een handmatige afspraak met online betalen aan, bevat de bevestigingsmail een knop om alsnog te betalen. Lees meer in Handmatige afspraken en online betalen combineren.
Mails naar jou
Nieuwe boeking Zodra een klant een afspraak maakt (online of handmatig door jezelf), krijg je een mailtje met de details. Zodat je direct op de hoogte bent.
Wijziging of annulering door de klant Als een klant zelf zijn afspraak aanpast via de link in zijn bevestigingsmail, krijg je daar bericht over.
Onboarding-welkomstmail Direct na de onboarding krijg je een welkomstmail met je boekingspagina-link.
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent masseur. Een klant boekt maandagochtend een *Ontspanningsmassage* voor vrijdag 14:00 en betaalt direct via iDEAL. Binnen 10 seconden:
- De klant krijgt een bevestigingsmail met de afspraak en een link om eventueel te wijzigen.
- Jij krijgt een mail dat er een nieuwe boeking is.
Vrijdag om 10:00 krijgt de klant een herinneringsmail. Zaterdag (24 uur ná de afspraak) krijgt ze een follow-up met een link om een review achter te laten. Jij hebt niets hoeven doen.
Wie ontvangt de mails?
- Klanten: op het e-mailadres dat ze bij het boeken hebben ingevuld
- Jij als salon: op het e-mailadres waarmee je bent ingelogd
Heb je medewerkers toegevoegd met de instelling *Notify on booking*? Dan ontvangen zij ook booking-notificaties. Lees meer in Meldingen per medewerker instellen.
E-mails die niet aankomen
Als een klant of jij een mail niet ontvangt, check eerst de spam-map. Meer mogelijke oorzaken zijn beschreven in E-mails komen niet aan.
Taal
Mails gaan in het Nederlands. Werk je met veel anderstalige klanten? Op dit moment is er geen automatische vertaling voor mails.
SMS-herinneringen
Naast e-mail is SMS als optie beschikbaar, maar alleen als credit-gebaseerde toevoeging. Voor info neem contact op via de helppagina.
Veelgestelde vragen
Kan ik de tekst van de mails aanpassen?
De standaardteksten liggen vast. Kleine personalisering (bedrijfsnaam, dienst, datum) wordt automatisch ingevuld. Volledig eigen templates zijn op dit moment niet beschikbaar.
Kan ik bepaalde mails uitzetten?
De bevestigings-, herinnerings- en follow-up mails staan standaard aan. Voor uitschakelen, neem contact op via de helppagina.
Wat als een klant geen e-mail heeft opgegeven?
Dan krijgt hij geen mails. Ook geen bevestiging, geen herinnering, geen follow-up. Bij een handmatige afspraak zonder e-mailadres regel je zelf de communicatie.
Krijg ik ook een mail bij een handmatige afspraak die ik zelf maakte?
Ja, tenzij je notificaties hebt uitgezet. Bevestigings-mails gaan naar je inlog-e-mailadres.
Wordt dezelfde mail meerdere keren verstuurd als ik handmatig iets aanpas?
Elke wezenlijke wijziging (verplaatsing, annulering) triggert een aparte mail. Kleine wijzigingen zoals een interne notitie triggeren geen mail.