Automatische e-mails die Avana verstuurt
Rond elke afspraak stuurt Avana een reeks berichten naar je klant. Je hoeft daar niets voor te doen. Hieronder staat wat er wanneer uitgaat, zodat je weet wat je klant al heeft gehad.
De berichten op een rij
Bericht | Wanneer |
|---|---|
Bevestiging | Direct na het boeken, met de afspraak en een link naar het beheerscherm. |
Herinnering | Vier uur voor de afspraak. |
Wijziging | Zodra de afspraak naar een ander moment gaat. |
Annulering | Zodra de afspraak wordt afgezegd. |
Betaallink | Als je een afspraak inplant met vooraf betalen aan. |
Betaalbevestiging | Zodra een online betaling binnen is. |
Betaalherinnering | Als een betaling openstaat. |
Reviewverzoek | Vanaf drie uur na afloop van de afspraak. |
Terugbetaalbericht | Als je een bedrag terugstort. |
Bericht klaar om op te halen | Als een besteld product klaarligt. |
Factuur | Alleen als jij hem verstuurt. Facturen gaan nooit vanzelf de deur uit. |
Het reviewverzoek
Dat gaat uit vanaf drie uur nadat de afspraak is afgelopen, en alleen tussen 09:00 en 21:00. Eindigt een behandeling om 20:00, dan komt het verzoek de volgende ochtend en niet midden in de nacht. Een afspraak van meer dan een week geleden krijgt geen verzoek meer.
Ook bij afspraken die jij inplant: een handmatig ingeplande afspraak krijgt tegenwoordig ook een reviewverzoek. Dat gold vroeger alleen voor online boekingen.
Wat er bewust niet uitgaat
Een afspraak die je invoert met Alleen voor mijn administratie krijgt geen enkel bericht. Zie Een afspraak invoeren die elders al is afgehandeld.
Zonder e-mailadres bij de klant kan er niets verstuurd worden. De afspraakmodal waarschuwt je daarvoor.
Facturen worden aangemaakt maar niet automatisch gemaild.
Sms naast e-mail
Naast e-mail kun je sms gebruiken voor de bevestiging, de herinnering en het bericht dat er een plek vrij is op de wachtlijst. Dat kost sms-tegoed. Zie SMS-herinneringen voor klanten instellen.
Terugzien wat er is gestuurd
Op de klantkaart staat onder Berichten precies wat er naar deze klant is gegaan, wanneer, en of het is aangekomen. Zie Terugzien wat er naar een klant is gestuurd.
Praktijkvoorbeeld
Een klant boekt maandag voor donderdag 15:00. Ze krijgt maandag de bevestiging, donderdag om 11:00 de herinnering en donderdag rond 18:00 het reviewverzoek. Drie berichten, en de salon heeft er geen minuut aan besteed.
Veelgestelde vragen
Kan ik deze e-mails uitzetten?
De berichten rond een afspraak horen bij het systeem. Wil je bij één afspraak niets versturen, gebruik dan de administratie-schakelaar.
Wanneer komt het reviewverzoek precies?
Vanaf drie uur na afloop, alleen tussen 09:00 en 21:00, tot uiterlijk een week na de afspraak.
Staat mijn eigen naam in de mails?
Ja, de berichten gaan uit op naam van je salon.
Waarom kreeg mijn klant geen herinnering?
Kijk bij Berichten op de klantkaart. Meestal klopt het e-mailadres niet.
Worden facturen automatisch gemaild?
Nee. Die verstuur je zelf vanuit het facturenscherm.