Een terugbetaling verwerken
Heeft een klant online betaald en gaat de afspraak niet door, dan bepaal jij of er geld terug gaat. Avana stort niets uit zichzelf terug: dat hoort een keuze te zijn en geen automatisme.
Terugbetalen
Open de afspraak in je agenda.
Kies in het afspraakpaneel de terugbetaaloptie.
Kies het hele bedrag of een deel ervan.
Bevestig.
De klant krijgt een terugbetaalbericht per mail. Op de afspraakkaart in je agenda komt de status Terugbetaald of Gedeeltelijk terugbetaald te staan.
Hoe lang duurt het
Stripe verwerkt de terugbetaling. Bij iDEAL en betaalkaarten staat het bedrag meestal binnen een paar werkdagen op de rekening van de klant. Dat ligt aan de bank van de klant en niet aan Avana.
Servicekosten
De servicekosten worden niet terugbetaald. Die zijn al gemaakt op het moment van de transactie. Zie Servicekosten uitgelegd.
Een aanbetaling
Een aanbetaling terugstorten werkt hetzelfde. Of je dat doet, hangt af van je beleid: als iemand een uur van tevoren afzegt, is de aanbetaling juist bedoeld om die lege plek te dekken. Zet in je boekingstekst wat je doet, dan is er achteraf geen discussie. Zie Annuleren en verzetten.
De factuur
Was er al een definitieve factuur, dan hoort er een creditnota bij. Een verstuurde factuur mag boekhoudkundig niet zomaar verdwijnen, dus er komt een tegenboeking in plaats van dat de factuur weg is. Zie Een factuur crediteren, corrigeren of annuleren.
Contant of per pin betaald
Dan is er online niets te storneren. Reken het in de zaak af en zet de factuur op de juiste stand in je facturenscherm.
Praktijkvoorbeeld
Een klant heeft 20 euro aanbetaald op een behandeling van 80 euro en zegt drie dagen van tevoren af. Dat is ruim binnen de termijn, dus de salon stort de 20 euro terug. Twee weken later zegt iemand anders een uur van tevoren af; die aanbetaling houdt de salon, zoals in haar boekingstekst staat.
Veelgestelde vragen
Wordt er automatisch terugbetaald bij annuleren?
Nee. Jij beslist of er geld terug gaat.
Kan ik een deel terugbetalen?
Ja, je kiest zelf het bedrag.
Krijg ik de servicekosten terug?
Nee, die worden niet terugbetaald.
Hoe lang duurt het voordat de klant het geld heeft?
Meestal een paar werkdagen, afhankelijk van de bank.
Wat gebeurt er met de factuur?
Bij een definitieve factuur hoort een creditnota.
Kan ik een terugbetaling terugdraaien?
Nee. Een terugbetaling is definitief.