De wachtlijst aanzetten en gebruiken
Met een wachtlijst laat je klanten zich aanmelden voor een dag die al vol zit. Komt er een plek vrij, dan benadert Avana automatisch de eerste passende klant. Zo gaat een annulering niet verloren, maar wordt het juist een kans om je agenda alsnog te vullen. Het mooie is: je hoeft er zelf niets voor te doen.
Beschikbaar op: Business Plus en Elite. Op Business zie je de wachtlijst niet.
De wachtlijst aanzetten
Ga naar Instellingen → Beleid.
Zet de wachtlijst aan.
Sla op. Vanaf dat moment kunnen klanten zich aanmelden voor volle dagen.
Bij de instelling zie je ook hoeveel klanten er op dat moment op de wachtlijst staan.
Hoe een klant zich aanmeldt
Kiest een klant op je boekingspagina een dag waarop geen tijden meer vrij zijn, dan verschijnt de optie om zich op de wachtlijst te zetten. De klant geeft door:
Zijn naam en e-mailadres (en eventueel telefoonnummer).
De gewenste dag.
Een voorkeur voor een dagdeel (ochtend, middag of avond), als hij dat wil.
De klant krijgt daarna een bevestigingsmail dat hij op de wachtlijst staat.
Wat er gebeurt als een plek vrijkomt
Komt er een plek vrij doordat een afspraak wordt geannuleerd of doordat je een blokkade weghaalt, dan zoekt Avana automatisch de eerste passende wachtende erbij. Die klant krijgt direct een e-mail met een link om de plek te boeken. De wachtlijst werkt op volgorde van aanmelding, waarbij een dagdeelvoorkeur meetelt.
De link is een beperkte tijd geldig, afhankelijk van hoe ver de afspraak nog weg is.
De plek wordt even voor die klant gereserveerd, zodat een ander hem niet voor zijn neus wegkaapt.
Boekt de klant niet op tijd, dan vervalt zijn kans en benadert Avana automatisch de volgende op de lijst.
Volautomatisch: je hoeft zelf geen klanten te bellen of te mailen. Avana regelt het benaderen en doorschuiven van de wachtlijst voor je.
De wachtlijst weer uitzetten
Zet je de wachtlijst uit terwijl er nog klanten op staan, dan zie je daar een waarschuwing over. Vanaf dat moment worden wachtende klanten niet meer automatisch benaderd als er een plek vrijkomt. Zet je de wachtlijst later weer aan, dan loopt het benaderen weer.
Praktijkvoorbeeld
Een populaire nagelsalon zit op zaterdagen vaak vol. De eigenaar zet de wachtlijst aan. Een klant wil graag op zaterdag, ziet dat alles vol is en zet zich op de wachtlijst met voorkeur voor de middag. Donderdag annuleert iemand een afspraak op zaterdagmiddag. Avana mailt automatisch de wachtende klant met een boekingslink. Zij klikt binnen het uur, boekt de plek, en de salon heeft een gat in de agenda gevuld zonder er omkijken naar te hebben.
Veelgestelde vragen
Op welk abonnement kan ik de wachtlijst gebruiken?
Vanaf Business Plus. Op Business is de wachtlijst niet beschikbaar.
Moet ik zelf wachtende klanten benaderen?
Nee. Avana mailt automatisch de eerste passende klant zodra er een plek vrijkomt.
Hoe weet een klant dat hij aan de beurt is?
Hij krijgt een e-mail met een link om de vrijgekomen plek te boeken. Die link is een beperkte tijd geldig.
Wat als die klant niet op tijd boekt?
Dan vervalt zijn kans en benadert Avana automatisch de volgende op de wachtlijst.
Telt de voorkeur voor een dagdeel mee?
Ja. De wachtlijst werkt op volgorde van aanmelding, waarbij een passende dagdeelvoorkeur meeweegt.
Wat gebeurt er als ik de wachtlijst uitzet?
Je ziet een waarschuwing als er nog wachtenden zijn. Zij worden dan niet meer automatisch benaderd tot je de wachtlijst weer aanzet.