De wachtlijst aanzetten en gebruiken
Zit je vol en zegt er iemand af, dan blijft dat gat meestal open omdat niemand op tijd weet dat het er is. De wachtlijst lost dat op: klanten zetten zichzelf op een volle dag, en zodra er een plek vrijkomt gaat er bericht uit.
Pakket: de wachtlijst zit in Business Plus en Business Max. Op Business zie je de instelling niet.
Waar stel je het in
Ga naar Instellingen, Boekingsregels, sub-tab Annuleren & wachtlijst.
Scroll naar het blok Wachtlijst.
Zet de wachtlijst aan en loop de opties langs.
Klik op Opslaan.
Onderaan het blok staat een kopje Zo werkt het straks met jouw keuzes in gewone zinnen. Handig om te controleren of je hebt ingesteld wat je bedoelde.
Automatisch of zelf kiezen
Stand | Wat er gebeurt bij een afzegging |
|---|---|
Avana laat wachtenden het automatisch weten | Alle wachtenden voor die dag krijgen bericht. Wie het eerst boekt, krijgt de plek. |
Ik krijg een melding en kies zelf wie ik benader | Jij krijgt een melding met de wachtenden voor die dag en bepaalt zelf wie je belt. |
Automatisch werkt sneller, zelf kiezen geeft meer controle. Er wordt niets voor iemand gereserveerd: de plek is pas van iemand als die geboekt heeft.
De overige opties
Voor welke diensten: alle diensten, of alleen een selectie. Handig als je alleen bij je lange behandelingen een wachtlijst wilt.
Maximaal aantal wachtenden per dag: standaard 10. Zet je het op geen limiet, dan kan de lijst onbeperkt groeien.
Aanmelding vervalt na: 1 week, 2 weken (standaard), 1 maand of nooit. Zo blijft je lijst schoon.
Klanten mogen erbij zetten wanneer ze wél kunnen: de klant kan een toelichting achterlaten, bijvoorbeeld "alleen na 17:00".
Klanten kunnen wachten op een specifieke medewerker: voor salons waar mensen bewust bij één iemand komen.
Stuur ook een sms zodra er een plek vrijkomt: sneller dan e-mail. Kost 1 sms-tegoed per bericht; zonder tegoed gaat alleen de e-mail eruit. Zie SMS-credits bijkopen.
Wat de klant ziet
Op een dag die vol zit, verschijnt de mogelijkheid om zich aan te melden voor de wachtlijst in plaats van een lege tijdenlijst. In de widget kun je dat apart aan of uit zetten met de optie Wachtlijst toestaan.
Praktijkvoorbeeld
Een barbershop zit op zaterdag altijd vol. De wachtlijst staat op automatisch, met een maximum van 10 wachtenden per dag en een vervaltermijn van 2 weken. Sms staat aan, want op zaterdag leest niemand zijn mail. Zegt er iemand om 10:20 af voor 11:00, dan hebben de wachtenden binnen een minuut een bericht en is de plek meestal binnen tien minuten weer gevuld.
Veelgestelde vragen
Wordt de plek voor iemand vastgehouden?
Nee. Er wordt niets gereserveerd. Wie het eerst boekt, heeft de plek.
Krijgen wachtenden bericht bij elke afzegging?
Ja, bij elke vrijgekomen plek op die dag, zolang ze op de lijst staan en de aanmelding niet vervallen is.
Kost sms geld?
Ja, 1 sms-tegoed per bericht. Heb je geen tegoed, dan gaat alleen de e-mail eruit.
Kan ik de wachtlijst voor één dienst aanzetten?
Ja. Kies bij Voor welke diensten de optie om zelf te selecteren.
Waar zie ik wie er op de wachtlijst staat?
In de melding die je krijgt bij een afzegging, en bij de dag zelf in je agenda.
Ik zie de wachtlijst niet in mijn instellingen.
Dan zit je op Business. De wachtlijst zit vanaf Business Plus.