Zelf een klant toevoegen
De meeste klanten komen vanzelf in je lijst zodra ze online boeken. Loopt er iemand binnen of belt er iemand, dan voeg je haar zelf toe met de knop Nieuwe klant bovenaan het klantenscherm.
Wat je invult
Veld | Verplicht |
|---|---|
Voornaam en achternaam | Ja |
E-mailadres | Nee, maar wel nodig voor bevestigingen en herinneringen per mail |
Telefoonnummer | Nee, wel nodig voor SMS. Buitenlands nummer? Zet de landcode ervoor, bijvoorbeeld +32 |
Adres, postcode en plaats | Nee. Handig voor facturen en voor klanten die je thuis bezoekt |
Bedrijfsnaam | Nee, voor zakelijke klanten |
Geboortedatum | Nee. Alleen als je een verjaardagsbericht wilt sturen |
Klantfoto | Nee. Handig om iemand te herkennen |
Notities | Nee. Voorkeuren, allergieën of bijzonderheden |
Bij het adres helpt Avana mee: je typt de eerste letters en kiest het juiste adres uit de suggesties, waarna postcode en plaats zichzelf invullen.
Meteen door naar een afspraak
Onderaan kun je een behandeling kiezen. Doe je dat, dan ga je met de knop Toevoegen en afspraak maken direct door naar het inplannen. Kies je geen behandeling, dan sla je alleen de klant op.
Als de klant al bestaat
Vul je een e-mailadres of telefoonnummer in dat al bij iemand hoort, dan zegt het scherm bij wie. Zo voorkom je twee profielen voor dezelfde persoon. Weet je zeker dat het echt iemand anders is, dan kies je Toch toevoegen.
Toestemming voor marketing
De schakelaar Toestemming voor marketing bepaalt of deze klant aanbiedingen en acties mag ontvangen. Dat staat los van bevestigingen en herinneringen: die krijgt iedereen met een afspraak. Zet hem alleen aan als de klant dat echt heeft gezegd.
Importeren in plaats van intypen
Kom je van een ander programma, typ dan niet over. Bij Instellingen → Gegevens overzetten zet je je klanten, afspraken en producten in één keer over, en kies je per dubbele klant zelf wat er moet gebeuren. Zie Je klanten en afspraken importeren.
Praktijkvoorbeeld
Een klant belt voor een afspraak volgende week. De salon klikt op Nieuwe klant, vult naam en telefoonnummer in, kiest de behandeling Knippen en klikt op Toevoegen en afspraak maken. Twee schermen later staat de afspraak in de agenda en heeft de klant een bevestiging.
Veelgestelde vragen
Kan ik een klant zonder e-mailadres toevoegen?
Ja. Ze krijgt dan geen mails; met een telefoonnummer kun je wel SMS versturen.
Waar is de knop Importeren gebleven?
Die staat bij Instellingen, Gegevens overzetten. In de kop van het klantenscherm staat alleen Nieuwe klant.
Wat als ik twee profielen van dezelfde persoon heb?
Zie Dezelfde klant onder één profiel houden.
Kan ik later gegevens aanvullen?
Ja, alles is op de klantkaart te bewerken.
Wordt de klant gemaild als ik haar toevoeg?
Nee. Pas als er een afspraak is, gaat er iets uit.
Kan een medewerker ook klanten toevoegen?
Ja, vanuit het eigen dashboard.