Annuleringstermijn instellen
Met een annuleringstermijn bepaal je tot hoe lang voor een afspraak een klant nog zelf mag annuleren of verzetten. Daarmee bescherm je je agenda tegen last-minute afzeggingen en houd je grip op je planning. De klant weet vooraf precies waar hij aan toe is.
De annuleringstermijn instellen
Ga naar Instellingen → Beleid.
Kies tot hoe lang voor de afspraak een klant nog mag annuleren (bijvoorbeeld 24 of 48 uur), of stel een eigen aantal uren in.
Sla op.
Binnen de gekozen termijn kan de klant niet meer zelf annuleren via de bevestigingsmail. Hij kan dan nog wel contact met je opnemen.
Een goede termijn kiezen
De juiste termijn hangt af van je werk. Werk je met korte behandelingen die je makkelijk opnieuw invult, dan volstaat vaak 24 uur. Heb je lange behandelingen of veel voorbereiding, dan geeft 48 uur je meer ruimte om een vrijgekomen plek opnieuw te vullen. Kies een termijn die redelijk is voor de klant en tegelijk je agenda beschermt.
Een annuleringsbeleid toevoegen
Naast de termijn kun je een korte beleidstekst schrijven die klanten te zien krijgen, bijvoorbeeld over wat er gebeurt bij te laat annuleren. Zo zijn de afspraken vooraf duidelijk en voorkom je discussie achteraf. Avana biedt een voorzet die je kunt aanpassen aan je eigen situatie.
Combineren met een aanbetaling
Wil je no-shows nog steviger tegengaan, combineer je annuleringstermijn dan met een aanbetaling. De klant betaalt dan een deel vooruit, wat de drempel verhoogt om zomaar weg te blijven. Zie Aanbetaling instellen.
Wachtlijst voor volle momenten
Op Business Plus en Elite kun je een wachtlijst aanzetten. Klanten kunnen zich dan aanmelden voor een volgeboekt moment, en als er een plek vrijkomt kun je die opvullen. Zo gaat een annulering niet verloren maar wordt het juist een kans om een wachtende klant te helpen.
Let op: de wachtlijst is beschikbaar vanaf Business Plus. Op Business zie je deze optie niet.
Praktijkvoorbeeld
Een masseur had last van klanten die een uur van tevoren afzegden, waardoor het gat niet meer te vullen was. Hij stelt een annuleringstermijn van 24 uur in en schrijft een korte beleidstekst dat te laat annuleren niet meer via de mail kan. Op Business Plus zet hij ook een wachtlijst aan en een kleine aanbetaling. Toen er toch een afspraak vrijkwam, kon hij die direct aan iemand van de wachtlijst aanbieden, en de aanbetaling zorgde ervoor dat er sowieso minder werd afgezegd.
Veelgestelde vragen
Wat doet de annuleringstermijn precies?
Hij bepaalt tot hoe lang voor de afspraak een klant nog zelf kan annuleren of verzetten.
Kan een klant binnen de termijn nog annuleren?
Niet zelf via de bevestigingsmail. De klant kan dan nog wel contact met je opnemen.
Welke termijn kan ik het beste kiezen?
24 uur werkt voor veel salons; bij lange behandelingen of veel voorbereiding geeft 48 uur meer ruimte. Je kunt ook een eigen aantal uren instellen.
Kan ik dit combineren met een aanbetaling?
Ja. Een aanbetaling samen met een annuleringstermijn gaat no-shows nog steviger tegen.
Wat is de wachtlijst?
Een lijst waarop klanten zich aanmelden voor een vol moment. Komt er een plek vrij, dan kun je die opvullen. Beschikbaar vanaf Business Plus.
Waar schrijf ik mijn annuleringsbeleid?
Onder Instellingen, Beleid, als beleidstekst. Avana biedt een voorzet die je kunt aanpassen.