Annuleren en verzetten: je boekingsbeleid instellen

Annuleren en verzetten zijn twee verschillende dingen en ze hebben allebei hun eigen termijn. Een klant die een dag opschuift kost je niets; een klant die een uur van tevoren afzegt wel. Sinds de herziening van het boekingsbeleid stel je ze daarom los van elkaar in.

Waar stel je het in

1. Ga naar Instellingen en open Boekingsregels onder Je salon.

2. Kies bovenin de sub-tab Annuleren & wachtlijst.

3. Vul het blok Boekingsbeleid in.

4. Klik op Opslaan.

Veld 1: tot wanneer kunnen klanten kosteloos annuleren

Je kiest een termijn uit de lijst: altijd gratis annuleren, of tot 2, 4, 12, 24, 48 of 72 uur van tevoren. Staat er niets bij dat past, kies dan Zelf instellen: kies het aantal uur en vul je eigen getal in.

Na die termijn kan een klant niet meer zelf annuleren. De knop blijft wel in beeld staan, uitgeschakeld, met de zin dat annuleren tot dat moment kon en wie er gebeld kan worden. Een knop die verdwijnt laat iemand zoeken naar iets dat er niet meer is.

Annuleren helemaal uitzetten

Kies Annuleren kan niet online als je wilt dat mensen altijd even bellen. Er verschijnen dan twee extra velden:

• Nummer om te bellen. Laat je dit leeg, dan vult Avana je salonnummer in.

• Eigen bericht. Bijvoorbeeld: "Even bellen om af te zeggen, dan kunnen we je plek nog aan iemand anders geven." Laat je het leeg, dan vult Avana een standaardzin met je salonnaam in.

Op een telefoon opent dat nummer meteen de belapp, dus je klant hoeft niets over te typen.

Veld 2: verzetten naar een andere dag

Tip: de velden Wie moeten ze hebben? en Nummer om te bellen staan er altijd, niet alleen als verzetten uit staat. Ze worden namelijk ook gebruikt zodra de verzet-termijn verstreken is.

Veld 3: je boekingstekst

Onder de twee termijnen staat een tekstveld voor je beleid in je eigen woorden. Die tekst verschijnt onderaan je boekingspagina. Een bruikbare basis: "Annuleren of wijzigen kan tot 24 uur voor de afspraak via de link in je bevestigingsmail. Bij no-show of late annulering kan een vergoeding in rekening worden gebracht."

Deze tekst is uitleg, geen regel. Wat er technisch wel en niet kan, bepalen de twee velden erboven. Zorg dus dat de tekst en de termijnen hetzelfde zeggen.

Wat je klant ziet

In de bevestigingsmail zit een link naar het beheerscherm. Daar staan de knoppen om te annuleren of te verzetten, met de termijn erbij. Is de termijn voorbij, dan staat er wie er gebeld moet worden. Zie Hoe klanten zelf een afspraak annuleren en Hoe klanten zelf een afspraak wijzigen.

Geldt dit ook in de widget?

Ja. De boekingswidget op je eigen website toont hetzelfde boekingsbeleid, inclusief de annuleertermijn en de verzetregel. Wat op je boekingspagina staat, staat ook in de widget.

Praktijkvoorbeeld

Een massagesalon werkt met behandelingen van 75 minuten en heeft last van afzeggingen op de ochtend zelf. Ze zet annuleren op Tot 24 uur van tevoren en verzetten op Altijd kosteloos verzetten. Wie ziek wordt, schuift een week op in plaats van af te zeggen, en het uur blijft gevuld. Bij het annuleerblok vult ze haar mobiele nummer in, zodat iemand die het toch echt niet redt haar direct kan bellen.

Veelgestelde vragen

Kan ik verzetten ruimer maken dan annuleren?

Ja. Kies Altijd kosteloos verzetten; dan mag verzetten ook als annuleren al dicht is.

Verdwijnt de annuleerknop na de termijn?

Nee. Hij blijft staan maar is uitgeschakeld, met jouw bericht en een belknop ernaast.

Krijg ik bericht als een klant annuleert?

Ja, via je meldingen. De soort heet Annulering. Zie het artikel over meldingen instellen.

Wordt er automatisch terugbetaald bij annuleren?

Nee. Een terugbetaling doe je zelf. Zie het artikel over een terugbetaling verwerken.

Wat gebeurt er met de vrijgekomen plek?

Staat de wachtlijst aan, dan worden wachtenden voor die dag benaderd. Zie het artikel over de wachtlijst.

Kan ik dit per dienst instellen?

Nee, het boekingsbeleid geldt voor je hele salon.