Dezelfde klant onder één profiel houden
Avana koppelt klanten op basis van hun e-mailadres. Gebruikt dezelfde persoon twee verschillende e-mails bij twee boekingen? Dan zijn het voor Avana twee aparte klanten. Dat kan rommelig zijn. Hier lees je hoe je dat aanpakt.
Waarom koppelt Avana op e-mail?
Een e-mailadres is de meest betrouwbare identificatie. Namen kunnen hetzelfde zijn bij verschillende personen, telefoonnummers kunnen wisselen, maar een e-mailadres is doorgaans persoonlijk en blijft langer dezelfde. Avana gebruikt het als sleutel om boekingen te linken aan één klant.
Wanneer gaat het mis?
- Klant gebruikt persoonlijk en werk-e-mailadres afwisselend
- Klant typt een fout bij een boeking
- Klant maakt een nieuw e-mailadres aan
- Klant boekt soms via zijn partner met diens mailadres
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent kapper. Sandra boekt in januari met sandra.hoekstra@gmail.com. In maart boekt ze met sandra@sandrahoekstra.nl (haar zakelijke mail die ze nu gebruikt). In jouw klantenoverzicht staan Sandra Hoekstra en Sandra Hoekstra als twee aparte klanten, beide met één bezoek. In werkelijkheid is het dezelfde persoon met al 2 bezoeken.
Hoe je hiermee omgaat
1. Vraag de klant om zijn hoofdmail te gebruiken
Bij een nieuwe boeking kun je vragen: *"Gebruik je het e-mailadres waarmee je eerder hebt geboekt?"*. Dan is de kans groot dat hij het juiste gebruikt.
2. Voeg het gezamenlijk bij elkaar door een notitie
Kun je profielen niet samenvoegen? Voeg een notitie toe aan de afspraken van de klant, met een verwijzing: *"Zelfde klant als Sandra Hoekstra onder sandra@sandrahoekstra.nl"*. Zo weet elke medewerker die het profiel opent dat er meer is.
3. Bel of mail de klant
Als je zeker weet dat iemand onder twee mails staat, kun je contact opnemen en vragen welk mailadres hij voortaan wil gebruiken. Werk je naar één centraal profiel toe.
Kan Avana profielen samenvoegen?
Op dit moment werkt Avana niet met handmatige samenvoeging van klantprofielen. Voor een specifieke situatie waarin je profielen echt wil samenvoegen, neem contact op via de helppagina.
Herkennen van dubbele klanten
- Zoek op naam: verschijnen er twee met dezelfde naam, kijk dan naar hun e-mail. Vermoed je dat het dezelfde persoon is, bel even.
- Zoek op telefoon: hetzelfde nummer bij twee profielen is een sterke aanwijzing voor dubbele registratie.
Veelgestelde vragen
Wat als een klant een typefout maakt in zijn e-mail?
Dan komt de bevestiging niet aan. De klant ziet zijn boeking niet. Je kunt vanuit je dashboard de afspraak wel zien. Corrigeer de e-mail bij zijn volgende boeking.
Kan ik een klant handmatig onder één profiel zetten?
Op dit moment niet zelf. Je kunt wel met notities bij afspraken werken om de kruisverwijzing vast te leggen.
Zien klanten welke mails ze eerder hebben gebruikt?
Nee, klanten hebben geen inzicht in hun eigen profiel in Avana. Ze zien alleen de bevestiging per boeking.
Kan ik dezelfde klant op twee telefoonnummers hebben?
Telefoonnummers zijn niet de koppel-sleutel. Ze kunnen verschillen tussen afspraken van dezelfde klant zonder problemen, zolang het mailadres klopt.
Wordt een dubbele klant twee keer in Google zichtbaar of zo?
Nee. Klantinformatie is niet publiek zichtbaar. Dubbele profielen hebben alleen impact op jouw overzicht, niet op je publieke pagina.
Krijgt de klant dubbele mails als hij onder twee profielen staat?
Nee. Mails gaan per afspraak, gekoppeld aan het mailadres van die boeking. Hij krijgt per boeking de bijbehorende mail op het adres dat hij toen invulde.