Je facturen exporteren voor de boekhouder
Je hele maand gaat in één bestand naar je boekhouder. In het facturenoverzicht staat naast de maandkiezer een downloadknop; die geeft je een zip met elke factuur van die maand als pdf, plus een overzicht dat je in Excel kunt openen.
Een maand downloaden
Kies de maand in de maandkiezer. Klik op de maandnaam om een raster met twaalf maanden te openen; met de pijltjes ga je een maand vooruit of terug.
Klik op de downloadknop. Die zegt welke maand je gaat downloaden.
Bevestig. Het scherm laat zien wat er in het bestand zit voordat je akkoord gaat.
Terwijl het bestand wordt gemaakt, laat de knop zien dat hij bezig is.
In de maandkiezer staat een stipje onder een maand waarin facturen zitten. Is er nog iets open, dan is dat stipje amber. Zo zie je zonder klikken welke maanden leeg zijn.
Een selectie downloaden
Wil je niet een hele maand maar een aantal specifieke facturen, vink ze dan aan in de lijst en gebruik de downloadknop bij de selectie. Er gaan maximaal 100 facturen tegelijk mee. Zie Facturen zoeken, selecteren en in bulk afhandelen.
Eén losse factuur
Voor één factuur gebruik je Download PDF in het menu van de rij. Op een telefoon opent de factuur in een deelvenster, op een computer wordt hij gewoon gedownload.
In de app: downloaden gaat buiten de app om. Gebruik de webversie op je computer als je met bestanden voor je boekhouder werkt.
Wat er in het bestand zit
Een map facturen met elke factuur van die maand als pdf.
Een bestand facturen-jaar-maand.csv met nummer, datum, klant, bedrag, btw en betaalstatus, dat je direct in Excel opent.
Creditnota's en concepten gaan mee, zodat je boekhouder de hele maand ziet. Voordat je downloadt staat in het bevestigingsvenster geteld wat erin zit, bijvoorbeeld twaalf facturen, een creditnota en een overzicht voor Excel.
Praktijkvoorbeeld
Begin oktober zet een salon de maandkiezer op september, controleert of er nog iets openstaat en downloadt de maand. Ze stuurt het zip-bestand door naar haar boekhouder, die de pdf's archiveert en het overzicht in zijn eigen systeem inleest.
Veelgestelde vragen
Gaan creditnota's en concepten mee?
Ja, allebei. Zo ziet je boekhouder de hele maand.
Kan ik een heel jaar in één keer downloaden?
Nee, de export gaat per maand of per selectie.
Waarom zie ik de downloadknop niet?
Je zit waarschijnlijk in de app. Downloaden werkt via de webversie.
Kan ik een export automatisch laten mailen?
Nee, je haalt hem zelf op wanneer je hem nodig hebt.
Zitten mijn abonnementsfacturen van Avana erbij?
Nee. Die staan apart; zie Facturen downloaden.
Wat als een maand honderden facturen heeft?
De maandexport heeft geen limiet van 100; dat maximum geldt alleen voor een handmatige selectie.