Je bedrijfsgegevens invullen voor geldige facturen

Een factuur is pas rechtsgeldig als je bedrijfsgegevens compleet zijn. Zolang verplichte gegevens ontbreken, blijft een factuur een concept: hij krijgt nog geen definitief nummer en je kunt hem niet naar de klant versturen. In dit artikel lees je welke gegevens je nodig hebt en waar je ze invult.

Waar vul je het in?

1. Ga naar Facturen → Instellingen.

2. Open het onderdeel Bedrijfsgegevens.

3. Vul je gegevens in en sla op.

Let op: zie je bovenaan het facturenoverzicht een gele melding 'Vul eerst je bedrijfsgegevens in'? Dan mist er nog iets. De melding vertelt precies welk veld.

Welke gegevens heb je nodig?

Adres wijzigen

Wijzig je later je adres of andere gegevens, dan gebruiken nieuwe facturen meteen de nieuwe gegevens. Al bestaande facturen blijven ongewijzigd: een verstuurde factuur is een momentopname en verandert niet meer met terugwerkende kracht. Dat is precies hoe het hoort.

Praktijkvoorbeeld

Een nieuwe schoonheidssalon zet Avana aan en boekt de eerste klanten. De facturen blijven eerst concept, want het btw-id ontbreekt nog. Zodra de eigenaar dat invult onder Facturen, Instellingen, worden de wachtende facturen bij de volgende ronde definitief met een geldig nummer.

Veelgestelde vragen

Waarom is mijn factuur een concept?

Omdat verplichte bedrijfsgegevens ontbreken, meestal het KVK-nummer of btw-id. Vul ze aan en de factuur wordt vanzelf definitief.

Waar vul ik mijn bedrijfsgegevens in?

Onder Facturen, Instellingen, bij Bedrijfsgegevens.

Verandert een oude factuur mee als ik mijn adres wijzig?

Nee. Bestaande facturen blijven ongewijzigd; alleen nieuwe facturen gebruiken de nieuwe gegevens.

Is een IBAN verplicht?

Niet strikt, maar wel aanbevolen zodat klanten weten waar ze naartoe betalen.

Kan ik een logo op mijn factuur zetten?

Ja. Voeg een logo toe bij je bedrijfsgegevens; het verschijnt linksboven op de factuur.