Hoe klanten zelf een afspraak wijzigen
Klanten hoeven niet jou te bellen als ze een afspraak willen verschuiven. In de bevestigingsmail zit een link waarmee ze de afspraak zelf verplaatsen. Dat scheelt jou tijd en klanten vinden het fijn dat ze niet op wachten zijn.
Hoe het werkt voor de klant
- De klant opent zijn bevestigingsmail.
- Hij klikt op Afspraak wijzigen (of vergelijkbare knop).
- Hij komt op een pagina waar zijn huidige afspraak staat.
- Hij kiest een nieuwe datum uit beschikbare dagen.
- Hij kiest een nieuwe tijd uit beschikbare tijden.
- Hij bevestigt de wijziging.
De afspraak wordt direct in jouw agenda aangepast. Jij krijgt een mail over de wijziging.
Wat de klant als beschikbaar ziet
Avana toont alleen:
- Dagen en tijden binnen jouw openingstijden
- Slots die niet al geboekt zijn
- Momenten buiten je blokkeertijd
- Tijden rekening houdend met buffertijd
Zo kan de klant geen conflict in je agenda maken.
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent nagelstyliste. Een klant heeft op donderdag om 10:00 een *Gel manicure* geboekt. Op woensdag krijgt ze een onverwachte vergadering op werk. Ze opent haar bevestigingsmail van maandag, klikt op de wijzigingslink, kiest vrijdag 14:00 en bevestigt. In jouw agenda verdwijnt de 10:00-slot op donderdag en verschijnt de nieuwe op vrijdag 14:00. Jij krijgt een mail: *"Een afspraak is verplaatst."*.
Hoe lang is de link geldig?
De wijzigingslink in de bevestigingsmail blijft lang geldig. Standaard zo lang dat praktisch elke toekomstige afspraak ermee gewijzigd kan worden. Zo kunnen klanten ook weken vooruit een afspraak nog aanpassen via dezelfde mail.
Annuleringstermijn
Heb je een annuleringstermijn ingesteld? Dan kan de klant binnen die termijn zelf geen wijziging meer doen. Als je bijvoorbeeld 24 uur aanhoudt, werkt de wijzigingsknop niet meer in de 24 uur voor de afspraak. Lees meer in Annuleringstermijn instellen.
Als de klant de link kwijt is
- Laat hem zoeken in zijn inbox op *"Avana"* of jouw bedrijfsnaam
- Check samen de spam-map
- Als laatste redmiddel: jij verplaatst de afspraak vanuit je dashboard en de klant krijgt automatisch een nieuwe bevestigingsmail. Lees meer in Een afspraak verplaatsen.
Jij als salon krijgt bericht
Elke keer dat een klant zelf wijzigt, krijg jij een mail met de oude en nieuwe datum en tijd. Zo mis je niks.
Veelgestelde vragen
Krijgt de klant een nieuwe bevestiging na de wijziging?
Ja. Elke verplaatsing triggert een nieuwe bevestigingsmail met de bijgewerkte details.
Kan een klant meerdere keren wijzigen?
Ja, zolang de link geldig is en de nieuwe tijden binnen je openingstijden en beschikbaarheid vallen. Bij elke wijziging gaat een nieuwe bevestiging uit.
Kan de klant zijn afspraak verplaatsen naar een dienst die hij niet had geboekt?
Nee. Verplaatsen werkt alleen binnen dezelfde dienst. Wil hij een andere dienst? Dan annuleert hij en boekt hij opnieuw.
Wat als een klant een tijd kiest die ik zelf had willen blokkeren?
Zet die tijd eerst op blokkeertijd in je agenda. Daarna kan de klant die tijd niet meer kiezen. Lees meer in Blokkeertijd instellen.
Kan een klant ook annuleren via dezelfde link?
Ja. Op dezelfde beheerpagina zit ook een *Annuleren*-knop. Lees meer in Hoe klanten zelf een afspraak annuleren.
Werkt de wijzigingslink ook in België?
Ja. De link werkt hetzelfde, ongeacht het land van de klant of jou.