E-mails komen niet aan

Als Avana-mails niet aankomen, is dat altijd irritant. Bevestigingen, herinneringen, notificaties: ze zouden automatisch moeten binnenvallen. Hier vind je wat de oorzaken kunnen zijn en hoe je ze één voor één oplost.

Check 1: Spam of ongewenste mail

Meer dan de helft van de "e-mail is niet aangekomen" klachten blijkt in de spam-map te zitten. Vraag altijd eerst:

• Check je spam-map of de map *Ongewenste mail*
• Zoek op "Avana" of je bedrijfsnaam in je mail-zoekbalk

Check 2: Is het juiste e-mailadres ingevuld?

Voor klanten: bij het boeken heeft de klant zijn mailadres ingevuld. Heeft hij een typfout gemaakt? Dan komt er niks aan. Je ziet het e-mailadres in de klant- of afspraakdetails in je dashboard. Check of het klopt.

Voor jezelf als salon: de meldingen gaan naar je inloge-mailadres. Klopt dat adres nog? Check in Instellingen > Account.

Voor medewerkers: als een medewerker geen meldingen krijgt, check of zijn meldingen aan staan in zijn profiel. Lees meer in Meldingen per medewerker instellen.

Check 3: Verwachtingen versus werkelijkheid

Niet alle afspraken genereren elke mail. Check:

• Handmatige afspraak zonder e-mailadres: geen mail naar de klant
• Geannuleerde afspraak: geen herinnering of follow-up
• Afspraak binnen 4 uur na boeken: geen aparte herinnering
• Afspraak met niet-verschenen-status: geen follow-up

Check 4: Gebruikt de klant een streng e-mailfilter?

Sommige mailproviders (met name bedrijfsmail) hebben strenge filters. Avana-mails kunnen daar worden tegengehouden. Vraag de klant of zijn mail-provider een bedrijfsfilter heeft en of hij @getavana.com kan whitelisten.

Check 5: Is je domein correct?

Voor je eigen inlogmail: gebruik je een exotisch mailadres bij een lokale provider? Die kunnen ook filteren. Probeer een test met een standaard Gmail of Outlook om te zien of dat wél aankomt.

Praktijkvoorbeeld

Stel je bent masseur. Een klant belt: *"Ik heb gisteren geboekt maar geen bevestigingsmail gekregen."*. Je checkt:

1. Zijn klant-profiel: femke.jansen@gmaill.com. Dubbele "l" in Gmail. Typefout. Mail is nergens heen gegaan.
2. Je legt het uit en stuurt hem via WhatsApp de afspraakdetails.
3. Bij zijn volgende boeking vraag je hem om zijn mail goed in te voeren.

Opgelost.

Praktijkvoorbeeld 2

Stel je bent barbier. Jij ontvangt zelf geen melding meer van nieuwe boekingen sinds een week. Je checkt je spam-map: leeg. Je checkt Instellingen > Account: je mailadres is omar@cornelissebarber.nl. Je test door een mail naar jezelf te sturen vanuit je andere mailaccount. Die komt wel aan. Je probeert een testboeking in Avana: de mail blijft weg. Je doet een gok en typt je inlogmail opnieuw in: blijkt omar@cornelissebarbers.nl te zijn (met een s). Je hebt het ooit verkeerd ingevuld. Je corrigeert in Instellingen > Account, test nog eens en nu komt alles binnen.

Wat je zelf kunt doen

• Voeg @getavana.com toe aan je veilige afzenders in je mailclient
• Controleer je filters in je mailprogramma
• Test regelmatig door een testboeking te doen en zelf de mail te ontvangen

Veelgestelde vragen

Stuurt Avana mails via mijn eigen mailadres?

Nee. Avana stuurt mails vanuit het Avana-e-mailsysteem, met jouw bedrijfsnaam en -info in de mail zelf. Dat zorgt voor consistente deliverability.

Kan ik mijn eigen mailserver koppelen (SMTP)?

Op dit moment werkt Avana met de ingebouwde mailflow. Custom SMTP is niet beschikbaar.

Mijn klant zegt dat mail in spam kwam. Kan ik dat voorkomen?

Dat ligt deels bij de klant. Vraag hem @getavana.com als veilige afzender toe te voegen. Bij herhaalde problemen met dezelfde mailprovider kun je contact opnemen via de helppagina.

Ik krijg geen mail bij een nieuwe boeking, hoe los ik dat op?

Check dat je e-mailadres klopt in Instellingen > Account, check je spam, en test een testboeking. Komt er nog niks, neem contact op.

Zijn mijn klanten gegevens wel veilig in e-mail?

Avana verzendt alleen de nodige informatie (naam, datum, tijd, dienst, een wijzigingslink). Geen betaalgegevens of andere gevoelige info.

Krijgen mijn klanten mail in de juiste taal?

Standaard Nederlands. Afhankelijk van welke versie van je pagina (Nederlandse of Belgische) zien ze de bijbehorende mailtekst.