De klantkaart lezen
De klantkaart is alles wat je van één klant weet, op één scherm. Je opent hem vanuit je klantenlijst of vanuit een afspraak. Bovenaan staat de klant zelf, daaronder staan blokken die je kunt uitklappen.
De klantkop
Naam, contactgegevens en labels. Bij de geboortedatum staat de leeftijd erbij, zodat je niet hoeft te rekenen. Onder de naam zie je of dit een vaste klant is en sinds wanneer.
De blokken
Blok | Wat erin staat |
|---|---|
Gegevens | Telefoon, e-mail, adres, geboortedatum, bedrijf en marketingtoestemming. Klap hem uit voor het volledige profiel. |
Voorkeuren & bijzonderheden | Wat je moet weten voordat je begint: allergieën, gevoeligheden, hoe ze haar koffie drinkt. |
Notities | Vrije aantekeningen. Een nieuwe notitie voeg je toe met de knop in de blokkop. |
Afspraken | De eerstvolgende afspraak, wat er verder gepland staat, en daaronder de eerdere afspraken. |
Het archief: vier tabbladen
Onder de blokken staat het archief met vier tabbladen:
Geschiedenis: alles wat er bij deze klant gebeurde, op volgorde. Afspraken, mails, facturen, notities en behandelrapporten.
Facturen: alle facturen van deze klant, met de acties die erbij horen (bekijken, definitief maken, versturen, corrigeren).
Rapporten: behandelrapporten.
Berichten: wat er per mail en SMS naar deze klant is gestuurd, en of het is aangekomen.
Wat je vanaf de kaart kunt doen
Een afspraak maken, verplaatsen, annuleren of op no-show zetten.
Een afspraak op betaald zetten, of terug op openstaand.
Een factuur maken, versturen of bekijken.
Een herinnering sturen.
Labels toekennen, bijvoorbeeld Vaste klant, VIP of Allergie.
Marketingtoestemming
In het blok Gegevens staat of deze klant aanbiedingen en acties mag ontvangen. Dat staat los van bevestigingen en herinneringen: die krijgt iedereen die een afspraak heeft, ongeacht deze schakelaar.
Een klant verwijderen
Verwijderen betekent anonimiseren: de persoonsgegevens verdwijnen, de omzetgeschiedenis blijft kloppen. Zie Een afspraak of klant verwijderen.
Praktijkvoorbeeld
Een klant belt of ze haar afspraak kan verzetten. De salon opent haar kaart, ziet bovenaan de eerstvolgende afspraak van donderdag, verplaatst hem naar zaterdag en leest in Voorkeuren dat ze allergisch is voor een bepaalde kleurlijn. In Berichten controleert ze daarna of de nieuwe bevestiging is aangekomen.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik geen geschiedenis op mijn telefoon?
De geschiedenis is een breed overzicht en staat op smalle schermen niet in de weg. Op een tablet of computer zie je hem wel.
Kan een klant zijn eigen gegevens aanpassen?
Bij het boeken vult de klant zijn gegevens in. Wat er op de kaart staat, beheer jij.
Staan facturen van vóór deze klantkaart er ook op?
Ja, alle facturen die aan de klant hangen staan in het tabblad Facturen.
Wat is een behandelrapport?
Een verslag van wat je hebt gedaan, bijvoorbeeld de gebruikte kleurformule. Support kan er op verzoek ook een toevoegen of verwijderen.
Kan ik zien of een mail is aangekomen?
Ja, in het tabblad Berichten staat per bericht de stand.
Hoe voeg ik een label toe?
In de klantkop, bij Klantlabels. Je typt je eigen labels.