Hoe klanten zelf een afspraak annuleren
Naast wijzigen kunnen klanten hun afspraak ook zelf annuleren via dezelfde link in hun bevestigingsmail. Dat scheelt jou telefoontjes en klanten hoeven jou niet lastig te vallen voor een simpele afzegging.
Hoe het werkt voor de klant
- De klant opent zijn bevestigingsmail.
- Hij klikt op de link naar de afspraakbeheer-pagina.
- Op die pagina klikt hij op Annuleren.
- Optioneel vult hij een reden in.
- Hij bevestigt de annulering.
De afspraak krijgt direct de status Geannuleerd in je agenda. Jij krijgt er bericht over.
Wat je ontvangt
Een mail met:
- De datum en tijd van de geannuleerde afspraak
- De naam van de klant
- De eventuele reden die de klant heeft ingevuld
De afspraak in je agenda
Geannuleerde afspraken verdwijnen niet uit je agenda, maar krijgen een doorgehaalde weergave. Zo kun je later terugzien dat er iets gepland stond. Het tijdslot komt vrij voor nieuwe boekingen.
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent masseur. Een klant heeft op zaterdag om 11:00 een *Ontspanningsmassage* geboekt. Vrijdagavond krijgt ze plotseling een uitnodiging voor een weekendje weg. Ze opent haar bevestigingsmail, klikt op de link en kiest Annuleren. Ze vult als reden in: *"Spontaan weekend weg."*. Jij krijgt om 20:00 's avonds een mail dat haar afspraak is geannuleerd. Je agenda heeft nu weer ruimte voor iemand anders, en je weet direct dat ze niet komt.
Terugbetaling bij annulering
Avana betaalt niet automatisch terug als een klant annuleert. Wil je het bedrag retour storten? Dat doe je zelf vanuit de afspraak in je dashboard. Lees meer in Een terugbetaling verwerken.
Sommige salons kiezen ervoor om bij late annuleringen (bijvoorbeeld binnen 24 uur) niet terug te betalen. Dat regel je zelf, buiten Avana om. Avana doet geen automatische inhouding of claim.
Annuleringstermijn
Heb je een annuleringstermijn ingesteld, bijvoorbeeld 24 uur? Dan werkt de annuleringsknop niet meer in de 24 uur voor de afspraak. De klant ziet een melding en wordt gevraagd contact met jou op te nemen. Lees meer in Annuleringstermijn instellen.
Veelgestelde vragen
Kan een klant een geannuleerde afspraak terugdraaien?
Nee. Een annulering is definitief. Wil hij toch weer komen? Dan maakt hij een nieuwe boeking.
Moet de klant een reden opgeven?
Nee, dat is optioneel. Zelfs zonder reden kan hij annuleren.
Krijgt de klant zijn geld direct terug als hij annuleert?
Nee, niet automatisch. Avana betaalt alleen terug als jij daar handmatig voor kiest.
Kan een klant annuleren zonder jou te informeren?
Technisch ja. Hij annuleert via de link en jij krijgt automatisch een mail. Dat is de normale flow. Wil hij je persoonlijk informeren, dan staat dat hem vrij, maar het is niet verplicht.
Wat als de link niet meer werkt?
Dan moet de klant jou benaderen. Jij kunt dan vanuit het dashboard annuleren. Lees meer in Een afspraak annuleren vanuit je dashboard.
Kan een klant annuleren in de 10 minuten voor zijn afspraak?
Alleen als je geen annuleringstermijn hebt ingesteld. Met een termijn van bijvoorbeeld 4 uur kan hij dan zelf niet meer annuleren en moet hij jou bellen.
Kan een klant een vriend zijn afspraak laten annuleren?
Iedereen met de link uit de bevestigingsmail kan de afspraak annuleren. Dat is bewust laagdrempelig. Als je meer controle wilt, overleg met je klanten of overweeg een annuleringstermijn.