Hoe klanten zelf een afspraak annuleren
In elke bevestigingsmail zit een link naar het beheerscherm van die afspraak. Daar kan je klant zelf afzeggen, zonder jou te bellen. Wat er precies kan, bepaal jij met je boekingsbeleid.
Wat de klant doet
De klant opent de link in de bevestigingsmail.
Op het beheerscherm staat de afspraak met de knoppen om te annuleren of te verzetten.
Na het bevestigen is de afspraak weg en komt de tijd weer vrij.
Binnen of buiten de termijn
Je annuleertermijn staat onder Instellingen, Boekingsregels, sub-tab Annuleren & wachtlijst. Is de termijn verstreken, dan blijft de knop staan maar is hij uitgeschakeld, met de zin tot wanneer het kon en wie er gebeld kan worden. Een knop die verdwijnt laat iemand zoeken naar iets dat er niet meer is.
Heb je annuleren helemaal uitgezet, dan ziet de klant jouw bericht met een belknop eronder. Zie Annuleren en verzetten.
Wat er daarna gebeurt
De afspraak verdwijnt uit je agenda en de tijd komt vrij.
Jij krijgt een melding, als je die aan hebt staan voor Annulering. Zie Meldingen instellen.
Staat de wachtlijst aan, dan worden de wachtenden voor die dag benaderd. Zie De wachtlijst aanzetten en gebruiken.
Was er al een definitieve factuur, dan maakt Avana een creditnota.
Geld terug?
Een online betaling of aanbetaling wordt niet automatisch teruggestort. Dat is jouw keuze en die past bij je beleid. Zie Een terugbetaling verwerken.
De klant kan de mail niet vinden
Stuur de bevestiging opnieuw vanaf de klantkaart, onder het kopje Berichten. Zie Terugzien wat er naar een klant is gestuurd.
Praktijkvoorbeeld
Een klant wordt ziek en zegt om 20:00 af voor de afspraak van morgen 10:00. De salon staat op 24 uur, dus de knop is net dicht. De klant ziet het nummer van de salon en belt. De salon annuleert zelf vanuit het dashboard en de wachtlijst pakt de plek op.
Veelgestelde vragen
Kan een klant annuleren zonder de mail?
Nee, het beheerscherm zit achter de link in de bevestiging. Stuur die opnieuw als hij kwijt is.
Krijg ik bericht bij een annulering?
Ja, als je die melding aan hebt staan.
Komt de tijd meteen weer vrij?
Ja, direct.
Wordt de aanbetaling teruggestort?
Niet automatisch. Dat doe je zelf.
Kan ik annuleren helemaal uitzetten?
Ja. De knop blijft dan wel staan, uitgeschakeld, met jouw bericht en een belknop.