Een afspraak of klant verwijderen

Soms wil je een afspraak weghalen of een klant uit je bestand verwijderen. Dat kan, maar er zijn een paar dingen om rekening mee te houden, vooral als er al een factuur bij hoort. Dit artikel legt uit hoe het werkt en wat er met de factuur gebeurt.

Een afspraak annuleren of verwijderen

Gaat een afspraak niet door, annuleer die dan. De plek komt vrij en, als je een wachtlijst gebruikt, wordt de eerste wachtende automatisch benaderd. Is er al een definitieve factuur, dan maakt Avana bij annulering automatisch een creditnota, zodat je administratie klopt. Zie Een factuur crediteren, corrigeren of annuleren.

Waarom crediteren en niet verwijderen? een verstuurde factuur mag boekhoudkundig niet zomaar verdwijnen. Daarom komt er een tegenboeking (creditnota) in plaats van dat de factuur weg is.

Een klant verwijderen

Wil een klant dat zijn gegevens worden verwijderd, of wil je zelf opschonen, dan kun je een klant uit je bestand halen. Facturen die al bestaan, blijven om administratieve redenen bewaard; die ben je wettelijk verplicht een aantal jaar te bewaren.

Privacy en AVG

Klantgegevens verwerk je volgens de AVG. Een klant heeft recht op inzage en verwijdering van zijn persoonsgegevens, met als uitzondering wat je wettelijk moet bewaren, zoals facturen. Ga zorgvuldig om met verwijderverzoeken en documenteer ze.

Praktijkvoorbeeld

Een klant zegt zijn afspraak van morgen af. De salon annuleert de afspraak; omdat er nog geen definitieve factuur was, hoeft er niets gecrediteerd te worden en komt de plek vrij voor de wachtlijst. Een andere klant vraagt of zijn gegevens verwijderd kunnen worden. De salon verwijdert zijn profiel, maar bewaart de eerdere facturen zoals wettelijk verplicht.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er met de factuur als ik een afspraak annuleer?

Was er al een definitieve factuur, dan maakt Avana automatisch een creditnota. Was er alleen een concept, dan hoeft er niets gecrediteerd te worden.

Kan ik een verstuurde factuur verwijderen?

Nee. Een factuur wordt gecrediteerd, niet verwijderd, zodat je administratie klopt.

Komt de plek vrij na annuleren?

Ja. Bij een wachtlijst wordt de eerste wachtende automatisch benaderd.

Kan ik een klant helemaal verwijderen?

Ja, uit je klantenbestand. Bestaande facturen blijven wel bewaard vanwege de wettelijke bewaarplicht.

Hoe zit het met de AVG?

Klanten hebben recht op inzage en verwijdering, behalve gegevens die je wettelijk moet bewaren, zoals facturen.