Handmatige afspraken en online betalen combineren
Handmatige afspraken en online betalen sluiten elkaar niet uit. Als je online betalen hebt aangezet, kan een klant een handmatige afspraak alsnog zelf betalen via een knop in de bevestigingsmail. Je combineert zo de flexibiliteit van handmatig met de zekerheid van vooruitbetaling.
Hoe het werkt
- Jij maakt handmatig een afspraak aan in je agenda (bijvoorbeeld voor een klant die belde).
- Je vult het e-mailadres van de klant in.
- De klant ontvangt een bevestigingsmail met een betaalknop.
- Zolang de klant niet betaalt, staat de afspraak op Wacht op betaling.
- Klikt de klant op de knop en betaalt hij? Dan springt de status automatisch naar Betaald.
De afspraak blijft gewoon in je agenda staan, ook als de klant niet direct betaalt. Er wordt niks automatisch geannuleerd.
Waarom deze combinatie?
- Een klant belde of appte je en je wilt de afspraak al vastleggen, maar je wilt wel zekerheid van betaling
- Je wilt handmatig controle over het aanmaken, maar hoeft zelf niet met een pinterminal te werken
- Je wilt sommige klanten direct na het gesprek al in de agenda zetten terwijl ze nog onderweg naar huis zijn om te betalen
Wanneer dit niet werkt
Heb je online betalen niet aangezet? Dan is er geen betaalknop in de mail. De afspraak blijft dan gewoon *Gepland* en afrekenen regel je zelf bij de afspraak. Lees meer in Hoe online betalen werkt voor klanten.
Praktijkvoorbeeld
Stel je bent kapper. Een vaste klant belt op dinsdagochtend om een afspraak voor donderdag om 14:00. Je hebt online betalen aangezet. Je opent je agenda, klikt op het slot, vult haar gegevens in en slaat op. Ze krijgt direct een bevestigingsmail met een knop *Nu betalen*. Ze is al in de auto, dus ze belooft 's avonds te betalen. In je agenda staat de afspraak op *Wacht op betaling*. 's Avonds klikt ze op de knop en betaalt via iDEAL. Je agenda toont nu *Betaald*. Donderdag komt ze langs, je hoeft niet meer af te rekenen.
Volgen van betalingen
In je agenda en klantenoverzicht zie je per afspraak de status:
- Wacht op betaling: nog niet afgerekend via Avana
- Betaald: bedrag ontvangen via Stripe
- Gepland: handmatige afspraak zonder online betalingsoptie
Filter op *Wacht op betaling* om snel te zien welke klanten nog een openstaande betaling hebben. Lees meer in Wacht op betaling: wat betekent het.
Een herinnering sturen
Avana stuurt niet automatisch een herinnering voor openstaande betalingen. Wil je een klant herinneren dat hij nog moet betalen? Dat doe je zelf via WhatsApp of een korte mail.
Veelgestelde vragen
Wat als de klant nooit betaalt?
Dan blijft de afspraak op *Wacht op betaling* staan. Je kunt hem alsnog annuleren vanuit je dashboard, of laten staan als de afspraak toch doorgaat en je achteraf afrekent.
Krijgt de klant meerdere mails?
Er gaat alleen één bevestigingsmail uit met de betaalknop. Er zijn geen automatische herinneringen voor onbetaalde afspraken.
Kan ik de betaalknop weglaten uit de mail?
De betaalknop verschijnt automatisch als je online betalen hebt aangezet. Wil je de knop niet? Dan maak je de afspraak zonder e-mailadres (dan gaat er niets uit) of je zet online betalen uit.
Gelden servicekosten als de klant via de knop betaalt?
Ja. Zodra de klant via de betaalknop afrekent, werkt het als een reguliere online betaling. Servicekosten worden bij de klant in rekening gebracht. Lees meer in Servicekosten uitgelegd.
Kan de klant kiezen om later te betalen?
Er is geen 'later betalen' optie op de knop. De klant betaalt direct of niet. Maar de afspraak blijft staan en hij kan op elk moment terugkomen naar de mail om alsnog te betalen.
Zie ik welke afspraak de klant heeft betaald via de knop?
Ja. In je agenda staat de status op *Betaald* zodra hij via de knop heeft afgerekend. In je Stripe-dashboard zie je de transactie terug.